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Erteilung einer MwSt-Nummer: alle Verfahren für Ihr Unternehmen

Von Giorgia Frezza

Am 29. April 2025

Haben Sie sich entschlossen, ein neues Unternehmen zu gründen, oder haben Sie den Status eines Selbstständigen angenommen? Dann ist es an der Zeit, eine Mehrwertsteuernummer zu beantragen. Aber wie eröffnen Sie eine Mehrwertsteuernummer? Kennen Sie schon alle Verfahren, die zu beachten sind?

Das Verfahren zur Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist relativ einfach, aber gibt es zusätzliche Kosten? Gibt es irgendwelche vorteilhaften Vergünstigungen? Und vor allem die Frage, die sich die meisten Menschen stellen: Lohnt sich das wirklich?

Heutzutage ist die wirtschaftliche Lage nicht gerade günstig. Daher ist es sehr wichtig, Kosten und Nutzen abzuwägen, bevor man sich für eine solche Lösung entscheidet, insbesondere wegen der damit verbundenen Wartungskosten.

Aber eins nach dem anderen. Schauen wir uns zunächst die administrativen, bürokratischen und steuerlichen Verfahren an, die für die Erteilung einer Mehrwertsteuernummer zu beachten sind. Auf diese Weise können Sie selbst beurteilen, ob sich die Mühe lohnt.

Eröffnung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Das richtige Verfahren

Die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein einfacher und unkomplizierter Vorgang, der keine größeren Komplikationen mit sich bringt.

Die Mehrwertsteuernummer ist ein Code aus 11 Zahlen:

  • die ersten 7 stehen für den Steuerpflichtigen
  • die nächsten 3 geben den Code des Finanzamts an
  • die letzte Zahl hat eine Kontrollfunktion.

Der erste Schritt zur Erteilung einer Mehrwertsteuernummer besteht darin, dem Finanzamt innerhalb von 30 Tagen nach dem ersten Tag der Geschäftstätigkeit die Aufnahme der Tätigkeit mitzuteilen. Anschließend muss eine Erklärung ausgefüllt werden, die an das Finanzamt geschickt wird:

  • Vordruck aa9/12 für Einzelunternehmen und Selbstständige
  • Formular aa7/10 für andere als natürliche Personen, d.h. für Personengesellschaften

Beide Vordrucke sind auf der Website des Finanzamtes verfügbar und können als pdf-Version kostenlos heruntergeladen werden.

Der zweite Schritt besteht in der Übermittlung des ordnungsgemäß ausgefüllten Formulars an das zuständige Finanzamt, und zwar auf drei verschiedenen Wegen

  • durch direkte Übergabe der Unterlagen an das Finanzamt, zusammen mit einem Ausweisdokument;
  • durch Übersendung eines Einschreibens mit Rückschein, dem eine Fotokopie des Ausweises beigefügt ist
  • in telematischer Form mit Hilfe der von der Steuerbehörde zur Verfügung gestellten und von der Website herunterladbaren Software.

Beim Ausfüllen dieser Dokumente müssen Sie den ATECO-Code auswählen, der sich auf die von Ihnen eröffnete gewerbliche Tätigkeit bezieht.

Außerdem müssen Sie die Art der Buchführung für Ihre Tätigkeit angeben. Das Steuersystem sieht drei verschiedene vor, zwischen denen Sie wählen können und die wir im nächsten Abschnitt im Detail analysieren werden.

Der dritte Schritt besteht darin, dass Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten, nachdem Sie die erforderlichen Unterlagen an das Finanzamt gesandt haben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt so lange bestehen, bis Sie Ihre Tätigkeit aufgeben.

Der vierte und letzte Schritt besteht darin, dass Sie beim INPS Ihre Sozialversicherungsnummer beantragen.

Wenn Sie ein Einzelunternehmen haben, müssen Sie sich außerdem bei der Handelskammer anmelden. Außerdem müssen Sie sich an Ihre Gemeinde wenden, um die Aufnahme Ihrer Tätigkeit zu melden.

Schauen wir uns nun die Unterschiede zwischen den möglichen Regelungen an, sobald Sie einen MwSt.-Code eröffnet haben.

Die normale Regelung

Alle Personen, die sich entschlossen haben, den Weg der Freiberuflichkeit einzuschlagen, indem sie ein Unternehmen gründen oder sich selbständig machen, können sich für die Mehrwertsteuerregistrierung entscheiden, indem sie die normale Regelung wählen. Sie müssen dann die buchhalterischen, verwaltungstechnischen und bürokratischen Vorschriften einhalten, die diese Regelung vorschreibt.

Wenn Sie zum Beispiel Inhaber eines Einzelunternehmens sind, müssen Sie

  • Ihr Unternehmen in das Handelsregister eintragen lassen
  • die Abrechnung und Zahlung der Mehrwertsteuer vornehmen
  • Buchhaltungsunterlagen erstellen
  • die synthetischen Zuverlässigkeitsindizes (die ISAs, die ab 2018 die Branchenstudien ersetzen) erstellen.

Außerdem sind Sie verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen. Sie müssen also in der Lage sein, alle von Ihrem Unternehmen ausgestellten Rechnungen zu versenden und zu empfangen und gleichzeitig den Überblick über die ausstehenden Rechnungen, die Zahlungsströme und die buchhalterischen Bewegungen während des Geschäftsjahres zu behalten.

Die normale Regelung erfordert weiterhin die Durchführung bestimmter Verwaltungs- und Steuerverfahren:

  • Sie müssen sich bei der getrennten Verwaltung des INPS anmelden;
  • Sie müssen sich beim INAIL anmelden, um die Pflichtversicherung für Ihre Angestellten abzuschließen. Für Einzelunternehmer ohne Angestellte ist die Anmeldung nur dann obligatorisch, wenn sie Handwerker sind
  • Sie müssen jährliche Zahlungen für Einkommensteuer, IRES, IRAP und IRPEF leisten. Für die ersten beiden gibt es einheitliche Sätze, wobei die IRAP von Region zu Region unterschiedlich hoch ist. Für die IRPEF müssen Sie die steuerliche Anlage zum Haushaltsgesetz konsultieren, da dort die Sätze für jedes Jahr festgelegt werden.

Die Pauschalregelung

Wer sich für die Pauschalregelung entscheidet, genießt mehrere Vorteile gegenüber der normalen Regelung:

  • keine Eintragung in die Buchhaltungsregister
  • keine Eintragung bei Inail
  • keine Eintragung bei der ISA
  • keine Eintragung in das Unternehmensregister
  • eine Steuerregelung mit einem einzigen Steuersatz. Von der Bemessungsgrundlage, die sich aus Ihrem Jahreseinkommen ergibt und nach dem Pauschalmodell berechnet wird, müssen Sie 15 % Steuern zahlen. Je nach dem Ateco-Code, der Ihrer Tätigkeit entspricht, können Sie einen variablen Pauschalabzug in Anspruch nehmen.

Die Pauschalregelung steht nicht allen Gewerbetreibenden mit einer MwSt-Nummer offen. Es müssen genaue Kriterien erfüllt werden, um in den Genuss dieser erleichterten Regelung zu kommen. Der Steueranschluss 2020 sieht vor, dass

  • Ihre Tätigkeit muss ein Jahreseinkommen von weniger als 5.000 EUR erzielen
  • wenn Sie zwei Tätigkeiten ausüben, eine als Freiberufler und die andere als Angestellter, darf das Einkommen der zweiten Tätigkeit 30.000 Euro pro Jahr nicht übersteigen
  • Ihre Mitarbeiter dürfen nicht mehr als 20.000 Euro erhalten
  • Sie dürfen nicht Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft sein.

Wenn Sie sich für die "forfettario"-Regelung entscheiden, sind Sie außerdem nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen. Im Jahr 2020 hat die italienische Regierung jedoch mehrere bürokratische und buchhalterische Anreize geschaffen, um die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung auch für Mehrwertsteuerpflichtige im Rahmen der Pauschalregelung zu fördern. Diese Methode erweist sich in der Tat als einfacher und ermöglicht eine rationelle und effiziente Verwaltung der Geschäftskonten.

Die beitragsabhängige Regelung

Unabhängig davon, welche Regelung für die Erteilung einer MwSt-Nummer gewählt wird, verlangt der italienische Staat auch die obligatorische Anmeldung bei einer Sozialversicherungskasse. Für die Kategorie der Arbeitnehmer, die eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten haben, wird in der Regel die Eintragung in die getrennte INPS-Verwaltungskasse empfohlen, die je nach ausgeübter Tätigkeit unterschiedliche Tarife oder die Wahl zwischen dem normalen oder dem pauschalen System garantiert.

Für Freiberufler, die bestimmten Berufsgruppen angehören, wie Ärzte, Journalisten, Anwälte, Psychologen, Architekten, ist eine Anmeldung bei der Sozialversicherungskasse der jeweiligen Berufsgruppe erforderlich, mit der Folge, dass jährlich Beiträge zu entrichten sind.

Personen, die berechtigt sind, eine MwSt.-Registrierung zu eröffnen

Berechtigt zur Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind:

  • Freiberufler
  • Firmeninhaber
  • Personengesellschaften

Im Allgemeinen handelt es sich um alle Steuerpflichtigen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, die den Verkauf, die Herstellung und den Austausch von Waren oder Dienstleistungen zum Ziel hat.

Wie hoch sind die Kosten für die Erteilung einer Mehrwertsteuernummer?

Die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist kostenlos, wenn die betreffende Person die Formalitäten selbst erledigt. Natürlich müssen die Stempelgebühren und die Sekretariatskosten berücksichtigt werden. Wenn Sie die Hilfe eines Fachmanns für die Durchführung der Verfahren in Anspruch nehmen möchten, können zusätzliche Kosten anfallen.

Zusätzliche Kosten

Wie wir gesehen haben, ist die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kostenlos, aber Sie müssen die Unterhaltskosten einkalkulieren, die sich erheblich auf Ihre Geschäftstätigkeit auswirken können.

Gewöhnliche Buchführungsregelung

Für diejenigen, die der ordentlichen Buchführung unterliegen, muss die Eröffnung einer Mehrwertsteuernummer hohe jährliche Einnahmen vorsehen, um die laufenden Kosten decken zu können.

Sie müssen die Eintragung des Unternehmens bei der Handelskammer berücksichtigen, für die eine Gebühr von 80-100 Euro pro Jahr zu entrichten ist. Außerdem müssen Sie die Kosten für einen Buchhalter (ca. 1.000 Euro pro Jahr) für die Erstellung der erforderlichen jährlichen Buchhaltungsunterlagen und die an das INPS zu zahlenden Beiträge einkalkulieren.

Hinzu kommen die Steuern Irpef, Ires und Irap, die auf der Grundlage der von Ihrem Unternehmen erwirtschafteten Erträge und des Mehrwerts berechnet werden.

Pauschalregelung

Für diese vereinfachte Regelung kommen Mehrwertsteuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von weniger als 65.000 EUR in Frage.

In diesem Fall sind Sie von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit und können einen subventionierten Satz für die Zahlung der persönlichen Einkommensteuer in Anspruch nehmen, d. h. 5 % für die ersten fünf Jahre der Tätigkeit, der dann auf 15 % ansteigt.

Sie können jedoch nicht von der Absetzung oder dem Abzug von Ausgaben und Produktionskosten profitieren, die im Laufe des Jahres verbucht werden, mit Ausnahme der obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge.

Eine Mehrwertsteuernummer eröffnen oder nicht eröffnen

Wenn Sie zur Kategorie der Selbstständigen gehören, hat die Erteilung einer MwSt-Nummer zweifellos ihre Vorteile. Allerdings müssen Sie die Unterhaltskosten in Betracht ziehen.

Deshalb ist es ratsam, eine Berechnung zwischen Ihrem Jahreseinkommen und den Kosten für die Erteilung einer MwSt.-Nummer vorzunehmen. Wenn die von Ihnen gewählte Geschäftstätigkeit in einem rentablen Sektor angesiedelt ist, ist die Mehrwertsteuernummer sehr zu empfehlen.

Wenn Sie selbständig sind, Ihr Jahreseinkommen aber mehr als 5.000 EUR beträgt, ist es besser, eine Mehrwertsteuernummer zu eröffnen, um Ihre Situation als Steuerzahler beim Finanzamt zu regeln. Wenn Ihre jährlichen Einnahmen weniger als 5.000 Euro betragen, müssen Sie einen Analysebericht erstellen, da die Verwaltungs- und Unterhaltskosten Ihre Einnahmen halbieren könnten.

Sind Sie bereit, eine Mehrwertsteuernummer für Ihre berufliche Tätigkeit zu beantragen? Möchten Sie die normale Regelung oder die vereinfachte Buchführung anwenden?

Und wenn Sie noch Fragen haben, schreiben Sie uns in den Kommentaren.

Artikel übersetzt aus dem Italienischen