[ITW] Boris Roy CEO von Office Gemini, Herausgeber der DMS-Lösung Dokmee

Die digitale Transformation ist heute ein Muss für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe und der Branche, in der es tätig ist. Diese Transformation besteht in der Digitalisierung der Prozesse und des Dokumentenmanagements, indem man von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten übergeht.

In diesem Interview spricht Boris Roy, Gründer von Office Gemini und Herausgeber der Software Dokmee, über die Bedürfnisse der Unternehmen im Bereich des Dokumentenmanagements und die Herausforderungen des DMS. Außerdem bietet er uns die Gelegenheit, diese Komplettlösung für das elektronische Dokumentenmanagement zu entdecken.

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Was können Sie uns über die Digitalisierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Entmaterialisierung von Daten sagen?

Boris Roy :

Einige Prozesse ermöglichen es uns, nativ digitale Dokumente zu erstellen, während andere einen Digitalisierungsschritt erfordern. Diese verschiedenen Geschäftsprozesse werden dann vollständig digital. Unterschriften und Stempel werden elektronisch auf Dateien, meist im PDF-Format, aufgebracht, was das Ende von Papierdokumenten und Stempelkissen bedeutet. Dadurch wird die Reaktionsfähigkeit erhöht und die Dokumentenbasis ist sofort für alle Mitarbeiter verfügbar, egal ob mobil oder im Büro. Gleichzeitig wird ein optimales Sicherheitsniveau und eine vollständige Kontrolle gewährleistet, da die Mechanismen für elektronische Unterschriften beispielsweise durch Passwörter oder biometrische Kontrollen geschützt sind. Darüber hinaus sind die Benutzer nur berechtigt, Dokumente einzusehen, für die bestimmte Rechte festgelegt wurden. Eine Vielzahl von Funktionen wie das Drucken, das Versenden von Dokumenten per E-Mail, das Bearbeiten von Dokumenten usw. können je nach ihrem Benutzerprofil eingeschränkt oder sogar verboten werden.

Schließlich wird mit einer fortschrittlichen DMS-Lösung eine zuverlässige und umfassende Rückverfolgbarkeit über die gesamte Dokumentenbasis ermöglicht. Dank der Audit-Funktionen werden die Aktionen der Nutzer im System (mit Zeitstempel) unveränderbar aufgezeichnet, um detailliert auf alle gesetzlichen Auflagen reagieren zu können.

Unsere Dokmee-Lösung bietet diese Funktionen nativ an, und im Gegensatz zu Software wie SharePoint müssen die Tools und die Benutzeroberfläche nicht speziell entwickelt werden. Wir bieten auch Funktionen, die diese nicht spezialisierte Software nicht bietet: die besten OCR-Engines auf dem Markt, hohe PDF-Komprimierung, Verlinkung großer Dateien, Versionskontrolle, Anmerkungen und die Verwaltung elektronischer Signaturen. Die Gesamtheit dieser Funktionen macht Dokmee zum idealen Werkzeug für alle Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement rationalisieren und gleichzeitig den neuesten regulatorischen Entwicklungen gerecht werden wollen.

Wie kann das elektronische Dokumentenmanagement Ihrem Unternehmen helfen?

Boris Roy :

DMS hilft Ihrem Unternehmen, neue Vorschriften wie die GDPR (General Data Protection Regulation) besser einzuhalten. In der Tat werden Unternehmen heute zu Garanten für die ordnungsgemäße Verwaltung ihrer Daten und müssen auf einfache Anfrage Beweise vorlegen können, insbesondere was den Schutz der persönlichen Daten betrifft, die sie besitzen. Mithilfe eines DMS lassen sich diese Informationen leicht aufbewahren, verwalten und schnell wiederfinden. Sie ermöglicht auch ein besseres Risikomanagement im Zusammenhang mit der Verarbeitung dieser Daten dank der nativen Backup-Funktionen. Werden keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen produziert, können die zuständigen Aufsichtsbehörden das Unternehmen mit sehr hohen Strafen belegen. Im Rahmen der DSGVO können die Regulierungsbehörden bei Nichteinhaltung finanzielle Sanktionen in Höhe von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro [je nachdem, welcher Betrag höher ist] verhängen.

Unternehmen verlieren nie, wenn sie auf eine elektronische Dokumentenverwaltung umsteigen. Die Digitalisierung ihrer Prozesse ermöglicht ihnen erhebliche Kosteneinsparungen, hauptsächlich durch die Automatisierung von Aufgaben. Die interne und externe Zusammenarbeit von Unternehmen wird dadurch erleichtert, dass sie in Echtzeit auf Informationen zugreifen und diese mit ihren Partnern und Kunden teilen können.

Dokmee ermöglicht auch den Versand großer Dateien ohne Größenbeschränkung über einen temporären Link, der vollkommen sicher ist. Dokmee Capture ermöglicht die automatische Extraktion von Daten ohne menschliches Eingreifen. Diese Dokumente können dann automatisch in unser Workflow-Modul geleitet werden, um den entsprechenden Validierungsprozess auszulösen.

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Wie viel kostet eine papierlose Lösung heute?

Boris Roy:

Noch vor einigen Jahren waren DMS-Systeme nur für große Gruppen erschwinglich, ähnlich wie Computer in den frühen 80er Jahren. Diese Situation ist mittlerweile ganz anders.

Dokmee bietet heute Komplettlösungen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, ab nur einigen Dutzend Euro pro Monat und Nutzer an.

Dieses wirtschaftliche System auf Subskriptionsbasis ermöglicht natürlich eine Glättung der Investition, da keine Liquiditätsanstrengungen erforderlich sind, aber vor allem eine buchhalterische Zuordnung des Projekts zu den Betriebsausgaben anstatt zu den Investitionsausgaben. Die Projektmanager haben also nicht nur eine sofortige Investitionsrendite, sondern auch eine leichtere Möglichkeit, ihre Budgets zu genehmigen.

Was die Kosten für die Verarbeitung mit Dokmee betrifft, so ist für die automatische Extraktion der Daten aus dem Dokument ein Budget von einigen Cent pro Seite zu veranschlagen. Berücksichtigt man die durchschnittlichen Personalkosten für eine manuelle Extraktion dieser Daten (zwischen 5 und 8 € pro Dokument, um sie z. B. in ein Buchhaltungssystem einzugeben), ist eine Einsparung von 70 bis 95 % allein bei dieser Verarbeitung möglich, sobald das DMS-System in Produktion geht.

Bei DMS sind die Einsparungen sofort sichtbar, wenn man bedenkt, dass ein Mitarbeiter statistisch gesehen mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit mit der Suche und Zusammenstellung von Informationen verbringt. Der ROI ist umso größer, da die Kosten für physischen Speicherplatz für Archive leicht durch zwei oder drei geteilt werden können, da eine einzige Festplatte heute etwa 1500 Dokumentenschränke aufnehmen kann.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich.