[Tutorial] Wie kann man ein Freiwilligenprogramm mithilfe eines speziellen Tools gut verwalten?

Freiwillige sind heutzutage zu unverzichtbaren Elementen bei der Organisation einer Veranstaltung geworden. Ohne ihren Beitrag könnten die meisten Veranstaltungen nicht unter optimalen Bedingungen organisiert werden.

Die Verwaltung der Freiwilligen für einen Organisator bleibt jedoch mühsam und zeitraubend. Eine Aufgabe, die vom Organisationsteam eine gewisse Gründlichkeit erfordert.

In diesem Tutorial werden wir Ihnen Lösungen vorschlagen, mit denen Sie die Verwaltung Ihres Freiwilligenprogramms digitalisieren können, indem Sie Ihre Schritte und Ihre Kommunikation mit der Gemeinschaft vereinfachen.

Wie kann man sein Freiwilligenprogramm gut vorbereiten und planen?

Der Hintergrund

Freiwillige sind eine unverzichtbare Ressource für einen Organisator. Sie sind während der gesamten Veranstaltung anwesend und zögern nicht, ihre Zeit zu opfern und ihre Erfahrung einzubringen, um den Erfolg einer Veranstaltung zu ermöglichen.

Ohne ihre Anwesenheit könnte keine sportliche oder kulturelle Veranstaltung stattfinden. Laut einer aktuellen Studie von France Bénévolat spendeten 2019 fast 12,5 Millionen Menschen ihre Zeit, um diese Aktivitäten und Vereine am Leben zu erhalten.

Diese Freiwilligenteams zu verwalten und zu koordinieren bleibt dennoch eine große Herausforderung für das Organisationsteam. Das Management ist in der Tat eine komplexe Aufgabe, die eine gewisse Erfahrung voraussetzt. Eine Aufgabe, bei der man normalerweise viel Zeit damit verbringt, Excel-Tabellen auszufüllen und Informationen aus verschiedenen Quellen zu erfassen.

Als Organisator haben Sie die Aufgabe, ein Team von Freiwilligen anzuwerben, zu verwalten, zu koordinieren und zusammenzuführen, das in der Lage ist, Ihre Veranstaltung durch seine Fähigkeiten und seinen Geisteszustand zum Erfolg zu führen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihr Freiwilligenprogramm effizient aufbauen und dabei wertvolle Zeit sparen können.

Die Schritte, die Sie befolgen sollten

1- Definieren Sie den Bedarf und die typischen Profile.

Ihre Veranstaltung wirft ihre Schatten voraus. Eine der Schlüsseletappen in Ihrer Organisation ist es, die Gesamtheit der Bedürfnisse (materiell, menschlich, technisch) zu bestimmen, die für den reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung notwendig sind. Eine Liste der verschiedenen Aufgaben muss im Vorfeld erstellt werden. Dies ist eine gute Gelegenheit, um ein Team von kompetenten Freiwilligen zusammenzustellen.

Dabei sollte das Profil jedes Einzelnen berücksichtigt werden. Freiwillige mit unterschiedlichen Persönlichkeiten können ihr Wissen und ihre Fähigkeiten in den Bereichen Empfang, Logistik oder Merchandising einbringen.

Einige Stellen können auch von Personen mit besonderen körperlichen Fähigkeiten besetzt werden. So kann es z. B. erforderlich sein, einen ganzen Tag lang zu stehen, um Läufern Verpflegung zu geben oder Sportlern bei ihren Anstrengungen in den Bergen zu helfen. Vor, während und nach Ihrer Veranstaltung sind diese Freiwilligen daher für den reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit der Teilnehmer von entscheidender Bedeutung.

2 - Stellenbeschreibungen ausarbeiten

Um Ihre Freiwilligen den richtigen Aufgaben zuzuweisen, ist die Erstellung von Stellenbeschreibungen unerlässlich.

Ihre erste Aufgabe wird es sein, eine detaillierte Stellenbeschreibung hinzuzufügen. Je detaillierter die Beschreibung ist, desto besser. Indem Sie anschließend den spezifischen Ort anhängen.

Mit einer Software wie Recrewteer ist es Ihnen sogar möglich, den Einsatzbereich mithilfe einer interaktiven Karte und GPS-Koordinaten anzugeben. Ihre Freiwilligen haben so die Möglichkeit, sich leicht zurechtzufinden und sich am richtigen Ort zu positionieren. Beispielsweise bei einem Posten als Streckenposten bei einem Lauf oder Trail, wo es wichtig ist, sich an der richtigen Kreuzung zu positionieren.

Ein weiteres wichtiges Element, das Sie ausfüllen sollten, sind die gewünschten Zeitfenster und die Kontaktdaten des Postenleiters. Die Freiwilligen können sich einfach auf ihren direkten Vorgesetzten beziehen und mit ihm sprechen.

Die Digitalisierung und Zentralisierung aller Informationen über Ihr Freiwilligenprogramm ist heutzutage ein Schritt, der Ihnen Zeit bei der Verwaltung sparen wird.

3 - Freiwillige anwerben

Der Aufbau eines Teams von Freiwilligen ist eine echte Aufgabe. Es wird für Sie wichtig sein, eine attraktive Kampagne auf den richtigen Kommunikationskanälen zu erstellen. Eine Ankündigung auf mehreren Medien wie der Website der Veranstaltung oder den sozialen Netzwerken ist heutzutage unerlässlich.

Ein Vorgehen bei lokalen Vereinen und Städten in der Umgebung des Veranstaltungsortes hilft Ihnen ebenfalls, Ihren Aktionsradius zu erweitern. Sie können auch die Reichweite von Lokalzeitungen und Radiosendern nutzen, um Ihre Botschaft zu verbreiten.

💡 Die Anwerbung wird mit einem einfachen und für alle zugänglichen Anmeldeformular noch effektiver. Die Erstellung dieses Online-Formulars sollte mit spezifischen Feldern entsprechend Ihren Bedürfnissen angepasst werden (persönliche Informationen, Verfügbarkeit, spezifische Kompetenzen, gesprochene Sprachen usw.). Mit wenigen Klicks kann sich Ihr zukünftiger Rekrut anmelden und die geforderten Informationen ausfüllen, ohne ein Computerexperte zu sein.

4 - Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu.

Ihre Freiwilligen stehen nun in den Startlöchern und sind bereit, Ihnen ihre Zeit zu widmen. Die Zuweisung der Freiwilligen zu den einzelnen Posten entsprechend ihrer Verfügbarkeit kann für die Organisatoren schnell zu einem echten Kopfzerbrechen werden. Duplikate, vergessene Zeitfenster, ungeeignete Aufgaben... Fehler können sich schnell einschleichen, wenn man die Informationen in mehreren Excel-Tabellen vervielfältigt.

Eine Online-Verwaltung mit " intelligentem Matching" zwischen Ihren Freiwilligen und Ihren Stellen dank der Zuweisungsmodule ist einer der Vorteile dieser Digitalisierung. So können Sie in Echtzeit eine Auslastung Ihrer Einsätze erhalten, um noch effizienter und reaktionsschneller zu sein. Für jeden Freiwilligen ermöglicht diese neue Verwaltung eine Anzeige aller Stellen, die seiner Verfügbarkeit und seinen Wünschen entsprechen. So können Sie Engpässe in Ihrer Organisation vermeiden und Ihr gesamtes Team zufriedenstellen.

5 - Kommunizieren Sie regelmäßig und effizient.

Die Kommunikation ist entscheidend, um Ihre Freiwilligen zu vereinen und an sich zu binden. Vor, während und nach Ihrer Veranstaltung ist es unerlässlich, diese Verbindung aufrechtzuerhalten, indem Sie häufig mit den Mitarbeitern kommunizieren.

Ob gezielt oder allgemein, die Kommunikation wird den Freiwilligen die Möglichkeit bieten, sich über anstehende Aufgaben, eventuelle Änderungen in letzter Minute oder Elemente, die mit der Stelle zu tun haben, auf dem Laufenden zu halten.

E-Mailing, WhatsApp, SMS, Slack, Videokonferenzen... es gibt viele Möglichkeiten, diese Beziehungen aufrechtzuerhalten und die Truppen zu motivieren. Freiwillige brauchen diese Kontakte, um sich wirklich in das Projekt eingebunden zu fühlen.

Vollständiges Tutorial zur Online-Verwaltung von Freiwilligen

Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt verfolgen, wie Frédéric Farinetti, ehrenamtlicher Leiter des TVJ (Trail Volodalen du Jura), mit der Freiwilligenverwaltungssoftware Recrewteer vorgeht.

Nach zwei schwierigen Jahren kehrt der Trail bei seiner 12. Ausgabe mit vielen Neuheiten und einem neuen Rennformat, einem 80 km langen Ultra Trail, zurück. Diese Veranstaltungen erfordern mehr Freiwillige, die die Läufe betreuen und die Teilnehmer bei ihren Anstrengungen unterstützen.

Nachdem er mehrere Jahre lang mit Excel-Tabellen jongliert hatte, entschied sich Frédéric für eine Online-Lösung, bei der alle Elemente an einem einzigen Ort gespeichert werden.

Eine Verwaltung des freiwilligen Programms ist für den Organisator weniger zeitaufwendig und stressfrei.

Schritt 1: Ermittlung der Bedürfnisse.

Der erste Schritt für Frédéric besteht darin, die Gesamtheit der Laufstrecken in die Lösung für das Freiwilligenmanagement zu importieren. Dies wird es ermöglichen, alle Aufgaben und Bedürfnisse während der Veranstaltung zu erfassen.

Die Anzahl der mobilisierten Freiwilligen kann während dieses Schrittes festgelegt werden:

• Streckenposten,
• Verpflegung,
• Ausgabe der Startnummern,
• Verpflegung,
• Logistik.

Schritt 2: Importieren der Freiwilligen-Datenbank

In den elf Jahren seines Bestehens hat der TVJ eine richtige Datenbank mit seinen Freiwilligen aufgebaut. Um eine Kommunikationskampagne mit der Online-Plattform zu erneuern, muss Frédéric zunächst seine Datei säubern und strukturieren.

Wesentliche Elemente wie Name, Vorname, E-Mail und Telefonnummer müssen vor dem Import in verschiedene Felder einer Excel-Datei eingetragen werden.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Seite für Freiwillige auf der Website der Veranstaltung.

Die Mobilisierung von Freiwilligen wird durch eine gute Kommunikation erreicht. Es ist notwendig, bei den Freiwilligen den Wunsch zu wecken, sich an Ihrer Seite zu engagieren. Frédéric wird von diesem Platz profitieren, um die Werte des TVJ und die entwickelte Geselligkeit zu fördern.

Auf dieser Seite wird eine Präsentation der Aufgaben und Bedürfnisse mit einem eingängigen Text spezifiziert. Die Seite sollte attraktiv und warmherzig sein und als Bonus positive Aussagen von Freiwilligen enthalten, die nicht zögern, zukünftige Rekruten zu motivieren, sich zu engagieren.

👉 Beispiel für die Freiwilligenseite des TVJ.

Schritt 4: Erstellen Sie das Anwerbeformular.

Eine Online-Anmeldung vereinfacht das Zusammenstellen der Informationen.

Um den Freiwilligen den Weg zu erleichtern, verlangt die Lösung keinen Benutzernamen und kein Passwort. Der Freiwillige kann sich ganz einfach anmelden. Personalisierte Felder ermöglichen es Frédéric, die Informationen zu erhalten, die er benötigt (Verfügbarkeit, Wünsche, Fähigkeiten, Führerschein usw.).

👉 Beispiel für das Anmeldeformular Freiwilliger.

Schritt 5: Start der Anwerbekampagne in der Gemeinde.

Erste Kontaktaufnahme mit den treuen Freiwilligen.

Frédéric sendet eine erste Kampagne per E-Mail oder SMS an seine Freiwilligen-Datenbank. Eine knappe, aber positive Botschaft, um seine Freiwilligen zu ermutigen, die Erfahrung zu wiederholen. Diese beiden Kommunikationskanäle sind heute die direktesten Wege, um Freiwillige anzusprechen. Das Anmeldeformular wird auch auf der Website der Veranstaltung integriert, um neue potenzielle Rekruten (Familie, Freunde) anzuziehen.

Darüber hinaus ist eine Akquise vor Ort bei den Rathäusern, Clubs und Sportvereinen der Gegend ebenfalls unerlässlich. Ein Win-Win-Austausch, da die Strukturen über die Kommunikationsmittel der Plattform in den Vordergrund gerückt werden können.

Schritt 6: Ausarbeitung der Aufgabenblätter.

Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Organisation des Freiwilligenprogramms.

Die Karteikarten sollten daher detailliert und so informativ wie möglich sein. Sie werden so viele Informationen wie möglich enthalten, die es den Freiwilligen ermöglichen, ihre Aufgaben korrekt auszuführen.

Die Recrewteer-Lösung verfügt über zahlreiche Felder, die definiert werden können (Name der Stelle, Kategorie, Beschreibung, GPS-Standort, Zeitfenster). Frédéric muss sicherstellen, dass er eine klare und präzise Beschreibung hinzufügt, um seinen Freiwilligen bei der Übernahme der Stelle ein Gefühl der Sicherheit zu geben.

Schritt 7: Planen Sie den Austausch mit den Freiwilligen.

Auch wenn die Digitalisierung zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Verwaltung seines Freiwilligenprogramms geworden ist, legt Frédéric großen Wert auf den individuellen Austausch mit seinen Freiwilligen.

Der menschliche Kontakt ist unerlässlich, um die Wünsche, Sehnsüchte und Motivationen jedes Einzelnen kennenzulernen. Zwischen den beiden Parteien muss eine Verbindung entstehen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Schritt 8: Zuweisung der Stellen

Die Einstellung der Teams nähert sich ihrem Ende. Alle Informationen werden direkt in die Plattform integriert.

Recrewteer ermöglicht es Ihnen, Ihre Freiwilligen einfach und fehlerfrei mithilfe der Zuweisungsmodule zuzuweisen. Die Lösung berücksichtigt die Kompetenzen, die Verfügbarkeit und die Wünsche jedes Einzelnen und ordnet die Personen den entsprechenden Aufgaben zu.

Frédéric übermittelt dann eine Beschreibung der Aufgaben und eine individuelle Planung an jeden Teilnehmer.

Schritt 9: Festlegung einer Kommunikationsstrategie

Das ganze Jahr über eine konstante Verbindung zu den Teams zu halten, ermöglicht die Aufrechterhaltung einer familiären und freundlichen Beziehung. Frédéric entwickelte eine Kommunikationsstrategie, um diese enge Bindung zu seiner Gemeinschaft zu erhalten.

Die Lösung bietet mehrere Funktionen, die es ermöglichen, die richtigen Botschaften zu verbreiten. Im Rahmen der Organisation des TVJ übermittelt er einige Monate vor dem Termin in einer Vorschau das Design des Freiwilligen-T-Shirts und fordert sie auf, Feedback zu geben. Ein Leitfaden für Freiwillige mit praktischen Informationen wird ebenfalls eine Woche vor der Veranstaltung verschickt. Am Vorabend jeder Mobilisierung verschickt das Organisationsteam eine ermutigende SMS, um die Motivation der Helfer zu steigern, und am Abend eine Dankes-SMS, um ihnen zu gratulieren. Darüber hinaus wird im Laufe des Jahres ein Freiwilligenabend geplant, bei dem alle Freiwilligen zu einem gemütlichen Essen zusammenkommen.

Die Freiwilligen müssen das Gefühl haben, in die Veranstaltung integriert und eingebunden zu sein. Der Organisator muss ein echtes Freiwilligenprogramm erstellen, das insbesondere eine präzise Kommunikation, eine freundliche Atmosphäre und eine gewisse Gratifikation (Essen, Goodies) beinhaltet.

Sie werden oft von anderen Veranstaltungen in der Umgebung angefordert. Setzen Sie also alles auf eine Karte und stellen Sie einen tollen Mitarbeiterstab zusammen.