Wie man eine CRM-Spezifikation erstellt & Vorlage zum Herunterladen
Die Einführung eines CRM-Tools beginnt mit der Erstellung eines CRM-Pflichtenhefts.
In diesem wichtigen Schritt werden die CRM-Ziele des Unternehmens, der Aktionsradius der Vertriebs- und Marketingabteilung sowie alle Kriterien festgelegt, die es ermöglichen, die Bedürfnisse und die Nutzung des Kundenbeziehungsmanagements zu qualifizieren.
Wie können Sie den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen ?
Indem Sie sich auf unsere Vorlage für ein CRM-Lastenheft stützen, die Sie in diesem Artikel kostenlos herunterladen können, bevor Sie eine CRM-Software vergleichen und implementieren.
Die Erstellung eines CRM-Lastenhefts, wozu?
Kundenbeziehungsmanagement lässt sich nicht improvisieren, ebenso wenig wie die Wahl Ihrer CRM-Software.
Ein Lastenheft soll als Bezugsrahmen für die Einführung Ihrer CRM-Lösung dienen. Es ist ein Fahrplan, der den Rahmen für die Nutzung der CRM-Software genau festlegt.
Grundsätzlich muss dieses Referenzdokument die folgenden Fragen beantworten:
- Ein CRM, wozu?
- Ein CRM, für wen?
- Ein CRM, zu welchem Zweck?
- Wie wird es eingesetzt?
- Wann und in welchen Fällen wird es eingesetzt?
Bei der Erstellung Ihres CRM-Lastenhefts definieren Sie somit :
- die Ziele Ihres Unternehmens,
- die erwarteten Ergebnisse,
- die von der CRM-Lösung betroffenen Benutzer,
- die Bedürfnisse des Vertriebsteams,
- die Bedürfnisse der Marketingabteilung,
- die Rollen der einzelnen Teams,
- die Interaktionen zwischen den einzelnen Abteilungen,
- die Anforderungen an die Interoperabilität mit anderer, in Ihrer Organisation bereits vorhandener Software.
Wie verfasst man das CRM-Pflichtenheft?
Die fünf Schritte, die Sie befolgen sollten.
Die Erstellung eines durchdachten Lastenhefts erfolgt in 5 Schritten, in denen Sie eine Reihe von Fragen beantworten müssen, um das für Ihr CRM-Projekt am besten geeignete Tool zu ermitteln.
Schritt 1: Vorstellung des Unternehmens und seiner Tätigkeit.
- Administrative Angaben zu Ihrem Unternehmen,
- Vorstellung des Unternehmens,
- Globale Strategie des Unternehmens.
Schritt 2: Detaillierte Angaben zu den Zielen und Herausforderungen des CRM-Projekts.
- Präsentation der vorhandenen Daten,
- Festlegung von messbaren Zielen,
- Berücksichtigung aller Herausforderungen,
- Prioritäre und gewünschte Funktionen.
Schritt 3: Beschreiben Sie die geplanten Geschäftsprozesse.
- Abteilungen und Aufgaben der verschiedenen Abteilungen,
- Prozesse zur Verwaltung der Kundenbeziehungen,
- Zugriff auf die Daten.
Schritt 4: Integration der vorhandenen Daten und technischen Ressourcen.
- Integration der vorhandenen Daten,
- Integration der CRM-Lösung mit den bereits vorhandenen Werkzeugen.
Schritt 5: Umsetzung des CRM-Projekts innerhalb des Unternehmens.
- Ansprechpartner für das CRM-Projekt,
- Vorgesehenes Budget und Rückwärtsplanung,
- Ermittlung des Schulungsbedarfs.
Vorlage für ein CRM-Lastenheft zum Herunterladen.
Diese kostenlose CRM-Lastenheftvorlage im PDF-Format ist Ihr Leitfaden für die Erstellung.
Indem Sie unsere Ratschläge befolgen, stellen Sie sicher, dass Sie eine CRM-Lösung auswählen, die Ihren Kriterien entspricht, insbesondere in Bezug auf :
- technische Fragen,
- die Funktionalität,
- Kosten/Budget,
- Planungsaspekte.
Einige zusätzliche Tipps für Ihre CRM-Spezifikation.
Sie sollten die folgenden drei Verhaltensweisen anwenden, um Ihre Spezifikation besser zu erstellen:
- Führen Sie die Customer Journey durch.
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Erstellung mit ein.
- Fragen Sie eher nach der Nutzung als nach der Funktionalität.
💡 Beachten Sie, dass Sie sich auch an den Hersteller der CRM-Software selbst wenden können, um Unterstützung bei der Erstellung Ihres Pflichtenhefts zu erhalten.
🛠️ Cirrus Shield zum Beispiel, eine zu 100 % anpassbare CRM-Software, bietet ein Beratungspaket an. So profitieren Sie von ihrem Fachwissen bei der Einführung Ihrer Lösung (Erstellung eines Lastenhefts, Parametrisierung der Lösung, Datenmigration, bedarfsspezifische Entwicklungen, Schulung der Benutzer usw.).
🛠 Divalto weavy, ein weiteres Beispiel für CRM, bietet eine Vorlage für ein CRM-Lastenheft an und widmet ein Team Ihrer Begleitung bei Ihrem Projekt, von der einfachen Auskunft bis zur Einführung Ihres Tools. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie sich möglichst genau an Ihre Bedürfnisse anpasst, und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Verbindung mit Verwaltungssoftware.
Welche CRM-Software soll ich wählen?
Sobald Sie Ihr CRM-Pflichtenheft verfasst haben, ist es an der Zeit, die Funktionen der verschiedenen auf dem Markt befindlichen CRM-Softwareprogramme zu vergleichen , um diejenige auszuwählen, die den Herausforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird.
💡 Einige interessante Funktionen oder Module, die Sie je nach Ihren Erwartungen beachten sollten:
- Kontaktverwaltung: Verwalten Sie die Duplikate in Ihrer Datenbank, das ist die Mindestanforderung. Ihre Listen segmentieren zu können, ermöglicht es Ihnen, bei der Personalisierung von Angeboten viel weiter zu gehen.
- Multichannel-Integration: Unabhängig davon, wo Sie mit einem Kunden in Kontakt treten (Telefon, Verkaufsstelle, soziale Netzwerke usw.), können Sie die Daten und die Interaktionen zentralisieren.
- Vertriebsmanagement: Es gibt nichts Besseres als Funktionen zur Vertriebsverfolgung in Verbindung mit einem Modul zur Verfolgung von Verkaufschancen, um die Vertriebsaktivitäten effizient zu steuern.
- Business Intelligence: Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz erhalten Sie ein besseres Kundenwissen und antizipieren Geschäftschancen. So verbessern Sie Ihre Verkaufsprozesse.
- Marketing-Tools: Verbinden Sie Ihr CRM-Tool mit einer E-Mail-Lösung, um gezielte Kampagnen zu versenden, oder mit einem Marketingautomatisierungsmodul, um Ihre Transaktions-E-Mails zu automatisieren und den Interessenten durch den Verkaufstrichter zu führen. Das im B2B-Bereich beliebte Inbound-Marketing ist tatsächlich eine Praxis des Beziehungsmarketings, die zum Kauf führt, insbesondere bei langen Verkaufszyklen.
Artikel aktualisiert, ursprünglich veröffentlicht im Dezember 2017.