Wie verwaltet man die Ausgaben seiner Teams?
In Unternehmen ist die Verwaltung der Ausgaben immer ein Punkt, der zu Frustration und großen Spannungen führt. Dies gilt sowohl für die Arbeitnehmer (mangelnde Autonomie, zu langer Rückerstattungsprozess, Vorziehen von Ausgaben aus persönlichen Ersparnissen) als auch für die Manager (Überschreitung der Budgets, mangelnde Nachvollziehbarkeit der Ausgaben, fehlende Belege). Um die Ausgaben bestmöglich zu verwalten, müssen Sie eine klare interne Politik festlegen und sich auf geeignete Software stützen.
Welche interne Politik soll festgelegt werden? Welche Software steht den Fachkräften zur Verfügung? Das Angebot hat sich in den letzten Jahren erheblich erweitert, sodass Sie diejenige auswählen sollten, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teams passt.
Fragen Sie sich nach den internen Praktiken des Unternehmens.
Noch bevor Sie sich auf die verschiedenen vorhandenen Softwareprogramme konzentrieren, ist es von größter Bedeutung, die internen Praktiken zu untersuchen und festzustellen, welche geändert werden müssen.
Ausgabenverwaltung, Fehler, die Sie nicht machen sollten
Aus Gewohnheit, Einfachheit oder Zeitmangel werden die Praktiken im Zusammenhang mit den internen Ausgaben selten bearbeitet oder hinterfragt, obwohl sie zu zahlreichen Spannungen innerhalb des Unternehmens führen können. Unter den zu vermeidenden Praktiken sind fünf besonders weit verbreitet:
Fehler Nr. 1: Eine einzige Karte wird von Hand zu Hand gereicht.
Diese Praxis ist die am weitesten verbreitete und wird instinktiv praktiziert, wenn die Struktur wächst. Eine Geschäftskarte, die mit den Ausgaben des Unternehmens verknüpft ist, aber keinen festen Besitzer hat und nach Maßgabe der Ausgaben an die verschiedenen Teammitglieder weitergegeben wird. Dieses System birgt mehrere Gefahren: Die Nachvollziehbarkeit der Ausgaben wird erschwert, die Wahrscheinlichkeit von Verlust oder Diebstahl erhöht und die Mitarbeiter werden nicht zur Rechenschaft gezogen.
Fehler Nr. 2: Ein einziger Karteninhaber innerhalb des Teams.
Diese Arbeitsweise ist das Gegenteil der vorherigen Praxis. Hier wird die Zahlungskarte von einer einzigen Person gehalten, die von ihren Kollegen ständig aufgefordert wird, ihre Ausgaben zu verwalten. Durch diese viel zu strenge Praxis verlieren die Mitarbeiter an Flexibilität und ein Mitarbeiter wird überbeansprucht.
Fehler Nr. 3: Fehlende Kontrolle der Ausgaben.
Einige Strukturen setzen keine Ausgabenobergrenzen auf ihren Bankkarten ein oder geben keine Obergrenzen für die einzelnen Ausgabentypen an. Dies bedeutet in der Regel, dass die eingerichteten Budgets überschritten werden und eine Priorisierung der Ausgaben schwierig ist.
Fehler Nr. 4: Keine Verwaltung der Spesenabrechnungen.
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist ein zentraler Punkt für CFOs. Sie müssen in ihrem Besitz sein und sie mit allen Ausgaben verknüpfen. Wenn es keinen Prozess gibt, um diese Spesenabrechnungen einzufordern, kann das Unternehmen sie gegenüber der Steuerbehörde nicht rechtfertigen. Wenn der Mitarbeiter diese Ausgabe vorgestreckt hat, kann er daher nicht erstattet werden.
Fehler Nr. 5: Persönliche Vorschüsse von Mitarbeitern
In vielen Unternehmen ist es üblich, dass die Angestellten das Geld für Geschäftsausgaben vorstrecken und es später zurückerstattet bekommen. Diese Praxis kann zu Spannungen und Stress auf Seiten der Angestellten führen. Es ist besser, sie nicht zu verwenden.
All diese Praktiken sind weit verbreitet und sind diejenigen, denen man sich instinktiv zuwendet. Es ist notwendig, eine interne Politik im Zusammenhang mit der Ausgabenverwaltung einzuführen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben für die Arbeit ordnungsgemäß verwaltet werden.
Eine interne Politik einführen
Der erste Punkt, an dem gearbeitet werden muss, ist die Einrichtung eines Budgets. Ohne ein Budget ist es unmöglich, seine Ausgaben zu verwalten und seinen Teams Verantwortung zu übertragen. Es ist möglich, es nach Ausgabenarten zu kategorisieren, dies wird dem CFO eine bessere Lesbarkeit ermöglichen. Sobald das Budget feststeht, ist es einfacher, Obergrenzen für die Ausgaben der Bankkarten festzulegen, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Der Schlüssel zu dieser Praxis ist es, ein Budget festzulegen, das die Verschwendung begrenzt und es Ihren Mitarbeitern gleichzeitig ermöglicht, ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen.
Sobald das Budget festgelegt ist, müssen Sie interne Prozesse einführen, um den Informationsfluss zu ermöglichen und die Techniken zu vereinheitlichen. Warum sollte man für alle Mitarbeiter denselben Prozess verwenden? Um die Effizienz zu steigern und besser zwischen den verschiedenen Abteilungen zu kommunizieren. Eine Vielzahl von Arbeitsmethoden bedeutet Reibungsflächen und eine schlechte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Achten Sie darauf, dass Sie die Prozessänderung gut kommunizieren und dass auch neue Mitarbeiter informiert werden. Beachten Sie, dass ein und derselbe interne Prozess nicht die gleiche Zahlungsweise für alle Mitarbeiter bedeutet. Sie haben immer noch die Möglichkeit, die Zahlungsmethoden zu diversifizieren.
Ob es nun um das Budget, die Zahlungsweise oder die unternehmensinternen Prozesse geht, hier geht es vor allem um den Teil, der Ihre Mitarbeiter betrifft, aber ein wichtiger Teil der Ausgaben wurde noch nicht angesprochen: die Spesenabrechnungen. Sie betreffen Ihren CFO und Ihr Finanzteam. Das Einsammeln und Sortieren von Spesenabrechnungen ist eine administrative und sich wiederholende Aufgabe, weshalb es wichtig ist, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, um Ihre Teams so weit wie möglich zu entlasten. Zentralisieren Sie die Abholung der Spesenabrechnungen und rüsten Sie sich mit einer Anwendung aus, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, die Abrechnungen papierlos zu machen.
Achtung: Selbst wenn Ihre Mitarbeiter die Spesenabrechnungen fotografieren und an ihre Ausgaben anhängen, sind sie verpflichtet, Ihnen das Papierdokument zu beschaffen.
Ein letzter Tipp: Richten Sie Anti-Betrugssysteme ein. Wenn Sie verpflichtet sind, Ihren Beleg an jede Ausgabe anzuhängen, können Sie die Ausgaben einsehen, sicherstellen, dass ein Beleg nicht mehrfach verwendet wird, und so Betrug eindämmen.
Wie wir gesehen haben, müssen mehrere Punkte implementiert werden, um die Verwaltung der Pros-Ausgaben zu optimieren. Es gibt heute zahlreiche Tools und Software, die Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen.
Nach geeigneten Tools suchen
Die Tools, auf die sich die Profis verlassen, müssen zwei Problematiken beantworten: die Zahlungsmittel und die buchhalterische Verwaltung der Geschäftsausgaben.
Die Zahlungsinstrumente
Die am häufigsten verwendeten Zahlungsmittel sind Debit- und Kreditkarten. Sie ermöglichen es, die Mitarbeiter zu ermächtigen und die Ausgaben nachvollziehbar zu machen. Allerdings existieren verschiedene Arten von Karten, sodass man sie unterscheiden muss, um das am besten geeignete Format zu finden.
Die erste und am weitesten verbreitete Form ist die physische Zahlungskarte. Dabei handelt es sich um das klassische Format, an das alle Mitarbeiter gewöhnt sind.
Die zweite Form ist die virtuelle Karte. Sie funktioniert genauso wie die physische Karte, wird aber für Online-Einkäufe verwendet. Warum sollte man sich also für eine virtuelle Karte entscheiden? Der Verlust oder Diebstahl einer normalen Bankkarte kommt häufig vor, bei einer virtuellen Karte ist dies jedoch fast unmöglich. Für den Kauf von Software oder Abonnements bietet eine physische Karte keine besonderen Vorteile.
Benötigen Sie physische Zahlungskarten für Ihre Vertriebsmitarbeiter und virtuelle Karten für den Rest Ihres Teams? Kein Problem, viele Einrichtungen bieten Ihnen beide Zahlungsmethoden an. Bei der Neobank Qonto können Sie beispielsweise mehrere Karten bestellen, unabhängig von ihrer Form.
Wir haben hier zwischen zwei Formen von Zahlungskarten unterschieden, aber die Karte, die Ihre Mitarbeiterinnen verwenden, ist keine einfache Bankkarte, sondern meist eine Business Card.
Jede Geschäftskarte kann mit einem individuellen Limit versehen werden. Dies ermöglicht eine sehr genaue Verwaltung des zugewiesenen Budgets und gibt den Mitarbeitern ein hohes Maß an Autonomie. Sie müssen sich nicht an ihren Manager wenden, um Ausgaben zu tätigen. Dies entbindet die Angestellten jedoch nicht von der Pflicht, ihre Ausgaben zu belegen. Sie müssen Rechnungen an ihre Transaktionen anhängen und sie der zuständigen Person übergeben.
Die Problematik der Spesenabrechnungen und der Buchhaltung muss natürlich berücksichtigt werden, wenn man sich mit dem Thema der Verwaltung von Geschäftsausgaben befasst.
Geschäftsausgaben und Spesenabrechnungen
Debit- und Kreditkarten ermöglichen zwar eine bessere Überwachung der Zahlungen, aber diese Überwachung reicht den Steuerbehörden nicht aus. Jede Geschäftsausgabe muss belegt werden, also muss ihr eine Rechnung beigefügt sein. Heutzutage gibt es zahlreiche Softwareprogramme, mit denen Ihre Mitarbeiter ihre Spesenbelege fotografieren können, aber sie müssen Ihnen auch die Papierversion zurückgeben.
Was ist der Vorteil dieser Software? Sie reduzieren Betrug, verringern den Zeitaufwand für das Ausfüllen von Coupons zur Rechtfertigung von Einkäufen und zentralisieren die Informationen für das Finanzteam.
Die Reduzierung von Betrug hängt damit zusammen, dass man bei jeder Ausgabe ein Foto seiner Rechnung machen muss. Dadurch ist es viel einfacher, Ausgaben ohne Rechnung oder auch doppelte Rechnungen zu erkennen.
Die für diese Verwaltungsaufgaben aufgewendete Zeit wird reduziert , da von den Mitarbeitern nur sehr wenige Informationen verlangt werden. Sie müssen lediglich ihre Einkäufe tätigen und ihre Belege fotografieren. Es müssen keine Papiere ausgefüllt werden, wenn sie wieder im Büro sind, und keine zusätzlichen Dokumente mitgebracht werden.
Weniger von den Mitarbeitern ausgefüllte Papiere bedeuten, dass das Finanzteam weniger Papiere sortieren und lesen muss. Außerdem gewährleistet die Verwendung einer einzigen Software für alle Mitarbeiter eine einheitliche Arbeitsweise und die Zentralisierung aller Daten. Diese Software vereinfacht also die Bearbeitung interner Anfragen.
Neben der Entmaterialisierung von Spesenabrechnungen ermöglichen diese Softwareprogramme oft auch den Export in die Buchhaltung. Sie können dann die Geldflüsse in Buchungen umschreiben.
Die Qonto-Anwendung ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Ihre Spesenabrechnungen zu fotografieren, personalisierte Labels für jede Ausgabe einzurichten und buchhalterische Exporte durchzuführen.
Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter ist es daher wichtig, die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Softwareprodukte zu vergleichen. Der erste Schritt zur Auswahl der richtigen Software ist eine Prüfung der Bedürfnisse aller Ihrer Mitarbeiter. Anschließend müssen Sie nur noch eine Marktstudie durchführen und die am besten geeignete Software auswählen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen