Wirtschaftlichkeit und Schnelligkeit: die (nicht ganz so geheimen) Zutaten der digitalen Gehaltsabrechnung

Von allen Aufgaben in der Arbeitswelt ist die "Erstellung der Gehaltsabrechnung" die wichtigste.

Wenn Sie als Personalleiter oder CFO nach einer Zauberformel suchen, um diesen Prozess korrekt und zügig durchzuführen, sind Sie hier genau richtig! Alles, was Sie wissen müssen, lässt sich in zwei Zauberworten zusammenfassen: elektronische Gehaltsabrechnung.

Der Wechsel von einer papierbasierten Gehaltsabrechnung zur Einführung einer digitalen Gehaltsabrechnung bringt Ihnen wie von Zauberhand Vorteile! Wir stellen sie Ihnen in diesem Artikel vor, zusammen mit dem "Geheimtrank", um sie zu erhalten.

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Was ist eine elektronische Gehaltsabrechnung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das die Zahlung von Löhnen, Gehältern und Abzügen für die Arbeitnehmer unterstützt. Die allgemeine Struktur der Gehaltsabrechnung oder des Gehaltsabrechnungsformats muss die folgenden gesetzlichen Mindestangaben enthalten:

• Bruttolohn,
• das Nettogehalt,
• die Sozialversicherungsbeiträge,
• bezahlter Urlaub,
• Abzüge,
• Überstunden, usw.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die üblicherweise in physischer Form erstellt und aufbewahrt wird, kann nun auch digital dokumentiert werden.

Das bedeutet, dass die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung das digitale Äquivalent der Aufzeichnung von Zahlungen oder Gutschriften ist, die an einem physischen Ort abgelegt wird. Sie hat daher die gleiche Gültigkeit wie die physische Lohnabrechnung.

Die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung hingegen ist das digitale Äquivalent des physisch abgelegten Datensatzes, der die gleiche Gültigkeit wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat. Sie wird monatlich erstellt und muss die gesetzlichen Mindestangaben enthalten:

• Bruttogehalt,
• Nettogehalt,
• Sozialversicherungsbeiträge,
• bezahlter Urlaub,
• Abzüge,
• Überstunden, usw.

Warum ist die elektronische Gehaltsabrechnung wichtig?

Die Einführung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen bietet eine Reihe von unmittelbaren Vorteilen:

• Zugang zu automatischen Aktualisierungen dank einer ständigen Planung und Überwachung.
• Größere Mobilität in Bezug auf die in der Cloud verfügbaren Informationen, die von Computern, Tablets und Smartphones aus abgerufen werden können.
• Die Möglichkeit, die elektronische Gehaltsabrechnung mit anderen Geschäftsprozessen wie der elektronischen Unterschrift und der elektronischen Rechnungsstellung zu integrieren .
• Gewährleistung des Datenschutzes .

Daraus ergeben sich auch die nachstehend aufgeführten spezifischen Vorteile.

1) Prozessautomatisierung

Vergessen Sie Ihre Gehaltsabrechnung in Excel! Wenn Sie sich für die digitale Gehaltsabrechnung entscheiden und auf eine spezialisierte Software setzen, können Sie Prozesse automatisieren, sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und Zeit sparen. Die Software übernimmt für Sie Aufgaben wie:

• Bearbeiten von Gehaltsabrechnungen,
• Versenden von Gehaltsabrechnungen,
• Zählung des bezahlten Urlaubs usw.

Die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung lässt sich für administrative oder rechtliche Zwecke leicht übermitteln, da sie digital erstellt und unterzeichnet wird.

2. Wirtschaftlichkeit und Skalierbarkeit

Arbeitgeber, die gezwungen sind, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die gesamte Belegschaft zu erstellen, können erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen, wenn sie sich für eine Option entscheiden, die die Automatisierung der Prozesse erleichtert und Ausgaben für Papierkram und IT-Ausrüstung vermeidet.

Wenn sich ein Unternehmen auf eine IT-Lösung wie z. B. eine Online-Software verlässt, kann es diese an seine Bedürfnisse anpassen. Und wenn Sie später Änderungen vornehmen müssen, weil sich Ihre Unternehmensstruktur weiterentwickelt, können Sie sogar Zahlungen an leisten, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.

3. Weniger Fehler

Die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verringert auch das Risiko von Fehlern, die durch die manuelle Dateneingabe entstehen, da diese Aufgabe automatisiert wird. Überlassen Sie Ihre Aufgaben einer Online-Lohnabrechnungslösung und verbringen Sie weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern oder der Beilegung von Streitigkeiten.

4. Transparenz für das Team

Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren zunehmend die Zusammenarbeit. Bei einer Lohnabrechnungssoftware können die Mitarbeiter auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen , ihren Urlaub, ihre Urlaubssalden, ihre Überstunden usw. überprüfen .

Darüber hinaus können Sie je nach Benutzerprofil Zugriffsrechte auf verschiedene Module oder Funktionen festlegen. Die Personalabteilung hat Zugriff auf die gesamte Lösung, während die Zugriffsrechte für die Mitarbeiter festgelegt werden.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

E-Payroll-Lösungen decken die gesetzlichen Verpflichtungen in diesem Bereich ab. Darüber hinaus bieten viele von ihnen eine Steuerverwaltung, einschließlich der verschiedenen anwendbaren Steuersätze.

6. Analyse- und Berichtsfunktionen

Da alle Daten digitalisiert und an einem Ort gespeichert werden, können die Informationen exportiert werden, um maßgeschneiderte und zusammengefasste Berichte zu erstellen . Mit den Daten, die von jedem Mitarbeiter extrahiert werden⋅eine digitale Gehaltsabrechnung, kann eine optimale Überwachung von Trends und Indikatoren durchgeführt werden.

7. Interoperabilität

Wie bereits erwähnt, sind E-Payroll-Lösungen oder -Plattformen in der Regel sehr umfassend. Sie haben daher den Vorteil, dass sie über HRIS-Funktionen verfügen, die es Ihnen ermöglichen, Spesenabrechnungen, Urlaubsberichte, Abwesenheitsberichte und die Verwaltung von Überstunden in Ihr Gehaltsabrechnungsprogramm zu integrieren.

Wie automatisiert man die Gehaltsabrechnung?

Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist heute dank des technischen Fortschritts recht einfach und praktisch. Erinnern Sie sich an den "Geheimtrank", von dem wir Ihnen zu Beginn dieses Artikels erzählt haben? Sie werden gleich erfahren, was es ist.

1. Auswahl der Software für die Gehaltsabrechnung

Auf dem Markt gibt es viele Optionen, die sich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen, egal ob es sich um ein privates Unternehmen oder eine öffentliche Verwaltung handelt.

Es gibt sogar Lösungen wie die von Grupo Castilla, die beides abdecken. Das heißt, ihre Lohnsoftware kümmert sich nicht nur um die Integration der Buchhaltung, der Kostenstellen, der Sonderregelungen oder der Renten, sondern auch um die Personal- und Stellenlisten, die öffentlichen Stellenangebote und die Dateiverwaltung (SEPE- und RED-Systeme).

2. Personalisierung der Lohnabrechnung

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie den Elementen, aus denen eine Gehaltsabrechnung besteht, die folgenden zusätzlichen Informationen hinzufügen:

• Firmenlogo und -bild,
• vertragliche Besonderheiten und vorhandene Stellen,
• Branche/Typ des Unternehmens (Tarifvertrag),
• Bankabstimmung,
• Überstundenvergütung,
• Berufsgruppe und Beitragsgruppe,
• Integrationen mit anderen Systemen: Buchhaltung, Zeiterfassung usw.

3. Gesetzliche Verpflichtungen einbeziehen

Wenn Sie eine Lösung für die digitale Erstellung von Gehaltsabrechnungen haben, ist dieser Aspekt abgedeckt. Vergessen Sie jedoch nicht, darauf zu achten, Informationen zu folgenden Punkten aufzunehmen:

• Unternehmens- und Mitarbeiterdaten⋅a,
• Lohnperiode,
• Beiträge und Steuern,
• Lohn.

4. Lohnabrechnung einplanen

Hier geht es um die Planung der Gehaltszahlung und den anschließenden Versand der Gehaltsabrechnung per E-Mail. Sie kann auch für den Arbeitnehmer auf Ihrer Gehaltsabrechnungsplattform verfügbar bleiben.

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Zusammengefasst...

• Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das die Kosten und Abzüge zusammenfasst, die eine natürliche Person am Ende eines bestimmten Zeitraums aufgrund ihres Arbeitsverhältnisses mit ihrem Arbeitgeber erhält.
• Das elektronische Dokument , das der physischen Lohnabrechnung entspricht, wird als digitale Lohnabrechnung bezeichnet und hat die gleiche Gültigkeit.
• Die elektronische Gehaltsabrechnung bietet den Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:
  • Automatisierung und Interoperabilität der Prozesse,
  • Kosten- und Zeitersparnis,
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften,
  • Optimierung der Arbeitsabläufe.
• Ein Teil des Prozesses der Umstellung von der Papier- auf die digitale Gehaltsabrechnung besteht in der Implementierung einer Gehaltsabrechnungssoftware oder -plattform.
• Die Wahl der richtigen Software für die Gehaltsabrechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B.:
  • Die Größe Ihres Unternehmens,
  • der Branche, in der Sie tätig sind,
  • dem verfügbaren Budget.