[Fallstudie] Business Intelligence: Endlich eine Brücke zwischen Finanzleuten und Führungskräften?

Digitale Werkzeuge helfen dem CFO, eine treibende Kraft bei der Wertschöpfung zu werden. Vorausgesetzt, er kann den wachsenden Datenfluss, der sich daraus ergibt, beherrschen...

Das Interessante an Business Intelligence ist, dass sie sich als bester Trumpf des Finanzvorstands in diesem Prozess erweist, um seine Vorschlagskraft zu optimieren. Kann er eine neue Rolle bei den Entscheidungsträgern übernehmen?

In diesem Artikel berichtet das Unternehmen Verdié Voyages darüber, wie Business Intelligence die Leistung des Unternehmens gesteigert hat.

[Herausforderungen] Finanzen und Führungskräfte: Der Zeit hinterherlaufen fördert nicht den Dialog

Die Finanzabteilungen werden ständig von Entscheidungsträgern angesprochen, die täglich Steuerungsindikatoren benötigen. In zwei Worten: zuverlässige Daten ohne Verzögerung! Nur unter dieser Voraussetzung können sich die Finanzverantwortlichen mit den Strategen an einen Tisch setzen.

Doch was passiert, wenn der Finanzvorstand im Vorfeld einer Entscheidungsfindung Informationen sammelt?

Zunächst aktualisieren die Finanzteams ihre Datenbanken, wobei sie an die Vorgaben der IT-Abteilung gebunden sind (T+1, T+3 usw.). Anschließend müssen sie die Informationen aus verschiedenen Buchhaltungs- und Finanzprogrammen oder Excel-Tabellen abgleichen. Schließlich nehmen sie manuelle Anpassungen vor, um den einen oder anderen Effekt zu neutralisieren, da Ausnahmen oft die Regel sind.

Es ist eine große Herausforderung, verlässliche Daten am Ende der Kette zu erhalten und die Zeit zu finden, sie zu analysieren. Was ist die Konsequenz daraus? Die Entscheidungsfindung erfolgt auf der Grundlage unvollständiger, irrelevanter oder bereits veralteter Informationen. Und die Führungskräfte verzichten schließlich auf diese Analyse?

Wie löst Business Intelligence diese Probleme? Konkretes Beispiel mit Verdié Voyages

Einführung der Entscheidungsunterstützungslösung MyReport bei Verdié Voyages.

Bei Verdié Voyages hat das Business-Intelligence-Tool MyReport das Unternehmen entflochten.

BU-Direktoren und die Finanzabteilung arbeiten Hand in Hand an der Optimierung der Leistung.

Welche Probleme sind zu lösen?

Verdié Voyages hat vier Marken, 35 Agenturen und mehr als 200 Mitarbeiter.

Diese Konstellation geht mit einigen zu lösenden Problemen einher:

• Zeitraubende und mühsame Prozesse,
• Zu viele manuelle Bearbeitungen in Excel,
• Wenig Zeit für Analyse und Steuerung,
• Bedarf, die Geschäftsleitung mit Dashboards zur Steuerung auszustatten.

3 Jahre nach seinem Eintritt in den Konzern wollte der Finanzvorstand einige interne Prozesse überarbeiten.

Der Datenrücklauf war so komplex und zeitaufwändig, dass es unmöglich war, einen Gesamtüberblick über die Leistung in Echtzeit zu erhalten. Die Finanzteams waren daher nicht in der Lage, den einzelnen BUs Steuerungsindikatoren zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen war abgeschottet, es gab keine Synergien zwischen Finanzen und Fachbereichen.

Darüber hinaus war das Finanzteam zu sehr von der IT-Abteilung abhängig. Abgesehen davon, dass die Finanzabteilung von ihr verlangen musste, die Daten im Rhythmus der strukturellen Änderungen der Daten zur Verfügung zu stellen, musste sie sich an die Verfügbarkeit der CIO anpassen, die selbst stark in ihre täglichen Aufgaben und andere laufende Projekte eingebunden war. Die Mitarbeiter mussten daher die Reportings und Buchungsaufstellungen, die den Jahresabschluss rechtfertigten, manuell in Excel nachbearbeiten.

Welche Lösung gab es?

Seit der Einführung der Lösung MyReport :

Das Management erhält automatisch eine Fotografie der täglichen Verkäufe, früher war dies nur einmal im Monat der Fall. Das ist für unser Geschäft unerlässlich.

Laurent Albouy, DAF

Das Tool hat also dazu beigetragen, "eine Querschnittsfunktion innerhalb des Unternehmens einzuführen, die die Organisationen auflockert und eine abgestimmte Entscheidungsfindung fördert".

Die festgestellten Vorteile

Eine 360°-Sicht auf die Leistung der Geschäftsbereiche

Indem MyReport die Daten in einem Data Warehouse zentralisiert und auswertbar und zugänglich macht, ermöglicht es dem Finanzvorstand, einen 360°-Blick auf die Leistung jeder Geschäftsabteilung zu werfen.

Autonome Mitarbeiter

Dank MyReport sind die Daten zugänglich und verwertbar. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr zur IT-Abteilung gehen und eine Anfrage stellen. Die Fachbereiche haben eine hohe Autonomie bei der Erstellung ihrer Berichte.

Der Zugriff auf die Daten ist jetzt einfach, wir haben vereinfachten und schnellen Zugriff auf das gesamte Zahlenmaterial des Unternehmens.

Laurent Albouy, DAF

Optimierung der Finanzanalysen

Um es mit den Worten von Laurent Albouy zu sagen:

"Wir bewegen uns in einem Ökosystem mit einem hohen Volumen an Buchhaltungsströmen. So hat uns MyReport zum Beispiel geholfen, etwa 15Arbeitstage für den Nachweis der Kundenkonten unseres Reisebüronetzes gespart, da die Aktualisierung der Daten zwischen unseren Branchenprodukten und unserer CEGID-Buchhaltung nunmehr praktisch sofort erfolgt.

Von nun an erhält die Geschäftsleitung automatisch eine Fotografie der täglichen Verkäufe, während dies früher nur einmal im Monat der Fall war. Dies ist für unsere Tätigkeit unerlässlich, da wir die Verkaufsaktivitäten unseres Netzes täglich analysieren und mit den kumulierten Zahlen (YTD) vergleichen müssen".

Fazit: Eine abgestimmte Entscheidung zwischen Finanz- und Betriebspersonal ist mit BI möglich.

Mithilfe von BI entstehen neue Prozesse, die eine fundierte Entscheidungsfindung auf fließende Weise ermöglichen.

In der Praxis können der Finanzvorstand und seine Teams mit einer Lösung arbeiten, die Daten aus verschiedenen Quellen sammelt, zuverlässig macht und strukturiert. Es ist nicht mehr nötig, drei Tabellen manuell zu aktualisieren und die Verknüpfungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Berichterstattung zuverlässig ist. Es ist auch nicht mehr nötig, ein Dashboard von Grund auf neu zu erstellen.

Mit diesem Steuerungsinstrument liefert der CFO einen wichtigen operativen Einblick in die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Er kann in aller Ruhe seine Analysen erstellen und der Unternehmensleitung Handlungsmöglichkeiten vorschlagen. So entsteht ein Vertrauensverhältnis und ein echter Dialog auf Augenhöhe.

Eine neue Beziehung, von der beide Seiten profitieren, warum also darauf verzichten?