Zeiterfassung bei Telearbeit: Lassen Sie sich durch nichts aus dem Konzept bringen

Auch wenn man als Mensch nicht alles kontrollieren kann, so ist man als Personalleiter vielleicht schon einen Schritt weiter 😅.

Wahrscheinlich haben Sie bereits große Anstrengungen unternommen, um das Königliche Gesetzesdekret 8/2019 in Bezug auf die Zeiterfassung einzuhalten. Nun haben sich die Spielregeln geändert und die Erfassung muss gewährleistet sein, auch bei Telearbeit.

Damit die Zeiterfassung nicht aus dem Ruder läuft, prüfen Sie mit uns einige grundsätzliche Aspekte zur Telearbeit: die vorschriftsmäßige Zeiterfassung, ab wann sie zu erfolgen hat und wie sie zu gewährleisten ist.

Denn die Überwachung ist unvermeidlich, aber der Mechanismus ist fakultativ, lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

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Was ist Zeiterfassung?

Das Königliche Gesetzesdekret 8/2019, das dringende Maßnahmen für den sozialen Schutz und die Bekämpfung der Prekarität des Arbeitstages vorsieht, schreibt den Unternehmen ein Zeiterfassungssystem vor .

Demnach müssen die Eintritts- und Austrittszeiten der Arbeitnehmer in einem Register erfasst werden, das vier Jahre lang aufbewahrt werden kann und den Gewerkschaften und Behörden zur Einsichtnahme zur Verfügung steht.

Der Zweck dieses Kontrollsystems ist es

• die Einhaltung der Arbeitszeiten zu gewährleisten,
• die Überstunden in Bezug auf die Menge und die korrekte Vergütung zu regeln.

Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, obwohl sie bestimmte besondere Arbeitsverhältnisse und bestimmte Arbeitnehmer unter besonderen Regelungen ausnimmt.

Telearbeit: Pflicht zur Zeiterfassung

Zunächst ist daran zu erinnern, dass Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes ab dem Zeitpunkt als Telearbeiter gelten, an dem sie 30 % der täglichen Arbeitszeit aus der Ferne erledigen.

Seitdem Telearbeit in Spanien weit verbreitet ist, steht die Gleitzeit auf der Tagesordnung der Unternehmen, wenn es um die Arbeitsregelungen geht, die sie ihren Mitarbeitern anbieten.

Diese schwierig zu bewältigende Aufgabe machte eine Regelung und Kontrollmechanismen erforderlich . Diese mussten zudem den neuen Praktiken einen Rahmen geben und mit dem übereinstimmen, was bereits in anderen Vorschriften wie dem Königlichen Gesetzesdekret 2/2015 vorgesehen war:

Das Unternehmen gewährleistet die tägliche Aufzeichnung des Arbeitstages, die den genauen Beginn und das Ende des Arbeitstages jedes Arbeitnehmers enthält, unbeschadet der in diesem Artikel festgelegten flexiblen Arbeitszeiten.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Telearbeit?

Aufgrund dieser Notwendigkeit ist am 13. Oktober 2020 das Telearbeitsgesetz in Kraft getreten. Zu den wichtigsten Bestimmungen in Bezug auf die Zeiterfassung gehören die folgenden Ansprüche:

• Finanzielle Entschädigung. Durch eine korrekte Zeiterfassung erhalten die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine finanzielle Entschädigung für die Zeit, die sie in der Telearbeit verbringen.
• Flexible Arbeitszeiten. Fernarbeitnehmer können von flexiblen Arbeitszeiten profitieren, die sie mit ihrem Arbeitgeber vereinbaren. Auch in diesem Fall ist die Zeiterfassung besonders nützlich, da sie die geleisteten Arbeitsstunden genau wiedergibt.
• Privatsphäre. Die Wahrung der Privatsphäre der Arbeitnehmer muss gewährleistet sein. Selbst wenn das Unternehmen das Recht hat, Zeiterfassungssysteme einzusetzen, schließt dies nicht die Installation von Anwendungen auf persönlichen Geräten ein.
• Gleiche Behandlung. Fernarbeitskräfte sollten die gleichen Rechte haben wie Präsenzarbeitskräfte. Dies bezieht sich auf alles, was damit zusammenhängt:
  • Korrekter Zugang zu Informationen,
  • Entlohnung,
  • Aufstiegschancen,
  • Stabilität,
  • angemessene Kommunikation unter Kollegen und mit dem Management usw.

Hinsichtlich der Verpflichtungen, die Unternehmen gegenüber ihren Arbeitnehmern haben, sind die folgenden Punkte hervorzuheben:

• Digitale Abkopplung. Der Arbeitgeber muss die Ruhezeiten sowie die festgelegte Dauer des Arbeitstages einhalten und die Nutzung der technischen Kommunikationsmittel einschränken.
• Finanzielle Verantwortung. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die im Rahmen der Telearbeit anfallenden Kosten zu tragen, wie sie in der Tarif- oder Telearbeitsvereinbarung festgelegt sind. Zu diesen Kosten gehören die Kosten für
  • IT-Ausrüstung (Computer, Adapter, usw.),
  • Möbel (Stühle, Schreibtische, Lampen usw.),
  • ein Teil der Kosten für den Internetanschluss und des Mobilfunktarifs, falls die Arbeitnehmer ihr persönliches Telefon benutzen müssen.

☝️ Behalten Sie es im Auge

• Telearbeit ist heutzutage eine freiwillige Arbeitsform.
• Sie muss durch eine Telearbeitsvereinbarung oder einen Vertrag geregelt werden.
• Bei Nichteinhaltung der von den Arbeits- und Sozialversicherungsinspektoren bestätigten Zeiterfassung des Arbeitstages sind finanzielle Strafen vorgesehen, die bis zu 6.250 Euro betragen können.

Wie wird ein Telearbeitsregister erstellt?

Obwohl das Gesetz eine Zeiterfassung für Telearbeit vorschreibt, ist nicht festgelegt, wie die Unternehmen dieser Verpflichtung nachkommen müssen. Dies geht aus dem Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung des Ministeriums für Arbeit, Migration und soziale Sicherheit hervor:

Jedes System oder Medium, auf Papier oder mit telematischer Unterstützung, das geeignet ist, das gesetzliche Ziel zu erfüllen, d. h. zuverlässige, nicht veränderbare Informationen zu liefern, die weder vom Arbeitgeber noch vom Arbeitnehmer selbst im Nachhinein manipuliert werden können, ist zulässig.

Die Verwendung von Fingerabdrucksystemen kommt jedoch "zumindest während des Alarmzustands und seiner möglichen Verlängerung" nicht mehr in Frage.

Andere Kontrollmethoden, die eingesetzt werden können, sind unter anderem:

• Zeiterfassung in Excel. In der Regel entscheiden sich kleine Unternehmen, bevor sie ein neues System ausprobieren, für einen alten Bekannten: Excel. Die Verwendung einer Vorlage für die Zeiterfassung mit allen Angaben zu den Arbeitnehmern und den Besonderheiten ihres Vertrags in Bezug auf das Stempeln und Stempeln kann über die Rückverfolgbarkeit, die von Cloud-basierten Datei-Hosting-Diensten angeboten wird, durchgeführt und kontrolliert werden.
• Zeiterfassungssoftware. Es gibt heute eine Vielzahl von Zeiterfassungstools auf dem Markt, die von Software zur Erkennung von Aktivitäten (Maus und Tastatur) über Gesichtserkennungssysteme bis hin zu Kartenterminals reichen. Die Vorteile dieser Art von Software sind vielfältig:
  • Zeitersparnis, da nicht nur die Erfassung, sondern auch die Überprüfung der angegebenen Stunden automatisiert wird;
  • Einhaltung der Rechtsvorschriften;
  • Vereinfachung des Stempelsystems;
  • größere Transparenz für die Arbeitnehmer;
  • Datenschutz, usw.
• Anwendungen für Zeiterfassung und Anwesenheit. Bei diesen Anwendungen kann es sich um mobile Versionen der bestehenden Zeiterfassungssoftware des Unternehmens handeln, die z. B. über genaue Geolokalisierungsfunktionen verfügen.

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Zusammengefasst...

Die Erfassung der Arbeitszeit ist in Spanien obligatorisch. Das bedeutet, dass unabhängig davon, ob die Arbeitsdynamik des Unternehmens auf Fernarbeit, hybrider Arbeit oder hundertprozentiger Präsenzarbeit beruht, die Überwachung und Kontrolle der Ein- und Ausgangszeiten der Mitarbeiter durchgeführt werden muss. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen geführt und der zuständigen Behörde im Falle einer Kontrolle zur Verfügung gestellt werden.

Wenn man bedenkt, dass ein Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt, an dem er 30 % seiner Arbeitszeit zu Hause verbringt, als "Telearbeiter" gilt, versteht man, wie wichtig es ist, die Anforderungen zu kennen, die Unternehmen erfüllen müssen, um die korrekte Ausführung der Arbeit ihrer Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Der spanische Rechtsrahmen enthält bereits Bestimmungen zur Regelung der Telearbeit und ihrer Kontrollmechanismen. Jedem Unternehmen steht es jedoch frei, die bequemste Methode zur Durchführung zu wählen , um nicht mit hohen Geldstrafen und Sanktionen belegt zu werden.

Die Zeiterfassungssoftware bietet für dieses Verfahren eine Reihe von Vorteilen , aber es gibt noch viele andere Möglichkeiten, um die Einhaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Haben Sie noch Fragen? Hinterlassen Sie sie in den Kommentaren!