Wie man ein gutes internes Projekt-Kick-off-Meeting durchführt
Ein Projekt-Kick-off-Meeting ist eine Auftaktsitzung vor Beginn eines Projekts. Solche Treffen dienen dazu, die Teammitglieder vorzustellen, Ziele festzulegen und die Zusammenarbeit transparent zu machen. Voraussetzung ist natürlich, dass die Sitzung korrekt abgehalten wird.
In dieser Sitzung sollten die wichtigsten Elemente des Projekts und andere Planungsaktivitäten festgelegt werden. Sie führt die Mitglieder des Projektteams und den Kunden in das Projekt ein und bietet Gelegenheit, die Rolle der einzelnen Teammitglieder zu besprechen. Auch andere Schlüsselelemente des Projekts, die den Kunden betreffen, können in dieser Sitzung besprochen werden (Zeitplan, Häufigkeit und Format der Fortschrittsberichte usw.).
Was ist der Zweck einer Projekt-Kick-off-Sitzung?
Der Hauptzweck einer Projektauftaktsitzung besteht darin, die erwarteten Rollen und Beiträge der verschiedenen Beteiligten zu definieren.
Außerdem wird versucht, die Risiken und Probleme zu klären, die auftreten können, insbesondere solche, die sich auf den Projektzeitplan und die Zufriedenheit des Kunden auswirken können. Dies ist genau der Zeitpunkt, an dem die Beteiligten direkt über jegliche Unterstützung berichten können, die sie während der Projektdurchführung benötigen.
Wie lang sollte ein Projekt-Kick-Meeting sein?
Falls der Manager nicht alle Teammitglieder zu einem Treffen einladen kann, sollte mindestens ein Vertreter aus jeder Einheit eingeladen werden.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Manager mehrere Kick-off-Meetings abhalten, sowohl intern für die Mitarbeiter als auch extern, zusammen mit dem Kunden. Die optimale Dauer des Treffens ist eine Stunde, und es ist nicht notwendig, das Treffen zu verlängern, da die Aufmerksamkeit der Teilnehmer dann nicht mehr gegeben ist.
6 Hauptschritte, die bei einem Projekt-Kick-off-Meeting zu beachten sind
#1. Gegenseitiges Kennenlernen
Stellen Sie sich vor und bitten Sie die Teilnehmer, dies ebenfalls zu tun. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Fachleute noch nicht kennen. Was kann ich sagen? Grundlegende Informationen:
- Vorname,
- Nachname,
- Funktion im Unternehmen.
Die Rolle eines jeden im Projekt wird später geklärt.
#2. Tagesordnung des Treffens
Wenn Sie keine Zeit verschwenden wollen, ist es besser, die Tagesordnung für das Projekt-Kickoff-Meeting festzulegen und von Anfang an zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie das Projekt besprechen, wann Sie Fragen stellen, usw. Besprechungen dieser Art sind keine Monologe. Das gesamte Team muss beteiligt sein.
Tipp: Führen Sie ein Protokoll über die Besprechung. Normalerweise sollte der Projektleiter oder, seltener, der Initiator der Sitzung oder der Projektsponsor dafür sorgen, dass alle wichtigen Gedanken, Fragen, Antworten, Aufgaben und Ideen festgehalten werden. Es wird auch als Besprechungsbericht, Besprechungsprotokoll oder Kontaktbericht bezeichnet. Das Dokument kann ein völlig beliebiges Format haben, die Hauptsache ist, dass es leicht wahrnehmbar, prägnant und verständlich ist.
#3. Projektkern und Teamziele
Um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer mit den Einzelheiten des Projekts vertraut ist, ist es ratsam, eine Zusammenfassung des Projekts zu geben und die Projektziele zu nennen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter verstehen, warum sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen sollen. Sie werden Spezialisten aus verschiedenen Bereichen haben, daher ist es notwendig, gemeinsame Ziele festzulegen:
- gemeinsame Ziele,
- Ziele nach Bereich,
- Ziele nach Gruppen, usw.
Beschreiben Sie das Ergebnis, das Sie erwarten.
#4. Beschreibung der Projektphasen
Unterteilen Sie das Projekt in mehrere Phasen, von denen jede ihr eigenes Ergebnis und ein genaues Abschlussdatum haben muss. Berichten Sie über Prozesse, die parallel durchgeführt werden können, um die Arbeit aller Teammitglieder so effizient wie möglich zu gestalten.
Auf diese Weise vermeiden Sie Situationen, in denen ein Mitarbeiter auf das Ende eines früheren Vorgangs gewartet und die Arbeit nicht aufgenommen hat, wodurch viel Zeit verloren geht.
Tipp: Legen Sie Kontrollpunkte fest , die von jedem Mitarbeiter zu melden sind. Dazu können die folgenden Punkte gehören:
- Stand der Durchführung des Projekts,
- die Einhaltung des Zeitplans,
- die Einhaltung des festgelegten Budgets,
- die Arbeitsatmosphäre im Team,
- eine Zusammenfassung des Ergebnisses der geleisteten Arbeit,
- Probleme, die im Laufe der Projektdurchführung aufgetreten sind,
- mögliche Risiken.
#5. Rolle und Verantwortung der einzelnen Teammitglieder
Eines der Hauptziele des Kick-off-Meetings ist es, im Detail zu erklären, wer was tut, in welchen Gruppen die Mitarbeiter zusammengeschlossen sind und wie sie miteinander arbeiten.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Ansprechpartner der einzelnen Teammitgliederkennen und ihnen mitteilen, wie sie miteinander kommunizieren können. Für einige Personen ist es wichtig, dass sie ständig Zugang zur Korrespondenz haben.
Tipp: Wenn Sie eine spezielle Cloud-basierte Software zur Verwaltung von Projekten verwenden, informieren Sie alle Teilnehmer zu Beginn, oder entscheiden Sie gemeinsam, welches Tool Sie für das Projektmanagement, die Kommunikation und den Informationsaustausch verwenden werden.
#5. Bewertung der Teamleistung
Legen Sie fest , wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter bewerten werden. Erläutern Sie, welche Aufgaben vorrangig sind und welche bei Bedarf verschoben werden können.
#6. Planung von Folgetreffen
Indem Sie einen Zeitplan für künftige Sitzungen aufstellen, können Sie die Mitarbeiter daran erinnern, dass es klare Fristen gibt, die einzuhalten sind.
Tipp: Lassen Sie am Ende eines Projektauftakt-Meetings Zeit für Fragen. Fertigen Sie anschließend ein Protokoll an, in dem alle Schritte aufgeführt sind, und senden Sie es per E-Mail an alle Teilnehmer und Projektbeteiligten (Manager, Kollegen, Mitarbeiter usw.). Bitten Sie Ihre Kollegen oder Kunden unbedingt, die Details des Besprechungsprotokolls in der E-Mail zu lesen und gegebenenfalls zu kommentieren oder zu ergänzen.
Kurz und bündig
Konzentrieren Sie sich nicht so sehr darauf, ein in jeder Hinsicht schönes und korrektes Treffen zu organisieren, sondern vielmehr darauf, alle Richtlinien für das Projekt-Kick-off-Meeting zu erfüllen, die Sie genehmigen wollen:
- Wenn Sie sich auf die Kommunikation geeinigt haben, halten Sie die Treffen regelmäßig ab, halten Sie die Zeit und das Format fest.
- Wenn Sie sich auf Rollen im Projekt geeinigt haben, verlangen Sie, dass die neuen Verantwortlichkeiten erfüllt werden, und erteilen Sie ihnen die notwendigen Befugnisse.
- Wenn Sie das Format und die Häufigkeit der Berichte vereinbart haben, sorgen Sie dafür, dass sie vorgelegt werden.
Sie müssen dafür sorgen, dass die vereinbarten Regeln funktionieren und dass das Projekt sofort anläuft und die erwarteten Ergebnisse bringt.
Artikel übersetzt aus dem Englischen