Professionelle Zahlungskarten: Ein neues Gebührenmanagement!
Der Anteil der Online-Einkäufe nimmt stetig zu: Mittlerweile betrifft dies fast 20 % der gesamten Einkäufe. Ein starker Trend für Privatpersonen, aber auch für Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation von Produkten und Dienstleistungen. Abonnements für SaaS-Software, Flug- und Zugtickets, Hotelzimmer, Fahrzeugmieten usw.: B2B-Online-Zahlungen werden immer häufiger.
Die Zunahme dieser neuen Zahlungsart neben den physischen Zahlungen bedeutet, dass man seine Finanzprozesse überdenken muss, um seinen Teams autonome, kontrollierte und sichere Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Wie haben Zahlungskarten die Situation verändert? Das werden wir Ihnen im Laufe dieses Artikels erklären.
Was ist eine Firmenzahlungskarte?
Vielleicht denken Sie jetzt, dass Zahlungskarten keine große Neuigkeit sind. Schließlich verfügt Ihr Unternehmen ja auch über eine oder mehrere Karten mit seinem Bankkonto. Aber wie andere Finanzinstrumente haben sich auch die Karten weiterentwickelt.
Die herkömmlichen Unternehmenskarten...
Die von herkömmlichen Banken angebotenen Unternehmenskarten sind direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verknüpft. Meist werden sie, um eine möglichst gute Kontrolle über die Ausgaben zu gewährleisten, nur an die Geschäftsleitung ausgegeben.
Wenn ein Mitarbeiter eine Zahlung tätigen muss, muss er entweder die Kosten mit seiner persönlichen Karte vorstrecken oder für die Zeit, in der er den Kauf tätigt, die Bankkarte von seinem Vorgesetzten anfordern. Eine unbequeme Situation im ersten Fall, unsicher und wenig effizient im zweiten.
Vor allem angesichts der Zunahme von Telearbeit : Es ist nicht mehr möglich, die Karte von Hand zu Hand weiterzugeben, man muss die andere Person anrufen oder sie nach den Nummern über die Firmenmailbox fragen und dann sicherstellen, dass sie zum Zeitpunkt des Kaufs verfügbar ist, damit sie den per SMS erhaltenen Sicherheitscode senden kann.
... haben sich weiterentwickelt!
Um diese Fehlfunktionen bei Zahlungen in Unternehmen zu beheben , werden neue Zahlungskarten von Start-ups aus dem Finanzbereich wie Expensya angeboten.
Sie ermöglichen es, den Arbeitnehmern durch die Ausstattung mit Zahlungskarten mehr Autonomie zu verleihen und gleichzeitig die Kontrolle über das Unternehmensbudget zu gewährleisten.
💡 Eine weitere Innovation ist, dass diese Karten neben den üblichen physischen Karten auch virtuell sein können.
Wie wird eine virtuelle Karte für Zahlungen verwendet?
Die virtuelle Karte wird auf die gleiche Weise wie eine herkömmliche Karte verwendet.
Sie verfügt über ein Ablaufdatum und einen dreistelligen CVV-Code. Ihr einziger Unterschied besteht darin, dass sie in dematerialisierter Form vorliegt. Sie haben sie nicht mehr in der Tasche, sondern direkt in Ihrer Zahlungsanwendung. Warum ist das interessant?
Zum einen können Sie Ihre Mitarbeiter dadurch schneller ausstatten. Die virtuellen Karten sind mit wenigen Klicks erstellt und können sofort verwendet werden. Eine Erleichterung, die sich besonders für Telearbeit eignet.
Andererseits begleitet es die zunehmende Bedeutung von Online-Zahlungen. Viele Ihrer Mitarbeiter müssen lediglich Transaktionen über das Internet abwickeln, nicht in Geschäften. Virtuelle Karten erfüllen diese Rolle perfekt.
Welche Arten von Corporate Banking Cards gibt es?
Die Corporate Card
Die Corporate Card oder Firmenzahlungskarte belastet die angefallenen Ausgaben direkt vom Konto des Unternehmens. Sie werden häufig an Führungskräfte oder bestimmte Mitarbeiter mit einer besonderen Position vergeben, z. B. an die Einkaufsabteilung oder die Abteilung, die für Reisebuchungen zuständig ist.
Unternehmenskarten können je nach Verwendungszweck physisch (die Karten, die wir gewöhnlich in unseren Händen halten) oder virtuell (entmaterialisiert) sein:
- wenn sie verwendet werden, um die Mobilität der Mitarbeiter zu begleiten, dann ist eine physische Karte erforderlich ;
- wenn sie nur dazu dienen, geschäftliche Ausgaben online zu bezahlen, dann ist eine virtuelle Karte ausreichend und begrenzt das Betrugsrisiko. Diese haben die gleichen Merkmale wie eine physische Bankkarte (Bankkartennummer, Ablaufdatum und CVV-Code).
Die logierte Karte
Die logierte Karte zentralisiert alle Kosten, die mit Geschäftsreisen verbunden sind (vom Zug- oder Flugticket bis zum Hotelzimmer).
Sie unterscheidet sich ziemlich von herkömmlichen Zahlungskarten, da sie bei Ihrem Reisebüropartner (oder einem anderen Dienstleister) "untergebracht" ist. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen über eine einzige papierlose Karte verfügt, die von allen berechtigten Mitarbeitern verwendet wird und mit einem Zahlungskonto verbunden ist, das im IS Ihres Partners registriert ist.
Die Einkaufskarte (P-Card )
Die Einkaufskarte ermöglicht es, Bestellungen von Waren und Betriebsdienstleistungen durch vom Unternehmen bevollmächtigte Mitarbeiter bei zuvor gelisteten Lieferanten zu bezahlen.
Es gibt also verschiedene Arten von Zahlungskarten, die sich an die unterschiedlichen Verwendungszwecke der Unternehmen anpassen. Jede hat ihre Besonderheiten und Grenzen. Um Ihre Wahl zu treffen, sollten Sie sich daher im Vorfeld gut über jede Kartenart informieren und ihre Unterschiede verstehen.
Was sind die Vorteile von Zahlungskarten für Unternehmen?
Sicheres Bezahlen
Virtuelle oder physische Zahlungskarten, die mit einer Anwendung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben verbunden sind, können bei Verlust oder Betrugsverdacht mit einem einzigen Klick gesperrt werden. Dies bietet ein erhebliches Maß an Sicherheit im Vergleich zu herkömmlichen Bankkarten.
Darüber hinaus ist es mit den Feineinstellungen der Zahlungskarten und der Zuweisung von Budgets nicht mehr möglich, die vom Unternehmen eingeführte Ausgabenpolitik zu umgehen. Alle Zahlungen, die getätigt werden, sind vorab genehmigt. Das bedeutet, dass alle von Ihren Mitarbeitern getätigten Transaktionen sicher sind.
Keine Ausgaben mehr aus den persönlichen Budgets der Mitarbeiter.
Dank virtueller und physischer Zahlungskarten müssen Mitarbeiter auf Geschäftsreisen oder beim Online-Shopping keine Ausgaben mehr aus eigener Tasche tätigen. Schluss mit Spesenabrechnungen und deren zeitraubender Bearbeitung.
Eine Win-Win-Situation: Sie mindern den finanziellen Stress, den die Vorauszahlung von Spesen für Ihre Mitarbeiter bedeuten kann, und sparen gleichzeitig Zeit bei der Verwaltung der Ausgaben Ihres Unternehmens.
Sparen Sie Zeit und steigern Sie Ihre Produktivität.
All die Zeit, die Sie mit der Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen in Excel verschwendet haben, können Sie nun einsparen.
Die von Ihren Mitarbeitern getätigten Ausgaben sind sofort auf Ihrer Online-Plattform zur Verwaltung von Geschäftsausgaben sichtbar. Sie müssen nur ein Foto machen oder ihren Zahlungsbeleg hochladen. Dank der Buchhaltungsintegrationen rufen Sie die Transaktionen und Belege automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware ab.
Das reduziert die Bearbeitungszeit und das Fehlerrisiko. 2 Tage pro Monat werden in der Kreditorenbuchhaltung eingespart. Dadurch wird der Terminkalender Ihrer Mitarbeiter und Manager für wichtigere Aufgaben frei.
Warum sollten Sie sich für Zahlungskarten entscheiden?
Dank modernster Technologie für die Verwaltung von Geschäftsausgaben, die von SaaS-Anbietern wie Expensya angeboten wird, können Ihre Mitarbeiter von einem durchgängigen Zahlungserlebnis profitieren - von der Budgetfreigabe bis zur Integration in die Buchhaltung. Warum sollten Sie sich für Zahlungskarten entscheiden?
- Sicherheit und Kontrolle über Ihr Budget: Manager genehmigen Zahlungskarten für ihre Teammitglieder und legen deren Nutzungsregeln fest. Diese Karten sind mit einem von den Managern vorab genehmigten Budget verbunden, kein Euro wird ohne Freigabe ausgegeben.
- Einblick in Ihre Budgets und Transaktionen in Echtzeit: Jede getätigte Ausgabe ist sofort auf Ihrer Online-Plattform sichtbar und wird dem vorab definierten Budget zugerechnet. Keine bösen Überraschungen mehr!
- Höhere Produktivität: Keine Fehler mehr, alle Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter tätigen, entsprechen den Unternehmensrichtlinien. Sie sparen nicht nur Geld, sondern auch Zeit durch die Automatisierung Ihrer Prozesse.
- Innovative Zahlungsmittel: Ihre Mitarbeiter können ihre Ausgaben mithilfe ihrer physischen oder virtuellen Zahlungskarten selbstständig tätigen und Sie können Ihr Budget in Echtzeit kontrollieren. Sichern Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens mit einer agilen und innovativen Lösung !
Zahlungskarten verändern die Situation bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben in Unternehmen. Sie verleihen den Teams Autonomie, während sie den Finanzteams Kontrolle und Sicherheit garantieren und allen Beteiligten Zeit sparen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen