Optimieren Sie Ihre Bürogespräche: Die Rolle von HRIS im Kommunikationsprozess

Heute könnten Sie mit einem Freund sprechen, einem Kollegen eine E-Mail über ein bevorstehendes Projekt schicken oder eine Abteilungsstrategie organisieren. All dies erfordert eine gute Kommunikation.

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, neben anderen klassischen Aufgaben der Personalabteilung. Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein Human Resource Information System (HRIS), das bei der Organisation dieser zentralen HR-Funktionen hilft, aber wie unterstützt es die Kommunikation?

In diesem Artikel erklärt Ihnen Appvizer alles, was Sie über den Kommunikationsprozess wissen müssen, warum er am Arbeitsplatz wichtig ist und welche Rolle das HRIS dabei spielt.

Mit all dem im Hinterkopf werden Sie auf dem Weg sein, die Verbindungen in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

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Wie sieht der HR-Kommunikationsprozess aus?

Vielleicht ist es uns nicht bewusst, aber der Kommunikationsprozess ist in den meisten Funktionen der Personalabteilung tief verwurzelt. Dies geschieht in einer Vielzahl unterschiedlicher Formen.

Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor für die Organisation eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Sie kann in allen Phasen des Lebenszyklus eines Mitarbeiters eingesetzt werden.

Zu Beginn des Einstellungsprozesses beispielsweise hilft das Wissen um eine effektive Kommunikation bei der Erstellung detaillierter Stellenbeschreibungen, um die besten Bewerber zu gewinnen. Eine gute Kommunikation ist auch während des Vorstellungsgesprächs wichtig, wenn Sie feststellen, wer für die Stelle geeignet ist.

Dieser Kommunikationsprozess setzt sich auch in anderen Phasen fort, z. B. bei der Einarbeitung der Mitarbeiter, dem Leistungsmanagement und sogar bei der Kündigung.

Aber das ist nicht alles, worauf sich die Personalabteilung konzentriert. Es gibt noch viele weitere Funktionen, die eine solche Kommunikation erfordern, darunter:

• Vorbereitung der Mitarbeiter auf unternehmensweite Veränderungen,
• Unterrichtung der Mitarbeiter über neue Personalrichtlinien,
• Entwicklung von Sicherheitsverfahren,
• Beilegung von Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern,
• Information der Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse oder Projekte.

Einseitige und zweiseitige Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist nicht immer nur einseitig. Natürlich beinhalten viele der zuvor beschriebenen Funktionen im Personalwesen eine direkte Kommunikation. In der Regel geht es dabei darum, einen Mitarbeiter über neue Informationen zu informieren oder ihn anzuweisen, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Aber wir sprechen nicht nur mit Wänden, die nicht antworten.

Die Mitarbeiter werden zwangsläufig gelegentlich mit ihren eigenen Fragen, Meinungen und Rückmeldungen reagieren.

Die Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht es, Beschwerden zu äußern, an Aufträgen und Projekten mitzuarbeiten und die Kommunikation von oben nach unten oder von unten nach oben effektiv zu gestalten. Diese Art der Kommunikation ist für die Förderung des Engagements der Mitarbeiter und die Verbesserung der Produktivität von entscheidender Bedeutung.

Aber Vorsicht: Das funktioniert nur, wenn die Kommunikation der Mitarbeiter berücksichtigt und befolgt wird.

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig?

Effektive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil unseres täglichen Lebens, genau wie am Arbeitsplatz.

Ohne gute Kommunikationsfähigkeiten zwischen Mitarbeitern, Teams oder Abteilungen sind das reibungslose Funktionieren und der Erfolg Ihres Unternehmens schwieriger aufrechtzuerhalten. Zumal schlechte Kommunikation zu Streitigkeiten, Missverständnissen zwischen Kollegen und vielem mehr führen kann.

Die richtige Reaktion auf diese Art von Missverständnissen ist von grundlegender Bedeutung, um die Auswirkungen von Kommunikationsfehlern zu verbessern. Indem Sie mit den Mitarbeitern sprechen und verstehen, was vor sich geht, können Sie oft die Ursache für die Probleme finden.

Was hat diesen Mitarbeiter daran gehindert, die Aufgabe zu verstehen? Warum ist dieser Prozess nicht wie geplant verlaufen? Wenn Sie am Arbeitsplatz klar kommunizieren, können Sie :

• die Position der anderen zu verstehen
• Prozesse oder Verfahren, die missverstanden wurden, zu verbessern
• potenzielle Frustrationspunkte abzubauen

Auf der anderen Seite kann die Konzentration auf eine effektive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern einen großen Einfluss auf deren Engagement haben. Sie werden in der Lage sein, ihre Motivationen, Fähigkeiten und Talente besser zu verstehen und ihnen helfen, sich in Schlüsselbereichen zu entwickeln.

Mit anderen Worten: Sie helfen ihnen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen und die Ziele Ihres Unternehmens besser zu erreichen.

Eine aktive und effiziente Kommunikation kann auch ganz einfach zu besseren Beziehungen zwischen den Kollegen führen. Es überrascht nicht, dass dies die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die allgemeine Zusammenarbeit und die Arbeitsmoral verbessern kann.

Verständnis der Vorteile und der Rolle von HRIS im Kommunikationsprozess

Was wissen wir also bis jetzt? Wir wissen, dass Kommunikation eine Fähigkeit ist, die fast jeden Aspekt des Personalwesens und des Arbeitsplatzes insgesamt berührt. Wir wissen auch, dass effektive Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz für den Erfolg eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter unerlässlich sind.

Nun ist es an der Zeit, die Rolle von Personalinformationssystemen im Kommunikationsprozess zu untersuchen. Wie können sie für die Kommunikation am Arbeitsplatz von Nutzen sein?

Die Grundlagen eines HRIS

Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, haben Sie wahrscheinlich bereits ein gutes Verständnis für verschiedene HR-Software.

Für diejenigen, die das nicht wissen: Ein HRIS ist eine Suite oder Sammlung digitaler Tools, die zentrale Aufgaben der Personalabteilung organisieren, automatisieren und strukturieren. HR-Informationssysteme sind insofern besonders nützlich, als sie Daten in einem zentralen Bereich speichern, um Mitarbeiterinformationen effizient zu verwalten und die täglichen HR-Funktionen zu erledigen.

Obwohl nicht alle HRIS mit den gleichen Funktionen ausgestattet sind, weisen einige ähnliche Funktionen auf, wie z. B:

• Sammeln grundlegender HR-Informationen
• Tools für die Personalbeschaffung und das Onboarding
• Mitarbeiterverwaltung (Leistungen, Urlaub, Gehaltsabrechnung usw.)
• Mitarbeiterschulung und -entwicklung
• Leistungsmanagement für Mitarbeiter

Denken Sie daran: Achten Sie darauf, dass Sie ein HRIS wählen, das über die spezifischen Funktionen verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen.

Praktisch zugängliches Messaging

HR-Informationssysteme verfügen über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation. Wenn Ihr HRIS über Messaging-Optionen verfügt, können Sie diese Form der Kommunikation für Ihre Mitarbeiter zu einem Kinderspiel machen.

Der Vorteil eines zentralisierten virtuellen Messaging-Systems besteht darin, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern sehr viel einfacher wird. Ein Mitarbeiter kann ein kurzes persönliches Gespräch mit einem Vorgesetzten führen, um Unklarheiten über eine Aufgabe zu beseitigen oder eine kurze Rückfrage zu stellen.

All dies ist auf mehreren Geräten verfügbar, so dass Sie jederzeit darauf zugreifen können, wenn Sie es brauchen.

Messaging zwischen Teams oder Abteilungen kann ebenso wichtig sein, um anstehende Ereignisse, Projekte oder Termine anzukündigen. Gruppennachrichten können dann verwendet werden, um die direkte Kommunikation zu verbessern, ohne dass alle ständig informiert werden müssen.

Viele dieser Mitteilungen, die klar und prägnant gehalten werden, erfordern keine langen Besprechungen, um sie zu behandeln. Es gibt jedoch Momente, die eine persönlichere Erfahrung erfordern, so dass Sie Ton und Bedeutung leichter vermitteln können.

Die Messaging-Optionen in den HR-Systemen sind oft effizienter als die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner. Trotzdem sollten Sie immer nach bestem Wissen und Gewissen handeln, wenn ein heikles oder komplexes Thema besprochen werden muss.

Verbesserte Kommunikation über große Entfernungen

Nachrichtenübermittlung und Kommunikation müssen nicht mehr nur im Büro stattfinden. In einer Welt, in der Fernarbeit und virtuelle Kommunikation allgegenwärtig sind, können HRIS-Messaging-Implementierungen ein Lebensretter sein.

Eine große Entfernung oder ein Zeitzonenunterschied kann eine effektive Konversation behindern. Indem Sie eine direkte Kommunikationslinie aufrechterhalten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen aktuelle Informationen und Beiträge von verschiedenen Standorten erhält.

Die Kommunikation mit Mitarbeitern oder Teammitgliedern, die aus der Ferne, in anderen Staaten oder sogar in anderen Ländern arbeiten, ist ein notwendiger Schritt, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Selbstbedienungsoptionen

Die Selbstbedienung der Mitarbeiter ist ein interessanter Aspekt eines HRIS, der die Kommunikation eher einschränkt als sie zu verbessern. In diesem Fall ist das ein Pluspunkt!

Selbstbedienungsoptionen gibt es in vielen Formen, wenn es um ein HRIS geht. Die Mitarbeiter können das System nutzen, um spezifische Aspekte ihrer Arbeit zu verwalten und auf persönliche Informationen zuzugreifen.

Das heißt, sie können Urlaub und Abwesenheit beantragen oder ändern, persönliche Daten einsehen und ändern usw. Außerdem können die Mitarbeiter ihre Sozialleistungen, 401(k) oder andere vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Dokumente verwalten und einsehen.

Es ist sogar möglich, Zugang zu Schulungs- oder Entwicklungsdokumenten zu gewähren. Dies ist nützlich, wenn die Mitarbeiter bestimmte Zertifikate, Sicherheitsschulungen usw. absolvieren müssen.

Aber warum ist das gut für die Kommunikation? In diesem Fall reduziert ein HRIS die unnötige Kommunikation zwischen der Personalabteilung und anderen Mitarbeitern, was Zeit spart und die Produktivität für alle erhöht.

Anstatt sich an die Personalabteilung zu wenden, wenn die Mitarbeiter das nächste Mal Papierkram benötigen, können sie direkt auf ihre Dokumente zugreifen, was ihr eigenes Engagement und ihre Autonomie erhöht.

Unternehmenstransparenz

Eine klare und transparente Unternehmenskommunikation ist wichtig, um die Informationen, die an die Mitarbeiter weitergegeben werden, richtig zu verwalten. Dies kann Kommunikation umfassen wie:

• neue Richtlinien,
• analytische Berichte,
• Änderungen von Leistungen,
• Verfahrensänderungen,
• Umstrukturierung des Unternehmens,
• dringende Maßnahmen oder Notfälle.

Ähnlich wie bei den Selbstbedienungsoptionen haben die Mitarbeiter einfachen Zugang zu allen Dateien oder Mitteilungen, die das Unternehmen verschickt. Die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern über das HRIS kann potenzielle Missverständnisse oder Probleme vermindern. Dies gilt insbesondere für Änderungen im Unternehmen, die nicht ordnungsgemäß dokumentiert und kommuniziert wurden.

Aber das ist noch nicht alles! Auch wenn die Verringerung von Problemen und Missverständnissen das Hauptziel ist, kann mehr Transparenz im Unternehmen auch andere Vorteile haben.

Wenn Arbeitgeber über Veränderungen kommunizieren, wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter wissen, dass das Unternehmen nichts verheimlicht. Die Mitarbeiter gewinnen mehr Vertrauen in das Unternehmen und haben gleichzeitig ein besseres Verständnis für anstehende Änderungen.

Feedback und Auswertungen

Bestimmte HRIS-Lösungen sind auch in der Lage, die Leistung der Mitarbeiter zu verwalten. Wenn es um Mitarbeitergespräche geht, ist eine effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Personalabteilung oder den Teamleitern unerlässlich.

Rückmeldungen über die Arbeitsleistung oder die Ergebnisse von Beurteilungen lassen sich mit einem HRIS leicht übermitteln. Indem den Mitarbeitern eine detaillierte Dokumentation zur Verfügung gestellt wird, können sie lernen, was sie verbessern müssen, oder sie können loben, was sie richtig gemacht haben.

Auf diese Weise können die Mitarbeiter ihre Entwicklungsziele persönlich planen oder verfolgen, so dass sie ihre Aufgaben in Zukunft effektiver erledigen können.

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Abschließende Überlegungen

Kommunikation spielt in vielen Bereichen des Geschäftsalltags eine wichtige Rolle. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, jemanden über eine neue Richtlinie informieren oder andere Dinge tun, eine klare Kommunikation wirkt sich positiv aus.

Dies kann den Zusammenhalt und die Produktivität des Teams erhöhen, bestimmte Aufgaben effizienter machen und gleichzeitig unerwünschte Fehler oder Missverständnisse vermeiden.

HRIS-Systeme spielen eine eigene Rolle bei der Vereinfachung vieler dieser Kommunikationsbereiche.

Sie können die Zusammenarbeit und die Kommunikation durch Nachrichten verbessern, Zeit sparen und gleichzeitig die Produktivität durch Selbstbedienung steigern und den Unternehmen helfen, sich effektiver mit ihren Mitarbeitern auszutauschen.

Überzeugen Sie sich selbst von den Verbesserungen und nutzen Sie ein Personalinformationssystem für den Kommunikationsprozess in Ihrem Unternehmen.