Wenn die Technologie den Betrieb revolutioniert
Es gibt Verwaltungsaufgaben ohne Mehrwert in einem Unternehmen. Die Erfassung von Spesenabrechnungen ist eine solche. Bis vor kurzem war dies noch ein Muss, doch neue Technologien ändern nun die Situation. Hier finden Sie alle unsere Meinungen zu Software zur Erfassung von Spesenabrechnungen.
Die Eingabe von Spesenabrechnungen
Was ist eine Spesenabrechnung?
Es handelt sich um Ausgaben von Arbeitnehmern oder Führungskräften, die im Interesse des Unternehmens getätigt wurden und durch eine Rechnung oder einen Kassenbeleg belegt sind. Dazu gehören Ausgaben für :
- Verpflegung,
- der Unterkunft,
- Reisekosten: Fahrkarten oder Kilometergeld bei Nutzung eines Privatfahrzeugs.
Wie wird eine Spesenabrechnung erstellt?
Die Person, die die Ausgabe veranlasst hat, muss den Beleg aufbewahren. Dann :
- Entweder gibt sie die Informationen selbst in ein Dokument in einem dafür vorgesehenen Format ein (Excel-Tabelle, ERP-Software ...). Danach leitet sie ihre Erstattungsbelege zur Validierung an die überweisende Abteilung weiter,
- oder sie übermittelt sie direkt ohne vorherige Eingabe. Dann ist es Aufgabe der überweisenden Abteilung, die Daten zu überprüfen, einzugeben und zu validieren.
Nach der Validierung werden die Noten auf der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet.
Ein mühsames Verfahren
Im einen wie im anderen Fall ist die Eingabe umständlich. Bei einem Außendienstmitarbeiter, der ständig unterwegs ist, häufen sich die Belege an und werden beschädigt. Sie zu erfassen würde viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch wenn Sie diese Aufgabe an einen Dritten delegieren, wird sie nicht weniger zeitaufwendig sein. Die zuständige Person hat weniger Möglichkeiten, die Ausgaben in den richtigen Zusammenhang zu stellen. Jedes Mal das Datum, den Namen des Unternehmens, den Betrag ohne Steuern oder mit Steuern zu finden, ist eine echte Gymnastik; umso komplizierter, wenn die Informationen auf beschädigten Belegen verblassen.
Warum ist diese Erfassung so wichtig?
Gegenüber den Arbeitnehmern ist es wichtig, diese Möglichkeit beizubehalten. Das Unternehmen hat nicht so viele Bankkarten wie Mitarbeiter. Daher wird es viele Situationen geben, in denen die Spesenabrechnung praktischer ist. In dem speziellen Fall der Kilometerpauschale ist die Berechnung der Erstattung für den Arbeitnehmer außerdem vorteilhafter. Der auf eine Fahrt erstattete Betrag ist höher als der für Benzin und damit verbundene Kosten ausgegebene Betrag. Und diese Differenz wird nicht auf die Einkommensteuer (IR) angerechnet: eine Art Bonus also, der sich lohnen kann.
Für das Unternehmen werden die Kostenerstattungen als Aufwand verbucht. Dies verringert den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens und damit auch die Körperschaftssteuer ( IS ). Außerdem sind auf die Erstattung keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Wenn sie eine Art Bonus für die Arbeitnehmer darstellt, ist sie eine Form der Vergütung, die von den Arbeitgeberabgaben befreit ist. Ein Vorteil also sowohl aus steuerlicher als auch aus sozialer Sicht.
Eine Prise Technologie und alles wird klar
Maschinelles Lernen
Der technologische Fortschritt ermöglicht Fortschritte sowohl bei großen Themen als auch bei eher operativen Aufgaben. Die Big-Data-Technologien haben das maschinelle Lernen - Machine Learning - leistungsfähiger gemacht. Die Maschine analysiert Informationen auf der Grundlage von Algorithmen. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und betreffen vor allem die Dateneingabe.
Intelligente Algorithmen
Machine Learning ist ein eigenständiges System. Das Programm analysiert die Daten entweder :
- anhand der bekannten Historie: In diesem Fall spricht man von überwachtem Lernen,
- anhand der Korrelationen, die es identifiziert: in diesem Fall spricht man von unüberwachtem Lernen.
Der Lerneffekt nährt die Vorhersagefähigkeit des Algorithmus. Diese Analyse ist eine entscheidende Ressource für operative Aufgaben in Unternehmen.
Scannen statt erfassen
In einer Zeit, in der wir alle ein Smartphone besitzen, ist das Aufbewahren von Belegen in Papierform überholt. Statt das Risiko einzugehen, sie zu verlieren oder zu beschädigen, sollten sie lieber fotografiert werden. So hat man sie von Anfang an in digitaler Form. Dies ist ein erster Schritt zur Lösung von Problemen bei der Aufbewahrung und Speicherung, aber auch bei der Eingabe. In einem Notiz-Manager wie Expensya wird der fotografierte Beleg mithilfe der visuellen Erkennung sofort gescannt. Das Tool erkennt die wichtigsten Informationen: Betrag, Anbieter, Datum, und Sie müssen nur noch bestätigen, um die Spesenabrechnung zu speichern.
Entmaterialisieren Sie Ihre Verwaltung
Technologie im Dienste der Berufstätigen
Die Verbreitung von Smartphones und die steigende Qualität ihrer Fotos haben den Weg für eine neue Nutzung geebnet. Hinzu kommt die Intelligenz der Informatik und Ihre Prozesse werden modernisiert. Schluss mit der manuellen Eingabe, bei einer Lösung für Spesenabrechnungen wie Expensya gehen die Daten sofort in das Tool. Das Ende der Bündel von Papierbelegen, Platz für alles Digitale und künstliche Intelligenz, um mühsame manuelle Eingaben zu ersetzen.
Die Maschine wird immer besser.
Das Programm will nur lernen. In 87 % der Fälle sind die erkannten Informationen perfekt, und zwar unter "Feldbedingungen", d. h. mit Fotos, die schnell von einem Telefon aus aufgenommen wurden. Aber es erreicht 98,5 % unter "Laborbedingungen", d. h. mit Rechnungen, die durch einen Scanner gezogen wurden. Und diese Anteile steigen immer weiter: Je mehr Daten die Software umwälzt, desto relevanter wird sie. Die aggregierten Daten werden in der Cloud gespeichert, so dass das Softwarepaket das IS (Informationssystem) des Unternehmens nicht verlangsamt. Und die Mitarbeiter können die Software bequem von unterwegs aus nutzen.
Ein echter Gewinn für das Unternehmen
Die Erfassung von Spesenabrechnungen ist so zeitaufwendig, dass manche Unternehmen sie auslagern. Doch bei der Auslagerung gilt: Je mehr Spesenabrechnungen erfasst werden müssen, desto teurer wird die Dienstleistung. Wohingegen bei einer intelligenten Softwarelösung das Verhältnis positiv ist: Je mehr Daten, desto schneller und zuverlässiger die Analyse: ein langfristig positiver Kreislauf.
Technologische Fortschritte werden nicht nur von der NASA genutzt, um den Weltraum zu erobern. Auf viel pragmatischere Weise spart die Technologie Zeit und Energie bei sich wiederholenden oder nicht wertschöpfenden Aufgaben. Die von Expensya auf die Erfassung von Spesenabrechnungen angewandte Computerintelligenz stellt einen kolossalen operativen Fortschritt für den Alltag von Unternehmen dar.
Artikel übersetzt aus dem Französischen