Digitaler Wandel: AKENA setzt auf Kizeo Forms, um sein Geschäft zu digitalisieren!
In dieser Fallstudie erklärt Julien Micheneau, Kommunikationsmanager bei AKENA, warum sich die AKENA-Gruppe für Kizeo Forms entschieden hat, um ihre zahlreichen Papierformulare umzuwandeln und in digitale Formate zu konvertieren.
Entdecken Sie diese Software zur Verwaltung von Interventionen anhand dieses Kundenberichts.
AKENA, die Königin der Wintergärten!
Die 1981 gegründete AKENA-Gruppe produziert und vermarktet ihr eigenes Sortiment an Wintergärten. Das Unternehmen verfügt über ein Netz von 70 Niederlassungen in Frankreich sowie eine Produktionsstätte, in der jährlich 5000 Wintergärten hergestellt werden. Das Unternehmen arbeitet ständig an der kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung seiner Produkte. AKENA beschäftigt heute 400 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Umsatz von über 65 Millionen Euro.
Um seine Marktpräsenz zu erhöhen, hat AKENA vor kurzem das Unternehmen AZENCO, die Nr. 2 auf dem Markt für Schwimmbadüberdachungen, übernommen. Die beiden Marken und ihr gemeinsamer Umsatz (über 100 Millionen Euro) ergeben den größten französischen Hersteller von Veranden, Pergolen und Schwimmbadüberdachungen. Die AKENA-Gruppe strebt eine Umsatzsteigerung von 15 % an.
Digitale Formulare als Erfolgsfaktor
Um dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen, will AKENA zunächst seine Produktionskapazitäten erhöhen, dann 20 zusätzliche Niederlassungen eröffnen und 60 bis 80 Mitarbeiter einstellen.
Außerdem müssen die Projekte in immer kürzeren Zeiträumen realisiert werden und die Erstellung von maßgeschneiderten Außenanlagen erfordert äußerste Wachsamkeit in Bezug auf die Qualität und den Austausch aller gesammelten Informationen.
Die AKENA-Mitarbeiter (Verkäufer, Vermesser, Installateure, Kundendienst...) verwendeten bisher unzählige, umständliche Papierformulare, die manchmal unvollständig oder unleserlich zurückkamen. Die Daten wurden in der Regel erneut in die EDV eingegeben, was zu Zeitverlust und Fehlern oder Versäumnissen führte, die manchmal zu Missverständnissen bei den Kunden führten.
Das Unternehmen beschloss daher 2018, sich durch einen digitalen Übergang zu modernisieren, um die Produktivität zu steigern und den Arbeitskomfort seiner Teams zu verbessern .
Kizeo Forms, ein Tool, das der Herausforderung gewachsen ist.
Die Wahl fiel schnell auf Kizeo Forms. Die Leistungsfähigkeit dieser Lösung in Verbindung mit der einfachen Bedienung überzeugte die Geschäftsleitung schnell.
Der Offline-Betrieb (ohne Internet), die Möglichkeit, Dokumente nach der Eingabe auf dem Tablet automatisch per E-Mail zu versenden, Unterschriften von Kunden zu sammeln oder Fotos zu integrieren und zu bearbeiten, waren beispielsweise Funktionen, die ausschlaggebend waren.
Es wurde ein zweiköpfiges Projektteam zusammengestellt, das dann bei einem externen Partner in der Verwendung von Kizeo Forms geschult wurde. Dieses gut begleitete Team machte sich anschließend sehr effizient an die Erstellung zahlreicher digitaler Formulare und die interne Einführung der Lösung.
Heute, weniger als zehn Monate nach dem Start des Projekts, ist die Bilanz mehr als zufriedenstellend.
Die Techniker geben alle Felddaten in ihre Tablets ein, bauen Fotos und technische Zeichnungen ein und lassen die Kunden direkt von ihren Tablets aus unterschreiben.
Wir begannen damit, die Techniker auszustatten, die am besten mit Tablets umgehen konnten. Sie erhielten eine zweistündige Schulung, dann übte jeder von ihnen. Jetzt haben sie die Anwendung angenommen, schätzen die einfache Bedienung und verwenden überhaupt keine Papierformulare mehr.
Heute werden Berichte nach Aufmaßen, Verlegeberichte, Nachträge, Werkzeuganfragen und Abnahmeprotokolle perfekt ausgefüllt: Unvollständige Formulare können nicht gespeichert werden, da es Pflichtfelder gibt.
Außerdem werden sie mit Fotos angereichert und automatisch per E-Mail an die richtigen Ansprechpartner in allen Abteilungen des Unternehmens weitergeleitet .
Die so digitalisierten Informationen verbreiten sich schnell und sicherlich besser als in der Papierzeit.
Die mit Kizeo Forms erzielten Ergebnisse
Ein Projekt dieser Art erfordert eine schrittweise Einführung. Innerhalb von drei Monaten werden wir die Einführung der Kizeo Forms-Lösung beschleunigen und von 25 auf über 100 Mitarbeiter mit Kizeo Forms aufstocken.
In einem zweiten Schritt möchten wir Kizeo Forms mit unserem ERP-System verbinden. Indem wir die erneute Eingabe von Akten und das Fotokopieren von Dokumenten vermeiden, sparen wir wertvolle Arbeitszeit (bereits mehrere Dutzend Stunden pro Woche).
Wir schätzen, dass wir die Fehler auf den Baustellen sehr deutlich reduziert haben.
Unsere Techniker und Kundenbetreuer haben das Tool mittlerweile perfekt angenommen und finden es bequemer, mit digitalen Tablets ausgestattet zu sein, als kiloweise Papierakten mit sich herumzutragen.
Kizeo Forms ermöglicht uns somit eine Qualitätssteigerung und eine wesentlich effizientere interne Kommunikation, da alle mit der Anwendung erstellten Dokumente direkt nach der Eingabe auf dem Tablet an die richtigen Ansprechpartner gesendet werden.
Erfahrungsbericht von Christian SAUVETRE, Verlegemanager bei AKENA :
"Ich habe seit Jahren auf ein solches Tool gewartet, mit diesem ersten digitalen Projekt haben wir einen Riesenschritt gemacht!
Heute betreue ich etwa 50 Teams mit jeweils zwei Verlegern. Sie haben begonnen, Kizeo Forms für die Baustellenabnahme und die Verlegeberichte zu verwenden. Wenn das Formular auf dem Tablet validiert wird, erhält der Kunde das Dokument automatisch in seiner Mailbox. Alles wird auch in unser ERP-System hochgeladen, auf das jeder Zugriff hat, um jede Baustelle zu verfolgen.
Vor kurzem haben wir gerade Formulare für Materialanfragen erstellt, die direkt an unser Lieferantenlager geschickt werden, damit die Teams wieder aufgefüllt werden können. In Bezug auf die Zeit schätzen wir, dass wir eine Woche eingespart haben. Wir sparen auch viel Papier bei den Bestellformularen, die früher 8 Seiten umfassten.
Als Ergänzung zu Kizeo Forms haben wir Videos zur Verlegehilfe erstellt, die sich jeder auf seinem Tablet ansehen kann. Sehr bald werden wir die gesamte Baustellenakte in ihrer Gesamtheit zur Verfügung stellen. Und wir haben noch viele weitere Ideen".
Mit Kizeo Forms hat AKENA seine internen Prozesse deutlich flüssiger gestaltet, was allen Beteiligten und in allen Phasen Zeit spart.
Letztendlich verbessert AKENA die Zufriedenheit seiner Kunden und positioniert sich noch mehr als die "Königin der Veranden, Pergolen und bald auch der Schwimmbadüberdachungen"!
Artikel übersetzt aus dem Französischen