[Fallstudie] Infopro Digital optimiert Planung und Ressourcen

Das führende Unternehmen für Automobilinformationen für Methoden und Ersatzteile budgetiert seine Studien fein.

Infopro Digital (3.600 Mitarbeiter, 480 Mio. € Umsatz, Präsenz in 15 Ländern) entwickelt digitale Lösungen (Plattformen, Software, Fachmessen, Datenbanken, Schulungen), mit denen seine Kunden aus sechs Berufsgruppen (Versicherung und Finanzen, Automobil, Bau, Vertrieb, Industrie und öffentlicher Sektor) ihre Geschäftsleistung steigern können.

Der Geschäftsbereich Automotive ist in Frankreich Marktführer für Daten im Zusammenhang mit Methoden und Ersatzteilen. Da das Unternehmen diese Art von Dienstleistungen auch für den Export entwickeln wollte, benötigte es zunächst einen genaueren Überblick über seine Studienzeiten. Anschließend ging das Unternehmen zu einer Phase über, in der es die Zeiten durch Informationsvergleiche analysierte. Philippe Sevot, Leiter für Qualität und Wandel, erläutert die organisatorischen Herausforderungen von Infopro Digital.

Ein günstiger Markt in Frankreich, internationale Ambitionen.

Infopro Digital entwickelt Reparaturanleitungen für Autos, die für internationale Hersteller und Privatpersonen bestimmt sind. Da diese Dokumentationen nunmehr im digitalen Format vorliegen, reichert das Unternehmen Datenbanken an, die in 47 Sprachen in eine von seinen Kunden genutzte Anwendung übersetzt wurden. Sie enthält detaillierte Angaben zu Teilen, Preisen, Informationen für die Erstellung von Kostenvoranschlägen und die Bezifferung für die Versicherung nach Schäden.

Das Unternehmen ist in Frankreich Marktführer für die Daten "Methoden" und "Teile", indem es einen umfassenden Service bietet. Allein im Bereich Methoden hat Infopro Digital in Frankreich keine Konkurrenz auf diesem Nischenmarkt. Sie hat Spezialanwendungen für Teile von Windschutzscheiben, Rückspiegeln und Glasscheiben für Netzwerke entwickelt, die mit Versicherern zusammenarbeiten. Die mit dem internen Tool von Infopro Digital erstellten Kostenvoranschläge müssen mit den Lösungen der Versicherungen kommunizieren, um die Kosten zu übernehmen.

Das Unternehmen strebt an, seine Methoden neben den Teilen auch im Ausland zu entwickeln, wo es sich unter anderem mit britischen und deutschen Anbietern auseinandersetzen wird.

Die Herausforderung: die genaue Kenntnis der verwendeten Teile und Methoden.

Eine riesige Datenbank (95 000 Einträge), die überwiegend aus Herstellerinformationen besteht, bildet das Herzstück der Tätigkeit.

"Die Herausforderung der Produktionsabteilung, die auf mehrere Standorte verteilt ist - Antony, Orléans, Bordeaux und Tunesien - besteht darin, die Informationen bei den Herstellern abzurufen und sie in eine Datenbank einzugeben, um sie mit den Tools von Infopro Digital zu veröffentlichen. Die Basis bleibt einheitlich, aber die Tools werden je nach Kunde spezifische Teile übernehmen. Als Herausgeber profitieren wir von speziellen Verträgen, um die technische Dokumentation der Hersteller zu bearbeiten und neu zu erstellen, die wir mit Ikonografie und hausgemachten Methoden ergänzen", erklärt Philippe Sevot, der auch für den Dokumentationssupport zuständig ist.

Der Bau eines Autos ist ein komplexer Prozess.

Ein Fahrzeug besteht aus einer komplexen Ansammlung von Bauteilen. Eine Karosserie kann fünf Türen haben und es gibt sie als Kombi, Cabrio, 3-4- oder 5-Türer. Hinzu kommen verschiedene Motorisierungen, Getriebe und Fahrgestelle. In der Produktion werden Gruppierungen vorgenommen. Beispielsweise betrifft der Ölwechsel eines Motors eine Gruppe von Fahrzeugen. In diesem Zusammenhang besteht eine Studie darin, eine Gruppe von Fahrzeugen zu nehmen und Informationen für jeden Motor, jedes Getriebe, jede Karosserie usw. zu sammeln.

Eine Studie bei Infopro Digital ist wie der Bau eines "echten" Fahrzeugs. So werden z. B. einem Audi A4 Kombi Sportfahrwerk mit 2-Liter-Motor, Automatikgetriebe und 7-Gang-Schaltung eine Reihe von Methoden, Teilen und Arbeitszeiten injiziert. Einige Teams beschäftigen sich mit den Methoden der Stufe 1 oder 2, andere mit den Originalteilen des Herstellers, den Zeiten oder den Preisen.

"Die Schätzung der Fertigungszeiten für eine Studie war komplex und wir hatten mit Ungenauigkeiten und als zu lang empfundenen Bearbeitungszeiten zu kämpfen. Wir benötigten eine robuste Lösung, die in der Lage war, eine genaue Anzahl von Stunden auf bestimmte Teile der Produktion zu verweisen. Das Beebole-Tool wurde so zugeschnitten, dass es all diesen Phasen gerecht wird."

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Beebole: Ein benutzerfreundliches und flexibles Tool, um Trends zu verfolgen.

Der Mitarbeiter greift über seinen Bürocomputer oder ein Smartphone auf ein Aktivitätsblatt zu. Dieses wird sehr einfach in einer Tages- oder Wochenansicht dargestellt. Das "Rohmaterial" ist ein Auto. Der Mitarbeiter wählt eine Aktivität aus einem Dropdown-Menü mit mehreren zehntausend Einträgen aus. Jedes Modell hat einen "Modellgruppencode", der alle Elemente anzeigt, die mit dem ausgewählten Modell verbunden sind. Infopro Digital listete alle Automodelle auf, an denen sie arbeiten, wobei zu beachten ist, dass ein Modell einen anderen Motor haben kann, in mehreren Versionen existieren kann usw.

Das Unternehmen benötigte ein robustes System, das in der Lage war, diese Informationsmenge in Form von Projekten zu verarbeiten. Der Mitarbeiter wählt also einen Eintrag aus und gibt eine Anzahl von Stunden und/oder Minuten ein. Eine Start- oder Endzeit ist nicht erforderlich. Sobald die Eingabe erfolgt ist, kann der Mitarbeiter sein Blatt zur Genehmigung einsenden. Der Betrieb ist also sehr flüssig.

Der Administrator kümmert sich seinerseits um zwei Dinge:

• Die Erstellung aller Automodelle, sobald diese eintreffen,
• das Anlegen der Mitarbeiter im System und deren Zugriffsrechte.

Das System zur Gruppierung der Einträge ermöglicht es, Trends zu definieren.

Einer der Schlüsselpunkte des Systems: Philippe Sevot entwickelte ein System, um die Einträge zu gruppieren und ihnen eine neue Dimension zu verleihen. So wurden die Automodelle nach Marke, Motortypen usw. strukturiert. Es gibt etwa zwanzig Gruppen, was jedem Eintrag in der Liste neue Dimensionen hinzufügt.

Die Liste der Automodelle zeigt also die verschiedenen Marken, Motoren, Hubräume usw. an. Bei der Erstellung von Berichten erhält der Administrator die Gesamtansicht aller Automodelle, jedoch unter Einbeziehung der verschiedenen Kriterien der vordefinierten Gruppen. So kann er z. B. analysieren, wie viel Zeit für alle Fiat-Modelle aufgewendet wurde, oder wie lange es durchschnittlich dauert, ein Auto mit Benzinmotor zu zerlegen usw. Das System ermöglicht also eine umfassende Analyse und die Definition von Trends für jedes Modell.

Komplexe Zeiterfassung an mehreren Standorten

Während des gesamten Produktionsprozesses werden Qualitäts- und Lieferkontrollen durchgeführt. Jeder Schritt wurde im Zeitmanagement-Tool detailliert beschrieben. Die Ziele: Für jede Fahrzeugkreation genau ermitteln zu können, wie lange es dauert, die Ebene "Teile und Wartung", die Ebene "600 Teile" und die "Drehmoment-Ebene" zu füllen. Zum Beispiel erfordert das Füllen der 600-Teile-Ebene 10 % der Zeit für die Fahrzeugvorbereitung, 70 % für die reine Produktion und 20 % für die Qualitätskontrolle. Das Zeitmanagement-Tool wurde also von Anfang an so spezifiziert. Aus ethischen Gründen kam es nicht in Frage, es zur Messung der Produktivität oder bei den Jahresgesprächen zu verwenden.

Heute arbeiten die französischen Mitarbeiter 7,5 Stunden pro Tag und 6,5 Stunden am Freitag. Die Woche wurde auf 36 Stunden und 50 Minuten eingefroren. Philippe Sevot stieß bei Stundenüberschreitungen auf Schwierigkeiten: "Wir wollten den Tag auf täglich 7:30 Uhr blockieren. Bei Überschreitung musste der Manager einen Antrag auf Überstunden stellen, der eine spezifische Erfassung der Regulierung erforderte, um den täglichen Arbeitstag auf 7:30 Uhr zu begrenzen.

Die tunesische Einheit arbeitet täglich 8 Stunden. Während des Ramadan wird die Arbeitszeit jedoch auf 6,5 Stunden reduziert, ebenso wie im Sommer und im September auf 8 Stunden.

Genauere Überwachung von Studienzeiten und Zuweisungen

"Idealerweise würden wir gerne unsere Vorstellung von täglichen/wöchentlichen Arbeitszeiten verfeinern und die Möglichkeit haben, typische Zeitfenster zu erstellen, die einzelnen Mitarbeitern oder Teams zugewiesen werden. Der derzeitige Vorteil von Beebole ist, dass man auf einen Blick den Status einer Eingabe (normal oder anormal) über einen grünen oder roten Farbcode sehen kann".

Außerdem kann ein Techniker in einem Team, das an Windschutzscheiben arbeitet, vorübergehend einem anderen Team bei der Filterung helfen. Dies führt zu inkonsistenten Eingaben im System: Obwohl er Teil des Windschutzscheiben-Teams war, hat er Aufgaben im Zusammenhang mit Filtern ausgeführt.

"Ich weiß jetzt, dass Beebole das Konzept des Teams integriert. Sie müssen nur zwei Arten von Teams anlegen: "Personen"-Teams und "Projekt"- oder "Tätigkeit"-Teams. Zwei verschiedene Spalten erscheinen in Beebole und ermöglichen die Visualisierung von teamübergreifenden Bewegungen."

Im Rückblick auf mehrere Jahre misst Herr Sevot die Zeit, die er mit dem Ausfüllen einer Datenbank verbracht hat, und kann Zeittrends im Studiendesign erkennen, insbesondere dank der nicht aufdringlichen Meta-Ansicht, die die Gruppen bieten. Dadurch kann er die Ressourcen und die Anzahl der Studien für die nächsten Jahre besser planen.

Gewinne in Bezug auf die Genauigkeit

Seit einem Jahr hat eine neue Governance eine Qualitätsmission übernommen und nimmt Informationsabgleiche vor: "Beebole ermöglicht es mir, zu überprüfen, ob die Stunden für jede Phase tatsächlich erfasst werden, um über die deklarative Erfassung hinauszugehen. Die Zahlen, die auf der einen Seite gemeldet werden, müssen mit der erfassten Realität übereinstimmen", versichert Sevot. Da das System von fast 300 Personen genutzt wird, ist Gründlichkeit unerlässlich. Zumal die Kosten natürlich auf den Preis der Dokumentation, die die Kunden kaufen, aufgeschlagen werden.

Er erklärt: "Für bestimmte Arten von Studien waren zwölf Tage erforderlich, eine Dauer, die von der vorherigen Geschäftsleitung auf neun Tage reduziert wurde. Die tatsächliche Dauer betrug schließlich 7 Tage. Die Vorbereitungsschritte, mit denen sich nachfolgende Fehler reduzieren ließen, waren jedoch nicht eingegeben worden. Daher wurden zwei zusätzliche Tage beantragt. Ich achte darauf, dass sie in Beebole korrekt eingegeben werden. Mangelnde Genauigkeit wendet sich letztlich systematisch gegen ungenaue Eingaben".

Entwicklungen bei der operativen Nutzung der Zeitwirtschaft

Derzeit arbeitet Herr Sevot mit einer monatlichen Extraktion und erstellt dann Pivot-Tabellen. Dies ermöglicht es ihm, Quervergleiche mit anderen Tabellentypen anzustellen. Im Moment ist der Prozess noch etwas schwerfällig, denn diese monatlichen Exporte von etwa 5 000 Zeilen nach Excel werden bald an ihre Grenzen stoßen. Excel selbst ist nämlich nicht als Datenbank gedacht, und mittelfristig wird man wahrscheinlich auf eine Zwischenlösung zurückgreifen müssen.

Beebole bietet jedoch ein Dashboard, das ein relativ breites Spektrum an Berichtsanforderungen abdeckt. Ein Add-on in Form eines kleinen Seitenmenüs ermöglicht es, externe Daten vom Typ Google Sheets durch einen einfachen Klick in Echtzeit abzurufen. Es ist nicht notwendig, die Daten, Diagramme, Vlookups oder Pivot-Tabellen zu überarbeiten, sondern es genügt, die Beebole-Daten mithilfe der entsprechenden Schaltfläche zu aktualisieren, sodass nicht jedes Mal ein neuer Bericht erstellt werden muss und keine Informationen verloren gehen. Bisher gibt es nur Add-ons für die Google-Welt.

Das "Plus" von Beebole: Qualitätsoptimierung

"Die Vereinfachung des täglichen Zeitmanagements ist der am meisten geschätzte Punkt in Beebole. Änderungen sind sofort sichtbar".

Philippe Sevot, Manager für Qualität und Wandel im Bereich Automobilindustrie.

Zunächst diente das Tool dazu, anstehende Studien zu budgetieren. Jetzt kann es auch dazu dienen, im Rahmen einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle zu überprüfen, ob das, was in Stunden angegeben wird, auch tatsächlich getan wird. Durch den operativen Rückblick von fast sechs Jahren werden die Durchschnittswerte aussagekräftiger und zuverlässiger, da die Daten über einen längeren Zeitraum hinweg anfallen.

"Die Vereinfachung des täglichen Zeitmanagements ist der am meisten geschätzte Punkt in Beebole. Änderungen sind sofort sichtbar. Wir werden die in den Einstellungen des Tätigkeitsblattes verfügbare Funktion zur Aktivierung der Stoppuhr genauer untersuchen, was uns eine noch feinere Überwachung der Zeiten ermöglichen wird", schließt Sevot. Schließlich stellt sich Infopro Digital auf den organisatorischen Standpunkt des Gerichtshofs der Europäischen Union ein, der auf die Verwendung einer einzigen Lösung zur Leistungsverwaltung drängt, mit dem Ziel, die Arbeitszeiten und die Verfolgung von Überstunden transparent zu machen.