[Tutorial] Wie kann man die OKR-Methode einfach und effektiv mithilfe von Technologie einsetzen?

Schon seit einigen Jahren wird das klassische Top-down-Managementmodell völlig in Frage gestellt. Die Arbeitnehmer möchten von ihren Managern mehr Gehör finden, in Entscheidungen und Strategien einbezogen werden und regelmäßiges Feedback erhalten. Und vor allem wollen sie einen Job , der Sinn macht und eindeutig zum Erfolg und zur Daseinsberechtigung des Unternehmens beiträgt.

Heutzutage macht es daher keinen Sinn mehr, zu Beginn des Jahres Ziele festzulegen und diese erst am Ende des Jahres zu bewerten. Die Pandemie hat es uns gezeigt: Unternehmen und ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich schnell auf neue Prioritäten einzustellen, sowohl bei Präsenzarbeit als auch bei Telearbeit. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine viel agilere und modernere Managementmethode: OKR (Objectives and Key Results), für klare Ziele in Verbindung mit messbaren Schlüsselergebnissen.

Diese Methode ermöglicht es, der Rolle jedes Einzelnen auf allen Ebenen der Organisation einen Sinn zu verleihen. Sie besteht darin, gemeinsam individuelle, kollektive und bereichsübergreifende Ziele festzulegen, die auf die Strategie und die Daseinsberechtigung des Unternehmens abgestimmt sind. Die Teams entscheiden dann, wie sie diese Ziele erreichen wollen, um die damit verbundenen wichtigen und messbaren Ergebnisse zu erzielen.

OKR-Methode, wo soll ich anfangen?

Entgegen der weit verbreiteten Meinung ist die OKR-Methode ein Managementansatz, der sich für alle Abteilungen eines Unternehmens eignet: Die Manager und ihre Teams setzen die strategischen Ziele des Unternehmens in OKRs um (oft vierteljährlich), indem sie einfach 3 bis 5 individuelle und kollektive Ziele auflisten, mit denen sie maximal 3 messbare Schlüsselergebnisse verbinden.

Das Ziel ist also, dass die Aufgaben der Mitarbeiter auf die des Unternehmens abgestimmt werden und dann im Laufe der Zeit bei Bedarf angepasst werden können, um mit den Prioritäten des Geschäfts in Einklang zu bleiben. Das Vorgehen muss agil sein und die Manager müssen eine Haltung als Manager-Coaches einnehmen, um ihre Teams bei der Erreichung dieser Ziele anzuleiten, ihnen aber gleichzeitig die volle Autonomie über die gewählten Mittel zu lassen, um mehr Verantwortung zu übernehmen.

Die 6 Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein Ziel oder OKR richtig zu definieren.

1. Geben Sie den Teams einen strategischen Rahmen.

Die strategischen Schwerpunkte des Unternehmens mit den Mitarbeitern zu teilen, ist ein erster wesentlicher Schritt für die erfolgreiche Einführung von OKR-Management. Sie werden der Ausgangspunkt und die Inspirationsquelle für die verschiedenen Abteilungen und Bereiche sein, wenn sie ihre OKRs erstellen, die sie an diesen Strategien ausrichten.

Diese Ziele (maximal 5) sollten bereichsübergreifend oder global sein und auf den nächsten Managementzyklus (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) abgestimmt sein.

2. Setzen Sie Ziele fest.

Zunächst muss das Ziel identifiziert und beschrieben werden. Dieses entspricht dem, was man durch die Mobilisierung der Organisation, des Teams oder der betreffenden Person erreichen will.

Das Ziel muss also auf einen der strategischen Schwerpunkte des Unternehmens abgestimmt und erreichbar sein, damit die Mitarbeiter nicht von Anfang an demotiviert werden. Es muss aber auch ehrgeizig sein, um das Engagement aller zu steigern und es den Teams zu ermöglichen, gemeinsam Fortschritte zu machen.

3. Übersetzen Sie die Ziele in Schlüsselergebnisse (Key Results).

Sobald ein Ziel definiert ist, muss es in Schlüsselergebnisse (Key Results) übersetzt werden, anhand derer die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Erreichung des Ziels gemessen werden kann.

Diese Schlüsselergebnisse müssen natürlich beziffert werden, um messbar zu sein. Man kann Folgendes verwenden:

• ein Datum,
• einen Prozentsatz,
• einen Betrag,
• eine Zahl,
• oder jede andere Angabe, die es ermöglicht, diese Schlüsselergebnisse zu messen und festzustellen, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

Es ist ratsam, maximal drei Schlüsselergebnisse pro Ziel zu haben. Dies ermöglicht es, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren und vereinfacht die Verfolgung aller OKRs auf jeder Ebene.

4. Beziehen Sie die Teams mit ein.

Es ist von entscheidender Bedeutung, sich in jeder Phase der Ziele - von der Definition bis zur endgültigen Messung - mit den Teammitgliedern aus zutauschen, um sicherzustellen, dass sie die ersten Akteure für den Erfolg ihrer OKRs sind.

Es geht hier nicht um Mikromanagement, sondern im Gegenteil darum, dass Manager und Teams ihre Strategie zur Erreichung ihrer OKRs selbst wählen und sie selbst entscheiden lassen, wie sie ihre Ziele in Schlüsselergebnisse umsetzen wollen.

5. Stellen Sie das Management in den Dienst des Teamerfolgs.

Sobald der OKR-Plan festgelegt ist, muss er umgesetzt und an unvorhergesehene Ereignisse, Hindernisse oder sogar neue Ideen angepasst werden, die sich auf dem Weg dorthin ergeben.

Das Management spielt hierbei eine Schlüsselrolle und muss sich von einer "command & control"-Haltung zu einer Manager-Coach-Haltung entwickeln. Ein regelmäßiges Follow-up ermöglicht einen sachbezogenen und konstruktiven Austausch, um die besten Mittel und Ansätze zu finden und OKRs erfolgreich durchzuführen. Jeder Manager oder ein Teammitglied kann so blockierende Punkte schnell nach oben bringen, um sie mit dem Management zu besprechen und schnell voranzukommen.

☝️ Angesichts der starken Zunahme von Telearbeit ist es unerlässlich, über ein modernes digitales Werkzeug zu verfügen, um effektiv aus der Ferne zu kommunizieren und diese kontinuierliche Konversation zwischen Managern und Teams zu erleichtern.

6. Ziehen Sie Bilanz und passen Sie die Ziele an.

Wenn der Managementzyklus (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) abgeschlossen ist, wird der OKR-Prozess mit einer Schlüsseletappe fortgesetzt, die in zwei Phasen abläuft und den nächsten Zyklus vorbereiten wird:

1. Die Bilanz: Hierbei handelt es sich um die Bewertung der Zielerreichung über die erzielten Ergebnisse, die jedem der Key Results entsprechen. Es ist auch unerlässlich, zu analysieren, was die Leistung gefördert oder gebremst hat, zu identifizieren, was nicht funktioniert hat, um in der Folge effizienter zu sein. Bei dieser Analyse sollten Sie einen sehr kooperativen Ansatz verfolgen und alle Erfolge feiern, um die Rolle jedes Einzelnen zu würdigen.
   
   
2. Ausrichtung: Jetzt ist es an der Zeit, die Schlüsselergebnisse (KR) zu aktualisieren und die Ziele (O) anzupassen, indem man sicherstellt, dass diese neuen OKRs immer noch an den strategischen Achsen des Unternehmens ausgerichtet sind.

Tutorial: Einführung der OKR-Methode mit der Zest-Lösung

Die Verwendung einer webbasierten und mobilen Lösung wie der digitalen Suite von Zest vereinfacht den operativen Einsatz der OKR-Methode.

Wichtig ist, dass die verwendete Anwendung " mobile first" ist, also auch von einem Tablet oder Smartphone aus zugänglich ist. Dadurch wird es möglich, auch Mitarbeitern im Außendienst (in Geschäften oder Lagerhäusern, ohne Computer oder geschäftliche E-Mails) OKRs zuzuweisen und sie in die Strategie und den Zweck des Unternehmens einzubinden.

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie das Zest-Tool verwenden können, um :

• Ziele zu definieren,
• ihnen messbare Schlüsselergebnisse zuzuordnen,
• die Mitarbeiter einzubeziehen,
• das Management in den Dienst der Teams zu stellen,
• die Ziele zu bewerten und dann anzupassen.

Stellen wir uns Viviane vor, die als Personalverantwortliche in einem mittelständischen Unternehmen tätig ist. Die Personalabteilung hat beschlossen, dass eines der Ziele des Quartals darin bestehen soll, das Engagement der Mitarbeiter des Unternehmens zu verbessern.

Viviane muss daher Schlüsselaktionen festlegen, die sie mit ihren Kollegen durchführen wird, um dieses Ziel zu erreichen.

Schritt 1

Um ihre OKRs zu erstellen, loggt sie sich auf ihrem Computer in ihr Zest-Konto ein oder über die mobile Anwendung auf ihrem Smartphone oder Tablet.

Die OKR-Funktion befindet sich im Menü auf der linken Seite und ist Teil der Säule "Erfolg" der Zest Digital Suite. Sie erhält dann eine Gesamtansicht der laufenden OKRs (falls vorhanden) und ihres Fortschritts.

Sie klickt auf "OKR erstellen", um zu beginnen.

Dann gibt sie den Titel ihres Ziels (O) an: "Das Engagement der Mitarbeiter steigern". Sie hat nun die Möglichkeit, eine Beschreibung für ihr Ziel hinzuzufügen oder nicht. Dann wählt sie ein Start- und ein Enddatum (die Zeit, die sie für die Erreichung des Ziels benötigt).

Wenn sie die Daten ausgewählt hat, klickt sie auf "Nächster Schritt".

Es gibt "Zest tips", die Viviane anleiten und ihr helfen, ein für sie und ihr Team relevantes Objective zu erstellen:

Schritt 2

Um ihr Team einzubeziehen, kann Viviane Mitwirkende hinzufügen. Ein Contributor ist ein Mitarbeiter, der zu diesem OKR beitragen wird.

Jeder Beitragende erhält eine Benachrichtigung, dass ihm von Viviane ein OKR zugewiesen wurde.

In Zest kann ein " Mitwirkender" die Aufgaben und den Fortschritt des ihm zugewiesenen OKR ändern. Es steht ihm oder ihr frei, die Teilnahme an einem OKR anzunehmen oder abzulehnen.

Schritt 3

Viviane muss nun die Sichtbarkeit ihres OKRs wählen, d. h. sie muss die Personen auswählen, die auf die Informationen und Aktivitäten im Zusammenhang mit dem OKR zugreifen können.

Es stehen drei Modi zur Verfügung:

• Privat: Nur Viviane und die Mitwirkenden, die sie zum OKR hinzugefügt hat, haben Zugriff auf das OKR.
  
  
• Geteilt: Neben Viviane und ihren Mitwirkenden können auch ihr Manager und die Administratoren ihrer Abteilung auf den OKR zugreifen, um ihn zu überwachen.
  
  
• Öffentlich: Das gesamte Unternehmen kann auf den von Viviane erstellten OKR zugreifen, mit dem Ziel, alle OKRs anzugleichen.

Viviane beschließt, ihren OKR nicht nur mit den von ihr ausgewählten Beitragenden, sondern auch mit den Leitern der verschiedenen Abteilungen zu teilen. Sie wählt daher die Option " Geteilt" und klickt dann auf "Nächster Schritt".

Schritt 4

Jetzt ist es an der Zeit, die "Key Results" (KR) oder Schlüsselergebnisse festzulegen, anhand derer sie später messen kann, ob sie ihren OKR erreicht hat. Auch für diesen Schritt gibt es "Zest tips".

Viviane definiert 3 Key Results und nennt die Mitarbeiter (oder Beitragenden), die dafür verantwortlich sein sollen. Dann klickt sie auf "Erstellen", um die Erstellung ihres OKR abzuschließen.

Ihr OKR ist nun auf ihrer Benutzeroberfläche sichtbar und Viviane sowie die Mitwirkenden können seinen Fortschritt in Echtzeit verfolgen.

Schritt 5

Das Team arbeitet gemeinsam an der Überwachung und dem Fortschritt der OKR.

Der OKR-Fortschritt kann leicht geändert und Kommentare können hinzugefügt werden. Die Experten von Zest empfehlen, den Fortschritt der Ziele und Key Results 1 Mal pro Monat zu aktualisieren.

Diese Änderungen sind dann für alle Personen mit Zugang zum OKR sichtbar.

Alles ist bereit! Jetzt können Viviane und ihr Team den Stand ihrer OKRs bei regelmäßigen Punkten in Zest besprechen.