Die doppelte Buchführung: die am häufigsten verwendete Methode in der Buchhaltung

Die allgemeine Buchführung folgt ganz bestimmten Regeln, was die doppelte Buchführung in den Büchern angeht. Unter diesen Grundsätzen ist die doppelte Buchführung einer der wichtigsten, die es bei der Buchführung zu beachten gilt. Sie ist in der Tat die "Regel" schlechthin, die es zu befolgen gilt und die das Gleichgewicht Ihres Buchhaltungssystems gewährleistet, indem sie die regelmäßige Erfassung der Buchungen in den Konten widerspiegelt.

Sie basiert auf den Begriffen von Geben und Nehmen oder, anders ausgedrückt, von Soll und Haben , die Sie auf Ihrem Kontoauszug finden. Auf den ersten Blick mag dieses System des Gebens und Nehmens im Widerspruch zu Ihrer Buchführung stehen. Aber keine Panik! Die doppelte Buchführung beruht auf einem klaren und einfachen Ansatz, weshalb sie zu den am leichtesten zu verstehenden und anzuwendenden Verfahren in der Buchhaltung gehört.

In diesem Artikel verraten wir Ihnen die Geheimnisse der doppelten Buchführung.

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Was ist das Prinzip der doppelten Buchführung?

Um den Mechanismus der doppelten Buchführung zu verstehen, muss man die Leitlinien der Buchhaltungsanalyse kennen.

Der Zweck der Buchführung besteht darin, durch die Führung der Konten ein wahrheitsgetreues und genaues Bild des Unternehmens zu vermitteln. Zu diesem Zweck muss jede Transaktion erfasst und aufgezeichnet werden. Diese Buchführung ist in Nebenbücher unterteilt, in denen die verschiedenen Ströme des Unternehmens erfasst werden.

Diese Bücher haben zwei Spalten, in die Beträge eingetragen werden:

• eine Soll-Spalte,
• eine Habenspalte.

Im Gegensatz zu Ihrem Kontoauszug werden im Soll die Geldzuflüsse in Ihr Unternehmen (z. B. Zahlungseingang von einem Kunden) und im Haben die Geldabflüsse (z. B. Zahlung an einen Lieferanten) verbucht.

Für jede Transaktion sind also Beträge in zwei Spalten einzutragen... zwei Spalten, die betragsmäßig identisch sein müssen.

Doppelte Buchführung

Ursprung

Die doppelte Buchführung verbreitete sich im 15. Jahrhundert in den italienischen Handelsstädten, wobei sie vor allem in den so genannten Seerepubliken Genua und Venedig Einzug hielt. Vor allem in der Serenissima entwickelten die Märkte der damaligen Zeit die doppelte Buchführung als Reaktion auf die florentinische Entwicklung ihres Handels.

Es war Luca Paciolo, der die erste Abhandlung über die doppelte Buchführung verfasste, in der er eine Praxis vorstellte, die von allen venezianischen Kaufleuten angewandt und praktiziert wurde. Diese Abhandlung wurde 1494 in Venedig unter dem Titel "La Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita " veröffentlicht. Es gilt bis heute als das älteste und vollständigste Werk über die doppelte Buchführung.

Definition

Die Methode der doppelten Buchführung besteht darin, dass ein Vorgang immer zweimal in der Buchführung erfasst wird, sei es im Hauptbuch , im Kontenplan , in der Gewinn- und Verlustrechnung oder in der Bilanz , sei es im Soll oder im Haben.

Eine Buchungszeile besteht also aus :

• einer oder mehreren Buchungszeilen im Soll, und
• einer oder mehreren Haben-Zeilen.

Am Ende jeder Buchung muss die Summe der Sollbuchungen gleich der Summe der Habenbuchungen sein, und nur in dieser ausgeglichenen Situation kann man sagen, dass die Bilanz "ausgeglichen" ist.

Ohne dieses Gleichgewicht ist die Buchhaltung unausgeglichen und damit auch Ihre allgemeine Buchführung. Die Anzahl der Buchhaltungskonten und damit die Anzahl der Buchungszeilen in Ihrem Hauptbuch spielt keine Rolle. Natürlich gibt es immer mindestens zwei.

Das Konzept des Gebens und Nehmens

Jede wirtschaftliche oder finanzielle Transaktion muss in den Büchern des Unternehmens nach einer zweispaltigen Gliederung erfasst werden:

• Soll : beantwortet die Frage "Wie werden die Ressourcen des Unternehmens verwendet?", d.h. Verwendungen
• Soll : beantwortet die Frage "Woher kommen die Ressourcen des Unternehmens?", d.h. die Quellen

Um korrekte Buchungen vornehmen zu können, müssen diese beiden Fragen immer für jeden Vorgang gestellt werden.

Wenn unser Unternehmen also beschlossen hat, mit dem Geld in der Kasse Rohstoffe zu kaufen, sollten wir uns die beiden oben genannten Fragen zum wirtschaftlichen und finanziellen Aspekt stellen.

Da ich Rohstoffe gekauft habe, werden die ausgegebenen Beträge im Einkaufsbuch im Soll verbucht, womit der wirtschaftliche Aspekt der Transaktion abgedeckt ist.

In der Registrierkasse wird der Betrag im Soll verbucht, da die Mittel aus Barmitteln stammen, womit der finanzielle Aspekt abgedeckt ist.

Wenn mein Unternehmen einige Produkte verkauft hat und den Erlös aus dem Verkauf sofort vereinnahmt, sieht die Situation wie folgt aus:

Im Bankbuch werde ich den Betrag, der dem Verkaufserlös entspricht, im Soll verbuchen, da ich diese Mittel verwende, indem ich sie auf mein Bankkonto überweise (finanzieller Aspekt).

Der Erlös stammt aus dem Verkauf der von meinem Unternehmen produzierten Ressourcen. Ich verbuche den Betrag im Soll des Verkaufsbuches (finanzieller Aspekt).

Beispiel für die doppelte Buchführung

Angenommen, Unternehmen X kauft am 19.02.2018 von Unternehmen Y eine Werkzeugmaschine zum Preis von 1.200 EUR einschließlich Mehrwertsteuer (200 EUR Mehrwertsteuer). Es bezahlt die Maschine noch am selben Tag per Bankscheck.

In diesem Beispiel handelt es sich um zwei getrennte Transaktionen:

• Der Erwerb der Maschine durch Unternehmen X,
• die Auszahlung des Preises der Maschine an Unternehmen Y.

Es werden jedoch nicht zwei, sondern vier Buchungszeilen erstellt.

Verbuchung der Buchungen

So wird der Kauf der Maschinen in das Journal von Unternehmen X eingetragen

So wird die Transaktion in der Finanzverwaltung von Unternehmen X verbucht

Rechnung und Zahlung sind zwei verschiedene Buchungen, so dass jedes Mal eine Buchung vorgenommen werden muss, die verschiedene Konten in meiner Bilanz betrifft.

Jedes Mal wirkt sich ein Vorgang auf mindestens zwei Konten pro Buchungseintrag aus. Dies ist das Prinzip der doppelten Buchführung.

Lassen Sie uns nun zu einem anderen Beispiel übergehen, das das Konzept des Gebens und Nehmens besser veranschaulicht.

Unser Unternehmen hat am 1.3.2020 einen Verkauf für insgesamt 2.500 € getätigt und als Zahlungsmethode eine Überweisung mit einem Zahlungsaufschub von 60 Tagen akzeptiert.

Wir müssen diese Transaktion also registrieren.

Am 1. März findet die erste Eintragung statt, und die beteiligten Konten sind:

• Waren/Verkäufe
• Forderungen an Kunden

Das erste Konto ist ein Gewinn- und Verlustkonto und stellt den Erlös aus unserem Verkauf dar. Da es sich also um eine Quelle handelt, werden wir die 2500 Euro in der Haben-Spalte vermerken.

Das zweite Konto ist ein Finanzkonto und zeigt an, wie wir die Mittel verwenden. Daher werden die 2500 Euro in der Soll-Spalte verbucht.

Waren c/Verkauf

Forderungen an Kunden

Nach 60 Tagen leistet der Kunde die Zahlung und die betroffenen Konten sehen dann wie folgt aus

• Kundenforderungen
• Bankkonto

Da der Kunde die Zahlung geleistet hat, stellt der Betrag von 2500 eine Quelle im Debitorenbuch dar, so dass ich diesen Betrag in der Habenspalte markiere und das Konto ausgleiche. Auf diese Weise wird das Kreditbuch ausgeglichen, da ich keine Forderungen gegenüber Kunden mehr habe.

Da die Zahlung des Kunden erfolgt ist, wird der Betrag auf dem Kontokorrentkonto des Unternehmens erscheinen. Die Transaktion muss also im Hauptbuch der Bank unter der Rubrik Haben verbucht werden, denn sie gibt Aufschluss darüber, wie ich die Mittel des Unternehmens verwendet habe.

Forderungen an Kunden

Bank c/c

Auf diese Weise haben wir die Zahlung von 2500 EUR zugunsten unseres Unternehmens verbucht:

auf finanzieller Ebene über das Kassenbuch in der Soll-Spalte.

Was sind die beiden Methoden der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung umfasst die beiden wichtigsten Buchführungsmethoden, nämlich :

• Periodengerechte Buchführung ;
• Kassenbuchführung .

Die Beherrschung der doppelten Buchführung ist daher für alle, die sich mit der Buchhaltung beschäftigen wollen, unerlässlich. Außerdem erfordert sie keine besonderen Anstrengungen. Wenn der Buchhalter die Leitprinzipien verstanden und sich die zu befolgende Methodik angeeignet hat, kann er die Konformität aller Dokumente, die dieser Buchhaltungskonvention unterliegen, garantieren.

Periodengerechte Buchführung

Praktisch alle bestehenden Unternehmen unterliegen der periodengerechten Buchführung. Sie wird auf alle Unternehmensformen angewandt. Lediglich Freiberufler und Strukturen, die nicht auf Gewinn ausgerichtet sind, sind nicht verpflichtet, diese Buchführungsmethode anzuwenden. In der Praxis entscheiden sie sich jedoch immer für diese Methode, wie wir weiter unten sehen werden.

Nach dem Prinzip der periodengerechten Buchführung werden die Transaktionen in zwei Phasen erfasst. Das erste Mal muss ein Vorgang im Einkaufs- oder Verkaufsbuch verbucht werden, wenn das Unternehmen :

• eine Schuld aufnimmt;
• eine Forderung erwirbt.

Anschließend muss der Buchhalter die Transaktion ein zweites Mal verbuchen, wenn die Zahlung schließlich erfolgt. Bei jedem Schritt muss er die entsprechenden Konten gutschreiben und belasten. Ebenso ist er für die Aufrechterhaltung des Saldos verantwortlich. In diesem Sinne ist die doppelte Buchführung notwendig. Auch hier besteht das Ziel darin, :

• Die Transparenz der Konten zu gewährleisten;
• die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu gewährleisten.

Kassenbasierte Buchführung

Die Kassenbuchführung konzentriert sich auf die Zahlungsströme, die sich aus den vom Unternehmen eingegangenen oder eingegangenen Verpflichtungen ergeben. Eine Transaktion wird daher in einem einzigen Vorgang erfasst, wenn der Kunde den gesamten fälligen Betrag an das Institut zahlt oder wenn eine Auszahlung stattgefunden hat.

Dies könnte den Eindruck erwecken, dass eine doppelte Buchführung nicht erforderlich ist. Die doppelte Buchführung ist jedoch auch in diesem Fall unerlässlich. Soll und Haben müssen erfasst werden. Der Hauptzweck dieser Maßnahme besteht darin, ein Minimum an Informationen über die stattgefundenen Transaktionen zu liefern. Andererseits erleichtert sie die Erstellung verschiedener Finanzausweise, wie z. B. Bilanzen.

Es sei daran erinnert, dass die Kassenbuchführung gedacht ist für :

• Unternehmen ohne Erwerbszweck ;
• Berater;
• Personen, die einen reglementierten freien Beruf ausüben.

Sie bietet den Begünstigten die Möglichkeit einer vereinfachten Buchführung . Da jede Transaktion erst dann verbucht wird, wenn die Rechnung bezahlt ist, können sie von einer erheblichen Zeitersparnis profitieren.

Die Nutzer dieses besonderen Systems bevorzugen jedoch die doppelte Buchführung, die die Analyse der Konten im Falle einer Steuerprüfung erheblich vereinfacht.

Auch sie können von der doppelten Buchführung profitieren. Sie sind nämlich in der Lage, ihre Konten detaillierter zu analysieren.

Sie werden in der Lage sein zu erkennen:

• Die wichtigsten Ausgabenposten;
• die Haupteinnahmequellen.

Doppelte Buchführung VS Einfache Buchführung

Die einfache Konsignationsmethode

Die einfache Konsignationsmethode basiert auf einem einzigen Konto für alle Transaktionen: Dabei wird in Einnahmen und Ausgaben argumentiert und ein Gesamtsaldo erstellt. Jede Transaktion wird in chronologischer Reihenfolge nummeriert und in einer 6-spaltigen Tabelle mit Datum, Angabe und Betrag erfasst.

Für die Erstellung einer einfachen Teilrechnung genügt es dann, die Beträge der Ausgaben und Einnahmen des Jahres zu addieren, um den Gewinn zu ermitteln.

Doppelte Buchführung und einfache Buchhaltung im Vergleich

Vorteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist eine viel effektivere Methode als die einfache Buchführung. Sie ermöglicht es nämlich,:

• Transaktionen zu erfassen, die zeitlich verschoben werden, wie Darlehen oder Rückstellungen.
• Ständig zu überprüfen, ob die Forderungen mit den Verbindlichkeiten übereinstimmen. Mit anderen Worten, die Summe der Forderungen des Unternehmens entspricht genau der Summe der Forderungen des Unternehmens. Auf diese Weise ist ein Ertrag oder ein Aufwand immer mit der entsprechenden Finanzierungsart verbunden.
• Ein genaueres Bild der Vermögenswerte und Finanzen des Unternehmens vermitteln

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Doppelte Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware

Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme melden zum Zeitpunkt der Erfassung eine unsaldierte (nicht ausgeglichene) Buchung. Sie bieten auch eine automatische Gegenbuchung für die Finanzströme. In diesem Fall saldieren diese Programme die Einnahmen über das Konto, das mit der Bankbuchung verbunden ist.

Bei den anderen Büchern ist dies nicht der Fall. Und der Gegenposten, mit dem das Konto nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung ausgeglichen wird, muss von Hand eingegeben werden.

Wenn eine nicht ausgeglichene Buchung erzwungen wird, sollte die Buchhaltungssoftware die Differenz standardmäßig einem Konto zuweisen, das als Interimskonto bezeichnet wird. Dies ist jedoch nicht bei jeder Buchhaltungssoftware der Fall. In diesem Fall kann der Ungleichgewichtsbetrag nur festgestellt werden, indem man alle Buchungen Posten für Posten manuell untersucht und überprüft.

Wie Sie sich vorstellen können, ist dies natürlich eine zeitraubende und mühsame Arbeit. Es ist daher besser, von Anfang an und zu jeder Zeit ausgeglichene Buchungen zu erfassen!