[Fallstudie] Das Rezept eines PMOs für die Optimierung der Entwicklungszyklen seiner Industrieprojekte

Wenn man Kunden in Branchen wie Luft- und Raumfahrt, Energie oder Verteidigung bedient, ist es von entscheidender Bedeutung, pünktlich zu liefern. Aubert & Duval weiß davon ein Lied zu singen. Der französische Metallurge entwickelt Hochleistungsstähle für die Konstruktion komplexer Teile, die für Unternehmen in kritischen Sektoren maßgeschneidert werden.

Das Unternehmen wollte daher seine Kontrolle über die Konstruktions- und Fertigungszyklen seiner Produkte verbessern. Dies gelang dem Unternehmen durch die Einführung der Projektportfoliomanagement-Software Sciforma.

Ein Interview mit Arnaud Montels, dem Leiter des Projektmanagementbüros (PMO) von Aubert & Duval, gibt Ihnen einen Überblick über diese erfolgreiche Initiative und zeigt Ihnen, wie Sie dieses PPM-Tool kennenlernen können.

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Was hat Sie ursprünglich dazu bewogen, ein Projektmanagement-Tool anzuschaffen?

Arnaud Montels :

Kurz gesagt, wir wollten unsere Effizienz und die Zufriedenheit unserer Kunden durch die Optimierung unserer Produktentwicklungsprojekte steigern.

Große Herausforderungen

Typischerweise dauern unsere Designprojekte mehrere Monate und erfordern hohe Anfangsinvestitionen. So müssen beispielsweise mehrere Tonnen Superlegierungen bestellt werden, die für rund 60 Euro pro Kilo gehandelt werden können: Rechnen Sie es sich aus!

Darüber hinaus sind die Teile, die unsere Kunden von uns erwarten, von kritischer Natur. Es handelt sich zum Beispiel um Fahrwerke oder andere Komponenten, die für den Bau eines Flugzeugs entscheidend sind. Jede Verzögerung wird sich auf unsere Kunden auswirken und ihre Zufriedenheit schmälern, die natürlich unsere oberste Priorität ist.

All das bedeutet, dass wir uns keine Fehler erlauben dürfen. Wenn so viel auf dem Spiel steht, ist es wichtig, dass wir unsere Projekte so effizient wie möglich durchführen und unsere Verpflichtungen strikt einhalten.

Ein Problem der Last-Kapazitäts-Anpassung

Früher hatten wir nicht die Mittel, um unsere Produktionszyklen perfekt zu kontrollieren, vor allem, weil es uns schwer fiel, den Überblick zu behalten. Jedes Team verfolgte seine Projekte in Excel, aber wir hatten keinen konsolidierten Überblick über die aktuelle und zukünftige Auslastung. Ein Gesamtüberblick war umso schwieriger, als unsere Designteams auf mehrere Standorte verteilt sind, darunter auch einer in Indien, und Projekte unterschiedlicher Art und Beschaffenheit durchführen.

Da wir die Belastung nicht kannten und nicht vorhersahen, konnten wir die Kapazität nicht darauf abstimmen. Daher hatten wir oft überlastete Teams und mussten manchmal sogar Projekte ablehnen, weil wir einfach nicht die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern hatten, um sie zu leiten.

Das Hauptziel bei der Anschaffung eines Projektmanagement-Tools bestand also darin, die Teamkapazität an die Arbeitsbelastung anzupassen, anstatt umgekehrt.

Eine weitere wichtige Herausforderung war, dass wir diese Belastungen besser identifizieren und analysieren wollten , um bessere Prioritäten setzen und die Verwaltung der Entwicklungszyklen verbessern zu können.

Mit seiner Software bot uns Sciforma Antworten auf diese Probleme. Also übernahmen wir das Tool und nahmen es Anfang 2018 in Betrieb.

Hat das Tool gehalten, was es versprach? Was hat Ihnen der Einsatz von Sciforma gebracht?

Arnaud Montels :

Das Schlüsselwort: Sichtbarkeit.

Vor allem bot uns das Tool eine zentrale Basis, in der alle unsere Daten automatisch konsolidiert werden, und zwar in Echtzeit. Es ist nicht mehr nötig, zwischen mehreren Excel-Dateien zu jonglieren, alles ist an einem Ort. Keine Sorgen mehr über die Zuverlässigkeit der Daten, da die Automatisierung das Risiko von Fehlern ausschließt.

Wir haben nun einen Überblick über unsere laufenden Projekte: Es ist klar, in welcher Phase der Entwicklung sich das jeweilige Projekt befindet.

Und wir wissen auch, wohin wir gehen. Die Software eröffnete sofort eine neue Sichtbarkeit unserer prognostizierten Auslastung. Sobald ein Projekt erstellt wird, wählt das Designteam aus einer Bibliothek eine vorbereitete Planungsvorlage aus, die Meilensteine und generische Lasten vorsieht.

Illustration Sciforma 7.1 - Beispiel für eine Roadmap.

Dann werden während der gesamten Projektlaufzeit die Entwicklungen der tatsächlichen Belastung im Vergleich zur geplanten Belastung verfolgt, gewichtet und nach verschiedenen Achsen analysiert (nach Projekttyp, nach Phase usw.). So können wir im Laufe der Zeit unsere Modelle und Prognosen verfeinern.

Vor allem aber werden alle diese Informationen für jedes unserer Projekte in Echtzeit auf einen einzigen, teamübergreifend konsolidierten Auslastungsplan übertragen. So haben wir nun einen 18-monatigen Überblick über die zukünftige Auslastung der Designteams, können die benötigte Kapazität vorhersagen und mögliche Neueinstellungen antizipieren.

Illustration Sciforma 7.1 - Projektplanungszentrum.

Dank der Transparenz, die das Tool bietet, konnten wir unserem Management die Überlastung unserer Teams aufzeigen, die seitdem um insgesamt 26 neue Mitarbeiter aufgestockt wurden. Sciforma ermöglicht es uns also, die Mittel zu erhalten, die wir brauchen, um unseren Auftrag zu erfüllen und effizient zu arbeiten.

Einer für alle, alle für einen

Mehr Effizienz also, auf kollektiver Ebene, aber auch auf individueller Ebene. Die Nutzer geben nun ihre aufgewendete Zeit in Sciforma ein, was uns ermöglicht hat, Trägheit und Quellen von Zeitverschwendung zu identifizieren und zu analysieren - und sie zu beheben!

Wir haben zum Beispiel einen speziellen Startbildschirm eingerichtet, der jedem Projektmanager einen Überblick über seine laufenden Projekte und die dazugehörigen Indikatoren zeigt, geordnet nach Status, Typ usw. Diese Schnittstelle, die den Erwartungen der Teams entsprach, führte zu echten Produktivitätssteigerungen bei erhöhtem Arbeitskomfort.

Illustration Sciforma 7.1 -Bildschirm Benutzerdefinierter Bereich: Arbeitselement.

All dies hat auch dazu beigetragen , die Projektmanagementpraktiken zu vereinheitlichen und zu verbessern. Natürlich haben wir Teams aus professionellen Projektmanagern, aber auch andere Benutzerprofile tragen zu Projekten bei. Das hatte zur Folge, dass nicht alle auf dem gleichen Stand waren, was das Projektmanagement betraf, und unterschiedliche Arbeitsweisen so gut wie möglich nebeneinander existierten.

Die Einführung von Sciforma bietet eine ideale Gelegenheit, die Methoden zu überdenken und gemeinsame Praktiken zu institutionalisieren. Wir haben unsere allgemeine Projektmanagement-Reife noch nicht erreicht, aber die Einführung von Sciforma leistet einen wichtigen Beitrag dazu.

Unsere Kunden verlassen sich auf unser Unternehmen, um Teile zu produzieren, die für ihr eigenes Geschäft entscheidend sind. Als PMO ist es unsere Verantwortung, dafür zu sorgen, dass unsere Projekte so verwaltet werden, dass sie ihnen pünktlich Produkte von höchster Qualität liefern. Und genau das hilft uns Sciforma zu gewährleisten.

Welche Rolle haben Sie als Leiter des PMO bei der Einführung von Sciforma bei Aubert & Duval gespielt?

Arnaud Montels :

Nun, das PMO hat die Initiative von Anfang bis Ende initiiert und gesteuert, und wir halten die Lösung weiterhin täglich am Leben.

Das PMO: eine Funktion mit vielen Facetten.

Ein PMO ist nicht einfach nur ein Kontrollturm, der Verstöße gegen die Verfahren sanktioniert. Bei Aubert & Duval wollten wir ein aktives PMO. Er ist direkt der Direktion für industrielle Entwicklungen unterstellt, was ihn zu einer Querschnittsfunktion macht, die eine Brückenfunktion zwischen den verschiedenen Teams, aber auch zwischen den Entscheidungsträgern und der Praxis einnimmt.

Illustration Sciforma 7.1 - Ansicht Projektportfolio mit Gesundheitsindex.

Unser PMO ist nicht nur für die Durchführung der Methodik und die Überwachung der Projektabwicklung verantwortlich, sondern spielt auch eine Vielzahl anderer wichtiger Rollen.

Für das Management ist das PMO der Garant für die Qualität und Integrität der Daten, es stellt die relevanten Indikatoren zur Verfügung, kann die Entscheidungsfindung unterstützen und bei der Auswahl oder Priorisierung von Projekten zur Umsetzung der Strategie helfen.

Für die Nutzer muss das PMO auch eine Rolle als Berater, Coach und Begleiter spielen, der auf die Bedürfnisse eingeht, um sie durch die Entwicklung oder Anpassung geeigneter Funktionen oder Verfahren zu erfüllen .

Die Bedeutung einer langfristigen Begleitung

Im Rahmen der Einführung von Sciforma machte die technische Konfiguration des Tools nur einen kleinen Teil unserer Arbeit aus. Es war vor allem die Durchführung von Veränderungen innerhalb einer Gemeinschaft von Ingenieurteams an mehreren Standorten und in mehreren Fachbereichen, die unsere Energien mobilisierte.

Dabei stützten wir uns auf die Teams von Sciforma und ihres zertifizierten Partners ASI, mit dem wir selbst eine langfristige Partnerschaft aufgebaut hatten.

Diese externen Experten unterstützten das PMO, um auf die Bedürfnisse und Fragen der Nutzer einzugehen und die Projektleiter zu schulen und zu informieren. Und sie begleiten uns auch weiterhin auf Dauer, um uns zu helfen, unsere Methoden und die Software im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung weiterzuentwickeln. Die funktionale Modularität von Sciforma, die sich für spezifische Parametrisierungen eignet, ist in dieser Hinsicht übrigens ein großer Pluspunkt.

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Die Geschichte von Aubert & Duval in einigen Lektionen

Um ihre Kunden gut zu bedienen und Werte zu schaffen, müssen immer mehr Unternehmen und Organisationen sicherstellen, dass sie ihr Projektmanagement optimieren. Dies gilt für die Konzeption und Entwicklung neuer Produkte, insbesondere auf komplexen Märkten, betrifft aber im weiteren Sinne alle Wirtschaftsakteure in allen Branchen und unabhängig von ihrer Größe. Sobald es darum geht, die Wertschöpfung und den ROI zu optimieren, stellt das Projektmanagement einen gewaltigen Hebel zur Verbesserung dar.

Die Aufgabe des PMO bzw. der Projektmanager wird damit zu einer kritischen Aufgabe. Auch wenn ein Werkzeug nicht alles ist, wird es für das PMO immer wichtiger, sich auf eine robuste und angepasste Softwarelösung stützen zu können, die ihm hilft, seine strukturierende und erleichternde Rolle voll auszufüllen und es ihm ermöglicht, die Projekte zu beschleunigen und zu verbessern, um der Unternehmensstrategie besser zu dienen.

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