Wie wählt man die richtige Projektmanagementsoftware?

Es gibt ein vielfältiges Angebot an Projektmanagementsoftware, was die Auswahl Ihrer Lösung erschweren kann. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihre gesamten Bedürfnisse genau definieren und die Einschränkungen und Möglichkeiten Ihres Unternehmens berücksichtigen. Hier finden Sie alle unsere Artikel und Tipps zu Projektmanagement-Tools.

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Welche Art und Größe von Projekt?

Sie beginnen mit einem Projekt, das Ihnen am Herzen liegt oder das Ihre Einrichtung wachsen lässt. Je nachdem, wie ambitioniert Ihr Projekt ist, wird der Umfang der Arbeit unterschiedlich sein.

• Wenn es sich um ein eher persönliches oder kleines Projekt handelt, benötigen Sie keine Software mit umfangreichen Funktionen. Begnügen Sie sich mit einer Software, die die Möglichkeit bietet, Aufgaben zu verwalten und einen guten Überblick über den Zeitplan und einen detaillierten Terminplan zu haben. Diese Art von Software ist häufig kostenlos oder sehr kostengünstig. Sie richtet sich an eine kleine Anzahl von Nutzern.
• Wenn es sich um ein gemeinschaftliches Projekt handelt, benötigen Sie erweiterte Funktionen. Streben Sie eine Software an, die Ihnen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, ein Forum und Wikis bietet. So kann jeder Mitarbeiter Dokumente bearbeiten, Vorschläge machen oder seine Meinung zum Fortschritt des Projekts äußern. Geteilte Dokumente werden automatisch auf allen Benutzerkonten geändert. Sie müssen nicht befürchten, an einer falschen Version eines Dokuments zu arbeiten. Mithilfe einer Instant-Messaging-Anwendung können Sie schnell miteinander kommunizieren.
• Wenn Sie ein großes Projekt mit vielen Benutzern in Angriff nehmen, entscheiden Sie sich für Lösungen mit integrierter Verwaltungssoftware. Sie passen sich perfekt an Ihr Unternehmen an, indem sie je nach Berufszweig und Ihren eigenen Bedürfnissen variieren. Planungsverwaltung, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung und Beschaffung, Qualität, Kundenbeziehungen - Sie können von sehr weitreichenden Funktionen profitieren, die Ihnen helfen werden, Ihr Projektmanagement erfolgreich durchzuführen.

Lokal oder SaaS?

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Entscheiden Sie sich für eine lokal installierte Projektmanagementsoftware oder für eine SaaS-Software. Welche Unterschiede gibt es zwischen den beiden?

• Lokal: Die Software wird direkt auf den Servern des Unternehmens installiert. Ihre Daten werden im Unternehmen gespeichert. Zum Arbeiten ist keine Internetverbindung erforderlich. Diese Lösung ist jedoch manchmal teurer als ausgelagerte Software, zumal Updates nicht systematisch eingeschlossen sind.
• Saas: "Software as a Service", d. h. "Software als Dienstleistung". Diese Art von Software hat viele Vorteile. Sie ermöglicht einen einfachen und unkomplizierten Zugang, da die Daten auf einem externen Server verwaltet werden. So können Sie sich von einem Computer, aber auch von einem Smartphone oder Tablet von jedem Ort aus einloggen, solange Sie eine Verbindung haben.
  Es handelt sich um eine Mehrbenutzerlösung. Mehrere Sitzungen können gleichzeitig verbunden sein und sie ist sehr einfach zu verwalten. Außerdem führt die Saas-Software automatisch Updates durch, ohne dass Ihre IT-Abteilung Zeit für diese Aktion aufwenden muss. Es ist die technische Abteilung der Website, die das Management von Fehlfunktionen übernimmt und Ihre IT-Mitarbeiter somit für andere Aufgaben freigibt.
  Sie haben einen genauen Überblick über das Budget für diese Software, da sie in Form von Abonnements angeboten werden. Meistens sind die Preise je nach Anzahl der Nutzer degressiv. Rechnen Sie nach, bevor Sie sich festlegen. Wenn Ihr Projekt mehrere Jahre dauert, sollten Sie daran denken, dass die Kosten für ein Abonnement zwar im Moment attraktiv erscheinen, aber nach einiger Zeit weniger rentabel werden können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Saas viele Vorteile gegenüber lokaler Software hat, obwohl diese auf eine Internetverbindung angewiesen ist. Lokale Software ist eine echte Investition für ein Unternehmen, während SaaS-Software lediglich Betriebskosten verursacht und jederzeit beendet werden kann. Daher belastet sie das Budget vor allem kleiner Unternehmen weniger.