Brauche ich wirklich eine Registrierkasse für mein Geschäft?
Wenn Sie vorhaben, sich als Händler niederzulassen, stellen Sie sich sicherlich die Frage, ob Sie eine Registrierkasse brauchen oder brauchen werden.
Was kann Ihnen ein solches Werkzeug bei der Entwicklung Ihres Umsatzes bringen? Welchen Mehrwert hat es für Ihr Geschäft? Ist es gesetzlich vorgeschrieben, eine Registrierkasse zu verwenden? Und wenn ja, können Sie sich für ein beliebiges System entscheiden?
Bevor Sie loslegen, beleuchten wir hier die Situation im Jahr 2019.
Registrierkasse: Pflicht oder nicht?
So überraschend es auch klingen mag: Es gibt keinen Gesetzestext, der Sie als Händler dazu verpflichtet, sich mit einem Registrierkassensystem auszustatten.
Was das Gesetz sagt
Wenn Sie es vorziehen, auf "altmodische" Weise zu arbeiten, mit einem einfachen Stempelheft, einer Rechnung oder sogar einer Excel-Tabelle, kann Sie niemand daran hindern - zumindest... im Moment.
Ihre einzigen Pflichten:
- Sie müssen immer in der Lage sein, Ihrem Kunden eine Rechnung über die Transaktion auszustellen, wenn diese den Betrag von 25 € (inkl. MwSt.) übersteigt;
- unter 25 € (inkl. MwSt.) müssen Sie nur auf Wunsch des Kunden eine Rechnung ausstellen.
In beiden Fällen muss die Rechnung in zweifacher Ausfertigung ausgestellt werden, eine für den Kunden und eine, die Sie als Buchungsbeleg aufbewahren.
Im Jahr 2018 gab es eine kleine Revolution: Das Gesetz schreibt nun neue regulatorische Verpflichtungen für mehrwertsteuerpflichtige Händler vor, die mit einer Registrierkasse ausgestattet sind.
Die neuen Vorschriften von 2018
Um den Problemen der Steuerhinterziehung entgegenzuwirken, hat der französische Staat am 1. Januar 2018 einen Gesetzesartikel verabschiedet, der umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dazu verpflichtet, eine Registrierkasse (bzw. eine Registrierkassensoftware) zu verwenden, die nach NF525 zertifiziert ist, d. h. den neuen geltenden Anforderungen entspricht.
Betroffen sind alle Softwareprogramme oder Kassensysteme, die die Erfassung der Zahlungen ihrer Kunden ermöglichen, unabhängig von der Art der Zahlung (Bargeld, Scheck, Kreditkarte, Überweisung, Lastschrift...).
Sind Sie betroffen?
Die Norm NF525
Warum eine solche Norm und welche Auswirkungen hat sie?
Die Schaffung dieser neuen Norm entspricht dem doppelten Wunsch des Staates, den Mehrwertsteuerbetrug und die Geldwäsche einzudämmen.
Im Falle einer Kontrolle durch die Steuerbehörde kann jede Transaktion und jeder Kassenvorgang leicht zurückverfolgt werden, um eine echte Transparenz zu ermöglichen.
Die Norm NF525 erfüllt in der Tat die Bedingungen " der Unveränderbarkeit, der Sicherung, der Aufbewahrung und der Archivierung der Daten im Hinblick auf die Kontrolle durch die Steuerverwaltung".
Das zertifizierte System :
- speichert die kleinste Transaktion, die nach dem Einzug nicht mehr geändert werden kann, damit sie als Buchungsdokument exportiert werden kann;
- ist in der Lage, Löschungsversuche von Transaktionen oder virtuelle Doppelbuchungen zu melden.
Unser Tipp: Wenn Sie sich eine Registrierkasse anschaffen wollen, müssen Sie künftig ein Modell wählen, das nach NF525 zertifiziert ist, wie z. B. die Software Genius, oder sich von Ihrem Lieferanten eine Bescheinigung ausstellen lassen.
Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, können die Strafen hoch sein!
Warum ist es für einen Ladenbesitzer unerlässlich, eine Registrierkasse zu haben?
Wenn Sie nur einen geringen Kundenstrom haben, kann eine einfache Rechnung ausreichen, aber stellen Sie sich vor, dass Sie bei einem großen Ansturm von Kunden eine Rechnung schreiben müssen, in der alle Waren und Dienstleistungen erfasst sind.Sie müssen alle Bestellungen (inkl. MwSt. und zzgl. MwSt.) auflisten, bei getrennten Zahlungen mehrere Transaktionen durchführen, die Lagerbestände verwalten und die Buchhaltung erstellen... Das ist doch sehr mühsam, oder?
Ist es da nicht offensichtlich, warum eine Registrierkasse so wichtig ist, um einen enormen Zeitverlust zu vermeiden und die Qualität Ihres Kundenservices nicht zu beeinträchtigen?
Zeitersparnis
Mit einem einfach zu bedienenden Kassensystem können Sie eine große Anzahl von Vorgängen abwickeln: Das Drucken von Belegen und das Kassieren sind im Handumdrehen erledigt. Das freut die Kunden, die bislang lange auf ihre Bedienung warten mussten.
Mit einer Registrierkasse können Sie unter anderem :
- die Mehrwertsteuer viel einfacher zu berechnen,
- die verschiedenen Zahlungen leichter verwalten,
- die Zahlungseingänge zu beschleunigen,
- Automatische Ausgabe von detaillierten und gesetzeskonformen Kassenbons,
- Transaktionen, Berechnungen und Produkte automatisiert erfassen,
- Informationen automatisch exportieren.
Vervielfachte Effizienz
In ihrer vernetzten Form (mobil oder nicht, auf einem Tablet oder einem Computer) wird die Registrierkasse heute zu einem umfassenden Managementinstrument für Ihr Unternehmen.
Sie bietet Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern :
- die Verwaltung der Bestellungen: Versand der Vorbereitungsscheine direkt an die Küche,
- die Verwaltung der Produkte: Möglichkeit, Sondertarife nach einer bestimmten Uhrzeit, einem bestimmten Datum usw. zu registrieren,
- die Lagerverwaltung: Einsparungen bei Inventuren, automatischer Nachschub...,
- Verwaltung der Reservierungen, des Saalplans, der Tische in der Gastronomie,
- globale Steuerung Ihrer Aktivität über Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresstatistiken über die Gesamtaktivität Ihres Unternehmens,
- eine intuitive und je nach Benutzer (Angestellter, Manager...) anpassbare Benutzeroberfläche.
Natürlich können Sie auch über ein Netzwerk installierte Peripheriegeräte hinzufügen, wie z. B. einen Bondrucker, ein Zahlungsterminal, eine Waage oder einen Falschgelddetektor.
Gelassenheit garantiert
Unabhängig davon, welches Kassensystem Sie verwenden, muss es zuverlässig und effizient sein und eine einwandfreie Buchhaltung ermöglichen. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Einnahmen gegenüber den Steuerbehörden zu belegen.
All diese Anforderungen können Ihnen Angst machen, es sei denn, Sie entscheiden sich für eine moderne Registrierkasse vom Typ Kassensoftware, die nach NF525 zertifiziert ist.
Diese Art von Kasse verschafft Ihnen eine willkommene Erleichterung, denn ihre Funktionen ermöglichen :
- Die Beseitigung von Fehlern in der Buchhaltung,
- einwandfreie Buchhaltungs- und Steuerinformationen,
- die Sicherung und Archivierung sämtlicher Daten,
- die Erstellung von automatischen Verkaufsberichten,
- den automatischen Export der Konten an Ihren Steuerberater.
Welche Risiken bestehen für mich als Händler, wenn ich auf eine nicht konforme Registrierkasse verzichte?
Was passiert, wenn meine Registrierkasse nicht konform ist?
Wenn Ihre Kasse die Bedingungen der Norm NF525 erfüllt, müssen Sie sich bei einer Prüfung keine Sorgen machen.
Wenn Sie hingegen nicht nachweisen können, dass Ihr Kassensystem den Anforderungen entspricht, haben Sie ab dem Datum des Protokolls 60 Tage Zeit, um die Vorschriften zu erfüllen, andernfalls droht Ihnen eine Geldstrafe von 7 500 € pro Kasse.
Darüber hinaus können zusätzliche Steuerstrafen für Einnahmen, die durch die betrügerische Software nach der Prüfung verschleiert wurden, hinzukommen.
Das Ende der "permissiven" Kassen
Vor dem Gesetz von 2018 flossen über 17 Milliarden Euro nicht in die Staatskasse, weil betrügerische Registrierkassen, auch "permissive" Kassen genannt, verwendet wurden.
Diese Kassen waren mit einer Software ausgestattet, die dazu diente, einen Teil der offiziellen Buchführung zu löschen oder zu ändern, um die Zahlung von Steuern und Mehrwertsteuer zu umgehen.
Mit der obligatorischen Zertifizierung und den damit verbundenen Sanktionen werden sie immer seltener. Denn "nicht permissive" Kassen speichern jede Transaktion, ohne dass diese nachträglich verändert werden kann, was es Betrügern erschwert, diese zu manipulieren.
Wie kann ich sicher sein, dass meine Registrierkasse den Anforderungen entspricht?
Da man die Konformität einer Kasse nicht auf einen Blick überprüfen kann, müssen Sie im Falle einer Kontrolle Dokumente vorlegen, die belegen, dass Sie die Vorschriften einhalten.
- Sie schaffen sich eine neue Registrierkasse an :
Eine Bescheinigung "zertifizierte Software" muss Ihnen vom Hersteller ausgehändigt werden, die Ihnen versichert, dass er sich verpflichtet hat, die Anforderungen des Gesetzes von 2018 einzuhalten. Dies ist Ihre Garantie gegenüber der Steuerbehörde.
- Sie haben bereits eine Registrierkasse :
Fragen Sie Ihren aktuellen Anbieter, ob seine Registrierkasse (oder Kassensoftware) nach NF525 zertifiziert ist (eine blau-weiße NF-Plakette an der Kasse belegt diese Garantie), und wenn möglich, fordern Sie ein Update an.
Auch hier muss der Anbieter Ihnen einen schriftlichen Nachweis vorlegen, dass die Hardware ordnungsgemäß ist, damit Sie im Falle einer Kontrolle abgesichert sind.
Wenn die Zertifizierung nicht möglich ist, müssen Sie eine neue zertifizierte und zugelassene Software oder ein neues Kassensystem kaufen.
Schlussfolgerung
Die neuen Vorschriften können zwar Angst machen, aber die Anschaffung eines computergestützten Registrierkassensystems bringt so viele Vorteile mit sich, dass es schade wäre, darauf zu verzichten:
- Die Schnittstellen sind sehr ergonomisch geworden und die Bedienung ist viel intuitiver als früher.
- Sie können sich jetzt mit viel günstigeren Online-Lösungen ausstatten.
Die Hersteller von Registrierkassensoftware haben ihre Anstrengungen verdoppelt, um Ihnen das Leben leichter zu machen, also worauf warten Sie noch, um sich verführen zu lassen?
Artikel übersetzt aus dem Französischen