Office-Suite: Entscheidung zwischen Open Source und proprietär
Viele französische Unternehmen erwähnen spontan Open Source, wenn es darum geht, ihre Büroumgebung weiterzuentwickeln. In den angelsächsischen Ländern ist dies jedoch weniger der Fall. Viele von ihnen haben den Schritt vor allem dank LibreOffice gewagt, manchmal mit einem gewissen Bedauern... Wir stehen kurz vor dem Jahr 2016 und es gibt viele Neuheiten. Eine gute Gelegenheit also, einen Blick auf die Vergleiche von Office-Suiten und die besten freien und proprietären Produktivitätsprogramme zu werfen.
Einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit
Der große Trend bei den Office-Suiten für die nächsten fünf Jahre besteht darin, Funktionen für die Zusammenarbeit (gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Wissen) und die Kommunikation (E-Mail, Chat, Videokonferenzen usw.) in einer einzigen Umgebung anzubieten. Diese Praxis hat den Vorteil, dass der wachsende Informationsfluss aus heterogenen Quellen (beruflicher Austausch, Benachrichtigungen, Newsletter, soziale Netzwerke usw.) auf intelligente Weise verwaltet werden kann.
Neben den klassischen Funktionen wie E-Mail, Kontakte, Terminkalender und Dokumentenerstellung übernehmen die Office-Suiten immer mehr :
- die Live-Zusammenarbeit an Dokumenten
- Räume für den informellen Austausch (Intranet, Gruppen, soziale Netzwerke).
- Instant Messaging, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe.
- ein Zugriff über alle Medien (Handy und Tablet).
So entwickeln sich dank der Modernität dieser Werkzeuge neue Praktiken: E-Mails werden nun von Chats für die informelle Kommunikation oder von Kommentaren zu Dokumenten für Teamprojekte verdrängt.
Die neuen Messenger helfen Ihnen außerdem, mit dem stetigen Anstieg der eingehenden E-Mails fertig zu werden, indem sie zwischen wichtigen E-Mails (die an Sie persönlich gerichtet sind) und weniger wichtigen (E-Mails, die an ein ganzes Team gerichtet sind) oder gar keinen E-Mails wie Benachrichtigungen oder Werbung unterscheiden. In einem kürzlich erschienenen Beitrag kündigte das Google Research Team sogar an, dass automatische Antworten auf E-Mails nun auch in seiner Inbox-Anwendung möglich sind.
Wann sollte man sich die Frage nach Open-Source stellen?
Open-Source-Lösungen, selbst wenn sie aus den USA stammen, werden den Unternehmen meist von lokalen Hosting-Anbietern wie z. B. Ovea zur Verfügung gestellt. Ovea bietet seinen Kunden die Zimbra-Lösung auf seinen eigenen Servern der neuesten Generation in Südfrankreich an. Diese Hosting-Anbieter bieten auch Dienstleistungen (Support, Schulung, Wartung) mit der Nähe und Reaktionsfähigkeit, die Sie benötigen. Keiner der Marktführer für Cloud-basierte Office-Suiten bietet KMU und Kleinstunternehmen heute die Wahl, ihre Daten in Frankreich zu hosten. Dieser Punkt ist umso wichtiger, als der Europäische Gerichtshof am 6. Oktober letzten Jahres das Safe-Harbour-Abkommen, das den Austausch persönlicher Daten zwischen den USA und Europa legalisiert, aufgehoben hat.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration in Ihre IT-Umgebung. Open-Source-Software ist per Definition offen, d. h. Sie können sie durch spezifische Entwicklungen weiterentwickeln . Viele Hosting-Anbieter arbeiten daran, diese Lösungen ergonomischer zu gestalten, neue Funktionen hinzuzufügen oder sie an Ihre Branche anzupassen. Die Offenheit betrifft auch Ihre Daten: Sie können Ihre Daten auch manipulieren, um z. B. Ihren Kalender oder Ihre Kontakte in Ihrem CRM zu finden. Diese Datennutzung kann in eine Richtung funktionieren oder beidseitig im Falle einer Synchronisierung mit einer Drittanbieteranwendung.
Und schließlich, wenn Sie einfach nur eine offenere Alternative zu den Marktriesen suchen, bietet Ihnen Open Source mit BlueMind oder Zimbra offensichtlich eine glaubwürdige Lösung.
Achtung: Der Preis ist hingegen kein Argument gegen proprietäre Lösungen. Frei bedeutet nicht kostenlos. Es gibt heute keinen Zusammenhang zwischen der Offenheit einer Office-Suite und ihrem Preis.
Die Vorteile von proprietärer Software
Die Marktriesen haben das Datenhosting und die Offenheit nicht auf ihrer Seite. Stattdessen haben sie einen unersetzlichen Vorteil: die direkte Konfrontation mit den Nutzern. Diese Konfrontation ohne Vermittler treibt sie dazu an, die Nutzererfahrung kontinuierlich zu optimieren.
Wir verbringen genauso viel Zeit auf unserem Bürostuhl wie mit unseren E-Mails und Dokumenten. Unified Communications- und Collaboration-Tools sind zudem das Herzstück der Unternehmensinformationen. Aus diesem Grund ist ein optimaler Benutzerkomfort von größter Bedeutung, was bei Business-Software weniger der Fall ist.
In diesem Punkt liegen Google mit Google Apps for Work und Microsoft mit Office 365 weit vor ihren Open-Source-Konkurrenten.
Was die Kompatibilität angeht, sind die amerikanischen Giganten immer noch die Gewinner. Die Hälfte der Online-Office-Suiten ist zwischen Google und Microsoft aufgeteilt. Laut dem letzten Quartalsbericht von Microsoft werden jeden Monat 1 Million neue Registrierungen verzeichnet. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass Ihr Dokumentenaustausch oder Ihre Videokommunikation mit externen Partnern in einem Format stattfindet, das vollständig mit Google Apps oder Office 365 kompatibel ist.
Der letzte große Pluspunkt ist die Leistungsfähigkeit dieser Lösungen. Mit 13 Datenzentren auf der ganzen Welt (keines davon in Frankreich) ist Google in der Lage, sehr viel Speicherplatz, eine Ausfallrate von weniger als 0,01 % und eine ausgezeichnete Geschwindigkeit der Anwendungen anzubieten. Und das alles zu einem sehr attraktiven Preis.
Sie verfügen heute über Alternativen zu den Marktreferenzen mit ausgereiften und glaubwürdigen Lösungen für Unternehmen. Diese bieten häufig lokalere und anpassungsfähigere Leistungen, die von KMU geschätzt werden. Proprietäre Software hingegen bietet die besten Leistungen in Bezug auf Ergonomie und Kompatibilität, die Ihnen täglich mehr Produktivität bringen. Zögern Sie nicht, sie auf Appvizer zu vergleichen und Ihre Erfahrungen in einem Kommentar mitzuteilen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen