Der ultimative Leitfaden für die Umsetzung einer effektiven Kommunikationsstrategie für Ihren Verein
Entgegen der landläufigen Meinung ist die Kommunikation in Vereinen genauso wichtig wie in Unternehmen. Die Einführung einer Kommunikationsstrategie ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur, um Ihren Verein in der Öffentlichkeit bekannt zu machen, sondern auch, um Finanzmittel zu beschaffen.
Und an Mitteln mangelt es nicht: Plakate, E-Mailing, Messen, Pressearbeit, Flyer, soziale Netzwerke... Sie verfügen heute über eine große Auswahl an medialen und nicht-medialen Kanälen , um Ihr Vereinsprojekt zu kommunizieren.
Bei dieser großen Auswahl an Kommunikationsmitteln ist es normal, dass man sich überfordert fühlt. Deshalb unterstützt Sie Appvizer bei der Umsetzung und Überwachung Ihrer Kommunikationsstrategie für Vereine in 10 einfachen Schritten.
1 - Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres Vereins.
Bevor Sie an den Aufbau Ihres Kommunikationsplans denken, müssen Sie zunächst wissen, wer Sie sind, was Sie tun und wohin Sie gehen. Sie müssen sozusagen den "Personalausweis" Ihrer Organisation schreiben, d. h. auf einfache Weise ihre Vision, ihre Mission, ihre Werte und ihre Persönlichkeit definieren.
Wer nicht weiß, woher er kommt, kann auch nicht wissen, wohin er geht
Otto von Bismarck
👉 Stellen Sie sich dazu die richtigen Fragen:
- Was sind die Ziele meiner Organisation?
- Wie sieht seine Geschichte aus?
- Was sind seine Stärken und Schwächen?
- Wie unterscheidet sich mein Verein von anderen Strukturen, die eine ähnliche Tätigkeit ausüben?
- Wie sieht das Profil unseres derzeitigen Publikums aus und wie entwickelt sich die Zahl unserer Mitglieder?
Nachdem die Identitätskarte Ihres Vereins erstellt wurde, ist es nun unerlässlich, eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Kommunikation vorzunehmen:
- Wie kommunizieren Sie heute?
- Waren Ihre bisherigen Kommunikationsmaßnahmen erfolgreich? Wenn nein, warum nicht?
- Welche verschiedenen Instrumente nutzen Sie derzeit? Sind sie ausreichend und/oder wirksam?
- Stimmt Ihre visuelle Identität mit Ihrer Vision und Ihren Zielen überein?
💡 Die Antworten auf diese Fragen müssen klar definiert sein und allen Personen, die zum Vereinsprojekt beitragen , mitgeteilt werden.
2 - Legen Sie Ihre Kommunikationsziele fest
Jetzt müssen Sie die strategischen Ziele Ihrer Kommunikationsstrategie für die Assoziation festlegen. So wissen Sie, auf welche Vision Sie Ihre zukünftigen Kommunikationsmaßnahmen stützen können.
Es gibt drei Arten von strategischen Zielen:
- Kognitives Ziel: "bekannt machen": Sie streben einen höheren Bekanntheitsgrad an,
- Affektives Ziel: "Menschen dazu bringen, Sie zu mögen": Sie möchten bei Ihrem derzeitigen Publikum ein positives Image aufbauen oder dieses verbessern,
- Konatives Ziel: "zum Handeln veranlassen": Sie möchten eine Handlung (Spende, Mitgliedschaft...) auslösen.
Die häufigsten Ziele einer Kommunikationskampagne für Vereine sind:
- Mitglieder werben,
- Freiwillige an den Verein binden,
- Eine neue Aktivität bekannt machen,
- Sponsoren finden usw.
💡Beachten Sie: Konzentrieren Sie sich auf maximal 2 Ziele, um sich nicht zu verzetteln und die Botschaft so klar wie möglich zu vermitteln.
3 - Identifizieren Sie die Zielgruppen, die Sie erreichen wollen.
Damit Ihre Kommunikationsmaßnahmen so effektiv wie möglich sind, müssen sie auf die Zielgruppe abgestimmt sein, die sie erhalten soll. Dazu müssen Sie die Kenntnisse über Ihre Marketing-Personas verfeinern und regelmäßig aktualisieren.
In der Kommunikation unterscheidet man 3 Arten von Zielen:
- Die Hauptzielgruppe: Dies sind alle Personen, die von der Botschaft direkt betroffen sind;
- Die Kernzielgruppe: Sie ist ein Untersegment der Kernzielgruppe. Es wird ein genaueres Kriterium hinzugefügt (Altersgruppe, Ort...) ;
- Sekundäre Zielgruppen: Hierbei handelt es sich um " Relais-Zielgruppen ", die für die Verbreitung Ihrer Botschaft unerlässlich sind (Presse, Meinungsführer, Partner...).
👉 Diese drei Ebenen der Zielgruppenansprache werden es Ihnen ermöglichen, Ihre Zielgruppen und damit Ihre Kommunikationsmaßnahmen zu priorisieren. Einige sind für den Erfolg Ihres Vereinsprojekts wichtiger als andere.
4 - Bestimmen Sie die Botschaft, die Sie vermitteln wollen.
Sie sprechen nicht alle Menschen auf die gleiche Weise an. Ihre Ausdrucksweise und Ihre Worte werden nicht dieselben sein, wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem besten Freund sprechen!
Deshalb ist die Botschaft, die Sie vermitteln, von entscheidender Bedeutung. Sie hängt von Ihren strategischen Zielen und der Zielgruppe ab, die Sie erreichen möchten. Sie muss also klar sein und einen angemessenen Tonfall haben. Sie kann :
- institutionell sein,
- schräg sein,
- berührend, usw.
👉 Beispiel: Nach einer Bestandsaufnahme meines Vereins stellt sich heraus, dass wir einen Mangel an Freiwilligen haben und dass unsere Mitglieder kein sehr gutes Bild von der Organisation haben. Meine Ziele sind daher konativer und affektiver Natur. Folgende Botschaften möchte ich vermitteln:
- "Dank unseres Vereins profitieren Sie von [Ideal, das von der Zielgruppe angestrebt wird und bei dessen Erreichung der Verein helfen kann]...".
- "Unsere Organisation setzt sich für [Ideal, das von der Organisation angestrebt wird] ein und hilft [Mission der Organisation]...". Dies kann z. B. in Form eines Testimonials wiedergegeben werden.
5 - Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmittel aus.
Wie Sie sicher schon bemerkt haben, müssen Sie Ihre Kommunikationskanäle an Ihre Zielgruppe anpassen. Die Mitglieder eines Leseclubs für Senioren werden nicht für eine Kommunikation über TikTok oder Instagram empfänglich sein!
Daher ist es entscheidend, an welchen Stellen Ihr Verein auf die Zielgruppen trifft.
Physische Kommunikationsmedien
- Messen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen : Nichts geht über den direkten Kontakt, bei dem Sie Ihre Organisation und ihre Aktionen vorstellen können. Diese Art der Begegnung ermöglicht es Ihnen, Ihr Publikum in einer geeigneten Umgebung sehr effektiv zu erreichen.
- Partnerschaften: Dies kann zwischen Ihrem Verein und einem Unternehmen, einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung usw. geschehen. Ein wohltätiger Handballverein kann beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem regionalen Handballverein eine Sportveranstaltung organisieren.
- Eine Flyerverteilung im öffentlichen Raum: Wer wurde nicht schon einmal von einer Person in einer Einkaufsstraße angesprochen, um einen Flyer abzuholen oder eine Petition zu unterschreiben? Sicherlich ist dies eine Technik, die umstritten ist, aber sie kann im Fall eines Vereins funktionieren, der für eine bevorstehende Veranstaltung werben möchte.
Mediale Kommunikationsmittel
Eine echte Werbekampagne über Fernsehen, Radio und Plakate ist angesichts der hohen finanziellen Kosten für Vereine selten erschwinglich, doch es gibt leichter zugängliche Hebel, insbesondere :
- Lokale Fernsehsender: Sie sind billiger und leichter zugänglich und bieten die Möglichkeit, Ihre Aktion im Rahmen einer Werbebeilage in den Mittelpunkt zu stellen.
- Lokale oder regionale Presse: Denken Sie zum Beispiel an das Magazin Ihrer Kommune, das leichter zugänglich ist als nationale Magazine.
- Plakate : Beachten Sie, dass Kleinanzeigen in Schulen oder Bäckereien kostenlos sind. Legen Sie überall in dem Gebiet, für das Sie sich interessieren, Flugblätter aus.
Online-Kommunikationsmedien
- Die Website Ihres Vereins: Eine gut aufgebaute und optisch ansprechende Website ist für Ihre Zielgruppe ein echter Glaubwürdigkeitsgarant. Sie können Fotos von Ihren Freiwilligen und Mitgliedern (natürlich mit deren Einverständnis) und/oder von verschiedenen Veranstaltungen, an denen Sie teilgenommen haben, einfügen, um Ihr Engagement zu veranschaulichen. Fordern Sie potenzielle Mitglieder dazu auf, ihre Kontaktdaten über Newsletter-Anmeldeformulare oder Download-Landingpages zu übermitteln.
- E-Mailing: Nachdem Sie die E-Mail-Adressen Ihrer potenziellen Mitglieder erhalten haben, können Sie sie mithilfe von E-Mailing dazu bewegen, sich Ihrer Sache anzuschließen und sie an sich zu binden. Informieren Sie sie über Ihre täglichen Aktivitäten, über Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen, über neue Mitglieder usw.
- Soziale Netzwerke: Soziale Netzwerke gehören zu den effektivsten und kostengünstigsten Kommunikationsmitteln in dieser Liste. Abgesehen davon, dass Sie dank ihrer großen Vielfalt (Facebook, LinkedIn, Instagram, Pinterest usw.) jedes Publikum ansprechen können, ermöglichen sie es Ihnen, eine echte Nähe zu Ihren Mitgliedern herzustellen.
- Suchmaschinenwerbung SEO/SEA: Natürliche und bezahlte Suchmaschinenoptimierung sind hervorragende Möglichkeiten, um Ihre Website in den Suchergebnissen von Google sichtbar zu machen.
💡 Und vergessen Sie vor allem nicht: EIN Medium liefert EINE Botschaft für EINE Zielgruppe.
6 - Bauen Sie Ihre visuelle Identität auf.
Die visuelle Identität ist die grafische Darstellung Ihres Vereins. Definieren Sie in einem ersten Schritt die Grafikcharta Ihrer Organisation. Diese besteht aus :
- den Hauptfarben Ihrer Organisation,
- den Formen, anhand derer sie schnell identifiziert werden kann.
👉 Auf der Grundlage dieser Grafikcharta werden Ihr Logo, das Design Ihrer Website und alle Ihre Kommunikationsmittel, seien sie physisch oder digital, basieren. Das kann Folgendes betreffen:
- Ihre Visitenkarten,
- Ihre Newsletter,
- Ihre Broschüren und Flyer usw.
💡 Eine Grafikcharta sollte mit deinen Kommunikationsmedien übereinstimmen und mit den Werten und Grundsätzen deines Vereins übereinstimmen .
7 - Planen Sie Ihren Kommunikationskalender
Die Erstellung eines Kommunikationskalenders ist von entscheidender Bedeutung. Je nachdem, welche Medien Sie verwenden werden, kann es sehr hilfreich sein, einen Rückwärtsplan zu erstellen. Erstellen Sie ihn entsprechend :
- Ihren internen Terminen,
- externen Ereignissen, die mit Ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen,
- den wichtigen Daten, die den Rhythmus des gesellschaftlichen Lebens in Ihrer Gemeinde bestimmen,
- den personellen Mitteln, die Ihnen zur Verfügung stehen (Angestellte, Freiwillige, Mitglieder...).
💡 Tatsächlich werden Fristen und Planung oft unterschätzt. Legen Sie einen Fahrplan fest, damit Sie sich nicht verlaufen und die Mitglieder Ihres Vereins effektiv anleiten können.
Sie können auch ein Pflichtenheft erstellen, um :
- die Erstellung und Betreuung Ihrer Kommunikationsmittel besser zu organisieren: Layout, Format, Kauf von Bildern etc,
- Ihren Verteilungsplan besser zu bearbeiten: Anzahl der Exemplare, Referenzierung der Orte, an denen sie verteilt werden, usw.
8 - Legen Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen fest.
Und ja, wir kommen zum am wenigsten "spaßigen" Schritt Ihrer Strategie, der aber oh so wichtig ist: die Festlegung Ihres Kommunikationsbudgets. Sie müssen also alle Ausgaben von der Erstellung Ihrer Inhalte bis zu ihrer Verbreitung einplanen.
Dazu gehört auch das Budget für die verschiedenen Dienstleister:
- Grafiker,
- Entwickler,
- Webmaster,
- Community-Manager usw.
💡 Wenn Ihr Budget zu knapp bemessen ist, können Sie sich auf die kostengünstigsten Kommunikationsmedien (soziale Netzwerke, E-Mailing und Newsletter) stützen und Ihre Inhalte über kostenlose Spezialtools selbst erstellen (siehe etwas weiter unten im Artikel).
9 - Finden Sie die Sprecher Ihrer Organisation.
Die Sprecher Ihrer Kommunikation, die auch als "Ressourcen" bezeichnet werden, sind einflussreiche Personen, die Ihre Kommunikation in ihrem Umfeld teilen, um Ihnen mehr Sichtbarkeit zu garantieren.
Sie können dabei helfen, die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, zu verbreiten, indem sie :
- indem sie z. B. Ihre Kommunikationsmaterialien verteilen,
- oder indem sie Ihre Botschaften in sozialen Netzwerken weiterleiten.
10 - Bewerten Sie Ihre Kommunikationsmaßnahmen und passen Sie sie an.
Es ist wichtig, dass Sie sich genügend Zeit und Mittel nehmen, um Ihre Kommunikationsmaßnahmen zu analysieren. Hierfür ist der Einsatz von Statistik-Tools und Marketing-KPIs unerlässlich.
👉 Diese werden es Ihnen ermöglichen, :
- die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen zu messen,
- die Auswirkungen Ihrer Aktionen auf die Anzahl Ihrer Mitglieder und/oder Freiwilligen zu bewerten,
- die Leistung Ihrer externen Veranstaltungen zu messen,
- den Fortschritt Ihrer Spenden zu verfolgen usw.
💡 Die Analyse dieser Ergebnisse ermöglicht es Ihnen, Ihre Aktionen gegebenenfalls anzupassen, Ihre Aktivitäten besser zu steuern und anhand von Zahlenmaterial fundierte Entscheidungen zu treffen .
[Bonus] 2 wichtige Tipps zur Optimierung der Kommunikation Ihres Vereins.
Ihr Umfeld gut kennen
Neben der Kenntnis Ihrer Organisation in Bezug auf Vision, Mission, Ziele und Werte ist es umso wichtiger, Ihr Umfeld zu kennen. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:
- Wer sind meine Gegenüber?
- Wer sind meine Konkurrenten und was sind ihre Wettbewerbsvorteile?
- Wie sieht der Markt aus, in dem Sie tätig sind?
- Was sind seine Bedrohungen und Chancen?
💡 Sie können eine Strategie- und Wettbewerbsbeobachtung durchführen, um immer auf dem Laufenden über die Aktivitäten Ihrer Konkurrenten und die Entwicklungen im Umfeld zu sein.
Rüsten Sie sich mit einer geeigneten Software aus.
Es gibt kostenlose und sehr benutzerfreundliche Software für die Verwaltung von Vereinen, mit der Sie Ihre Organisation verwalten können. Wenn Sie sich mit einer Vereinssoftware ausstatten, verlieren Sie sich nicht in den Mühlen der Verwaltung und können sich voll und ganz auf Ihre Kommunikationsstrategie konzentrieren.
Diese Tools bieten mehrere Vorteile:
- Die Zuverlässigkeit der Buchungen und Buchhaltungsunterlagen,
- Die einfache Aktualisierung der Mitgliederdateien,
- Die automatische Aktualisierung der Mitgliederdatenbank für jedes bestätigte Beitrittsformular,
- Die Verwaltung der Beitragszahlungen: Beitragsmahnungen, direkte Online-Zahlungen, etc.
- Die Verfolgung von Reservierungen oder noch verfügbaren Plätzen bei Veranstaltungen, Sport- oder Kulturereignissen usw.
HelloAsso zum Beispiel ist eine Vereinsverwaltungslösung made in France, die zu 100 % kostenlos (ohne Provisionen oder Bankgebühren) und ultraeinfach zu erlernen ist und Ihnen hilft, Ihren Verein effizient und zentral zu verwalten. Die Software erleichtert die Verwaltung Ihres Vereins und unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer Kommunikationsstrategie für Vereine:
- Erstellung von Internetseiten direkt von der Plattform aus,
- Organisation von Veranstaltungen und Erstellung von maßgeschneiderten Formularen über anpassbare Templates,
- Verwaltung von Mitgliedschaften und Spendensammlungen,
- Starten und Überwachen von Crowdfunding-Kampagnen und vieles mehr!
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Kommunikation im Verein in Kürze
Wie Sie sicher bemerkt haben, ist die Kommunikation in einem Verein genauso wichtig wie in einem Unternehmen. Mit einer optimalen Kommunikationsstrategie können Sie mehr Spenden sammeln, die Zahl Ihrer Mitglieder erhöhen und Ihr Image in der Öffentlichkeit verbessern.
Das Wichtigste, was Sie sich merken sollten, ist, dass jede Ihrer Zielgruppen nur eine einzige Botschaft und ein einziges Ziel haben sollte, damit Sie sich nicht darin verlieren. Es ist besser, eine einfache, zielgerichtete und wirksame Kommunikation zu machen, als zu schnell vorgehen zu wollen und die Zielgruppe nicht zu erreichen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen